办公室后勤精细化管理策略

程特立

【摘要】精细化管理受到越来越多管理者的青睐，后勤管理作为办公室工作的重要组成部分，只有实施精细化管理，才能从根本上削减管理成本，并有效提升办公室整体工作效率。高效办公室的后勤管理目前存在管理低效、职责混乱、员工素质偏低等问题。为实现精细化管理，管理者应进行制度化管理，建设办公室文化，并且培养更多的专业性人才。

【关键词】办公室管理;后勤管理;精细化管理

高校办公室工作是维持高校持续运作的重要环节，其工作效率的提高，不仅需要优秀的人才，还需要完备的制度，各个部门能够按照要求将工作有条不紊地进行。其中办公室后勤管理是影响办公室工作的重要因素，办公室后勤管理即为对单位内部固定资产、办公事务、后勤服务等等各项日常事务实施有效的管理。高校办公室后勤的稳健发展离不开有效的管理方法与精细化的管理手段。“精细化”管理，建立于基本管理之上，是一种更深入的科学管理模式，它将其思想、理念以及作风等有效地落实到工作流程的各个环节，成为当下行政管理工作的一个发展趋势。精细化管理，以科学管理为蓝本，具备精细、准确、严格等特征，在行政管理中实施精细化管理，可有效削减管理成本，同时还可进一步提高整体管理水平及效率。

一、办公室后勤精细化管理所面临的挑战

（一）管理制度滞后，规章有待完善。管理制度既是管理者对办公室后勤工作的基本要求，只有不断完善管理制度，才能顺利开展后勤工作。然而，我国当前的高校后勤管理制度中存在以下问题：1.管理制度滞后。许多高校的办公室后勤管理制度于二十世纪末或二十一世纪初制定并应用，然而随着社会政治、经济和文化的不断发展变革，办公室后勤的现状与最初制定的管理制度不相符合，便不再适用于办公室后勤工作的开展。2.管理制度不清晰。办公室后勤工作具有种类繁多、事务杂乱等特征，同时多伴有突发性状况，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者极易遇事慌张，无章可循，出乱出错。此外，很多高校并沒有将办公室后勤事务进行明确的分工，存在职责和职能交叉重叠的问题，所以很难落实职责，调动员工积极性以及提高工作效率。

（二）岗位职责不清，缺少沟通认识。开展精细化管理的一个重要前提，是要有一个清晰明确的岗位职责划分。然而在实际的办公室后勤管理过程中，多会有岗位职责分割不明，由此导致了职责空白缺失或是岗位交叉重叠等问题。为确保工作的高效性和有效性，办公室后勤的各个工作岗位间应加强合作，但是现状是后勤员工间缺乏有效的沟通交流，无法互相协助，齐心完成任务。除此之外，后勤员工对岗位职责重要性的认知较为浅薄，在工作中缺乏主观能动性和高度责任感，在工作的落实上拖延、懒散，执行力不够，严重影响了办公室工作效率，给精细化管理造成了很大的困难。

（三）员工素质不高，亟须专业人才。专业人才的缺乏是办公室后勤管理所面临的重要挑战之一。高校后勤保障团队整体素质偏低，具体表现在年龄结构老化、技术水平不高、文化程度较低、管理人才匮乏等方面。经调查发现，有较高比例的后勤员工的教育背景、工作经历大相径庭，素质水平参差不齐。很多后勤员工并非通过应聘选拔而是通过关系获得的工作，因此其专业素质水平较低。同时，出于资金短缺、时间紧迫等等原因，许多后勤员工在开展具体工作前并没有接受相关的专业培训，而专业技能方面的不足，使这些员工不能够很好地适应高校的实际情况和发展变革。在办公室的日常后勤工作过程中，鲜有个人见解，不具备提出建设性建议的能力。在遇到突发情况时，易出错，没有好的解决办法。

