企业经济管理中如何建立健全采购过程中的控制制度

项玉燕

摘 要：随着我国经济的的飞速发展，人民的生活水平越来越高，人们对商品的需求越来越大，促使越来越多的企业纷纷涌现出来，市场竞争也越来越激烈，企业在越来越大的市场压力下及时有效的控制成本提高产品质量，建立健全的采购过程中的控制制度显得越发紧迫。

内部控制是一种提高公司软实力的一种重要制度，可以有效的帮助企业在日益激烈的市场竞争中占据有利地位，同时采购也是企业管理离不开的重要组成部分，其中包括五个环节，都可以有效的帮助完善企业采购内部控制制度，它可以有效地降低企业的采购成本，提高市场竞争力时，同时可以减少了贪污等徇私舞弊的发生，促进企业的稳定发展。本文就采购过程的分析和探索，就国家现有的法律法规及政策完善企业如何建立健全采购过程中的控制制度。

关键词：企业内部控制；采购的概念；计划书；采购成本；基本规范

企业经济管理中如何建立健全采购过程中的控制制度也就是内部控制的一种，而内部控制的要素分为：内部环境。内部环境是基础，一般由企业的规章制度，上下级的管理制度等构成。风险评估：风险评估是指企业针对市场变化，分析市场对企业造成的威胁程度。控制活动：控制活动是指企业根据法恩险评估对企业的战略发展及时做出改正，较少和防止风险的发生。信息与沟通：信息与沟通是指信息在企业内部共享的一种状态，加强个部门的联系，有助于企业战略的实施。内部监控：发现内部缺陷，应当及时加以改正。

一、采购的概念及计划书

采购过程中，相关部门需要制定计划书。采购部门将任务分配给采购员，通过采购员间接了解市场信息，筛选选出所想要的信息，完善合适的采购计划书，这个過程必须要有清晰的思路。计划书必须符合公司自身经济情况，所以慎重的选择供货商是关键，例如产品的价格、产品的质量等都是需要加大重视力度的。若采购计划或者采购依据不充分，相关审批手续等不合法、不挣钱，可能导致企业资产损失、资源浪费，并且此过程中不可避免的产生采购员与供货商之间的利益联系，所以可采用多人共同管理奖罚制度，将各个供货商信息录入完全方便采购经理回访等问题，并对表现好的员工进行奖励等措施，激发采购员的业务技能，不断完善计划书。

设计计划书注意简洁，并把采购员调查的原始信息保留备档，这个过程也就是完善采购流程。

二、控制采购成本

从广义上理解，采购就是企业中负责与供货商的连接的纽带部门，帮助企业和供货商完成商品的交换和利益的共赢。

从狭义上理解可以把采购过程中流程分为五部分：与供货商谈判，签署合同，移交货款，验收货物，货物转移。所以控制采购成本可以从这五个流程控制。

2.1建立专业的采购团队

采购过程中与供货商谈判无疑是控制成本的关键，但与供货商谈判达到的效果如何取决于谈判人的专业性，以及谈判人员的能力，不专业性的谈判会造成企业资金，形象甚至是企业的社会信誉度都会造成不可挽回的措施，所以建立专业的采购团队显得至关重要，可采取以下措施：

1、根据采购人员自己的职能等对公司的贡献大小调整企业采购部门职位，并可对有贡献的员工采取升职加薪的鼓励措施，以提高采购员工的工作积极性，并可在一定范围中控制采购员和供应商之间的利益纠缠，初步达到控制公司采购成本，初步建立自己专业的采购团队。

2、为了减少员工和供货商之间的利益纠缠还可以通过本地公司的采购人员可和其他市场或分公司的采购人员互换，杜绝本地的采购人员在采购造成与供货商之间利益纠缠对公司采购成本升高的情况，面对中小型私人企业，采购部门可掌握在自己亲人手中，自上而下的建立采购团队。

3、可从外部人才资源市场聘请有专业能力的人，慢慢发展利用奖励等吸引外部人才，并对新加入的采购人员进行合理化培训，以逐渐完善建立起专业的采购团队。

2.2付款方式

付款的方式和与供货商的对账应该有明确详细的合同或其他有权威性的方式来说明，防止因为付款的原因造成对企业资金、企业形象或企业的社会信誉度的不良影响。并且付款方式以及对账方式必须及时与财务部门沟通，此点有利于会计信息质量的提高和完善这可以反证明采购成本是否具有合理性。有助于采购的改进。

2.3货物的专业检验验收

采购的成本不止是产品的价格还有产品的品质和质量，所以采购部门必须有专业的检验人员，对所到的货物进行专业的检验，以保证采购货物的品质是否合格，如出现产品质量等问题及时与供货商协商处理。

2.4 货物的转移

货物的转移也叫货物的运输，货物的运输也是控制采购成本的关键，所以建立完善的运输管理流程也是至关重要的控制采购成本的要素，并要注意在运输过程中降低物品的损坏率，已达到控制成本的目的。

三、建立有效的风险评估

针对可能出现的所有情况进行分析汇总，与供货商等共同寻找合理的规避降低风险的方式方法。

四、建立信息资源库

建立的资源库汇总信息，而信息分为：收集和沟通和储存。

1、收集原材料采购业务的相关信息，帮助企业及时掌握市场信息，有助于企业进行风险评估。

2、加强完善采购部门与企业其他有关联的部门联系以及沟通，有利于公司对采购计划书进行调整。

3、完善建立所有供货商的信息，有助于公司对供货商的选择和考核，更好的降低公司成本。

五、建立监控管理系统

依据《中华人民共和国会计发》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》以及其他有关法律、行政法规制定的《企业内部控制基本规范》对国内企业具有实际的指导意义。基本规范发布的目的是为了加强和规范企业内部控制，这也对企业建立健全采购过程中控制制度提出了很多方式方法，其中监控就是一个非常有效的关键点。监控就是对企业采购过程中对关键控制点的监视控制，是对采购过程中的控制制度有效性的反馈，可以通过持续性监督、独立评估或者是两者相结合的方式来实现对采购过程中控制制度的监督。

基本规范明确了企业建立健全采购过程中的控制制度应当遵循的原则：

（1）全面性原则：采购的控制制度与必须与公司的所有的部门贯穿起来，并且要与公司的规章制度完美结合，实现一体化，实现采购部与每个部门相互协作的作用。

（2）重要性原则：采购过程中的控制制度要着重关注采购中的关键点，防止一系列意外的发生。

（3）制衡性原则：采购过程中的控制制度应当在各部门相互协作的过程中实现相互制衡、相互监督，必要时可让其他部门的工作人员参与到采购的一些职能中，如财务的介入。

（4）适应性原则：采购过程中的控制制度应当与公司的实际情况相吻合，如公司的规模，公司的流动资金，并且也要与市场的情况相吻合。

（5）成本效益原则：采购过程中的控制制度应与公司的实际盈利等相适应，在可允许的范围内增大盈利压缩成本，实现盈利的最大化。

结语：

综上所述：采购成本控制是企业发展对采购管理的必然要求要求，简单探索了建立采购过程中控制系统建立以及提高公司盈利的方法，以此增加企业经济效益以实现持续发展。通过完善企业经济管理中建立健全采购过程中的控制制度可以完善企业的整体架构，提高企业的综合管理水平。并且建立健全采购过程中的控制制度可以降低产品的成本，提高员工的成本意识，有助于提高企业在社会上的良好形象，并且可以提高公司的竞争水平。

参考文献：

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