二、办公室后勤精细化管理的策略

（一）管理细分量化。目前，许多高校办公室后勤在管理方面没能实现延续性以及实效性，管理者照搬照抄过时的老旧经验，做事多依照个人经验和能力，使得后勤团队长期处于模糊化的管理状态。实施后勤精细化管理，必须要改变目前低效的管理模式，对后勤工作进行量化和细化。对某项具体的工作或任务，应根据其自身逻辑性，将其分割成若干子项目，以便管理者可以掌握每个阶段的具体状况和相应细节，从而对这些工作和任务做出更直观的考量。管理者通过对每项工作和任务的合理配置，可以根据每个子项目来改进工作流程，从而节省工作时间，提高管理水平。管理者还可以通过度量每个子项目的工作量，将传统的任务安排方法改进为量化的任务安排方法，最终提高整体工作效率。

（二）工作流程优化。办公室的后勤管理工作相对其他部门的工作来说综合性较强，更加复杂，为提高管理效率，构建一个科学简约的工作流程变得十分重要。类似企业工厂中的流水线生产方式，对产品的生产过程进行整体性分解，分解为流水线上的每一个小环节，再根据逻辑性对每个环节进行有序衔接，从而使得各个员工能够依照流程办事。对该流程而言，设计时要确保目的明确，各环节间无缝衔接，各员工间有效配合。这样的流程优化对于实现精细化的办公室后勤管理能起到极大的促进作用，特别是在对任务或工作的分析和处理上，能够做到快速准确，及时完成目标任务。管理者能更为直观地审查结果，并更为快捷和高效地提出相应决策方案。因此，在办公室后勤管理中，不断优化和完善的工作流程，是精细化管理的保障和前提。

（三）明确岗位职责。办公室后勤管理工作具备较强的偶然性和时效性，在实际工作中极易出现工作职责重叠或者空白的问题，致使同一任务或工作被重复完成或无人经管，从而产生资源浪费和管理混乱的问题。因此，为实现精细化管理，明确的权责划分和岗位配置就显得至关重要。为确保办公室后勤工作的有序、高效进行，管理者应根据办公室后勤职责范畴和服务需要对员工进行明确规划和安排，使其能够各司其职，明确认识到自身职责所在。

三、如何实现办公室后勤精细化管理

（一）实现制度化管理。行政后勤管理工作覆盖较广，包含了对人、物和财产等各个方面的管理，所以实现有效的制度化管理才能真正将管理做到精细化。制度化管理需要建立激励机制与约束机制，根据各项工作流程的详细规定，构建完善的流程管理体系和内部控制标准。随着单位的自身发展变革，对制定的机制进行完善，删除无效过时的条例，保留合理有效的部分，并作出适当补充，从而形成一个科学、有效、全面的制度化管理系统。这套系统使得后勤员工在日常工作中有据可依、有责可循，可以依照办公室的目标、计划，进行同一、规范的工作，在遇事时不慌乱，有秩序、从而推动整个后勤团队持续、健康发展。

（二）建设办公室文化。精神文化是一个团队的无价资产，好的办公室精神文化能于无形中增加员工的集体归属感，以及激发员工的工作热情。管理者可以定期开展团建活动宣传办公室的价值观，深化办公室精神文化，为员工创造一个更融洽的工作环境，从而增强员工的凝聚力。管理者应时刻关注员工的心理状态，可以与党政办公室合作，通过定期会议的方式让员工进行自我批评和自我总结。管理者还可以利用媒体宣传口，展示办公室的近期活动和重大事件，从而更好地建设办公室精神文化。

（三）培养专业性人才。实现办公室后勤精细化管理对每位员工的素质水平都提出了更高的要求，为培养更专业的后勤员工，可从以下两方面着手：1.加强针对性招聘。人事办公室应不断完善人才选用标准，根据公平、公正、公开的招聘原则广纳专业人才。通过这种方式招纳的员工具备专业性基础，更利于后期培养和提升。2.加强专业性培养。管理者应积极为员工创造学习进修机会，夯实员工的专业技术，提高员工的素质水平。管理者应不断对员工提出职业化要求，使每位员工的职业素质和技能融入日常工作中，逐渐形成精细化工作习惯，从而提升整体后勤团队的业务能力。

【参考文献】

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