档案数字化建设实践与发展策略

李艳利

【摘要】目前，随着我国社会经济的不断发展，档案管理涉及的文案资源不断增多，这就导致在管理形式以及管理种类上呈现出了非常明显的多样性。在此背景下，传统的档案管理方式已经不能再满足时代发展要求，必须对现有的管理方式进行不断创新和完善，实现对信息技术的合理使用，加强档案数字化建设工作，从而促进档案管理水平的明显提升。本文首先针对档案数字化建设的相关内容进行了深入分析，并结合实际情况提出了一些有效的发展策略，希望能为相关人员提供合理的参考依据。

【关键词】档案数字化;数字化建设;实践;发展策略

在我国科学技术水平不断提升的背景下，以往的档案管理方式已经不能再满足时代发展要求，在档案管理工作中必须实现对信息技术的合理应用，促进档案管理可以面向数字化的方向不断发展，这也是档案管理满足时代发展要求的重要举措。因此，对于相关的档案管理部门而言，在信息时代发展环境下迎来了更大的机遇和挑战，这就需要相关部门对当下所面临的工作任务以及工作环境进行全面了解，从而对现有的管理方式进行不断优化和完善，不断推进档案管理数字化进程，最终形成更加科学先进的档案管理方式。

一、档案数字化的概念分析

（一）档案数字化的内涵。档案数字化是对计算机技术以及网络技术等进行合理应用，然后对管理的纸质档案进行有效转换，也就是将原本多种形式的载体信息转换为数字信号，或者是将文字、图片以及语音等转换为数字编码，通过这种数字化的转换方式，可以将原来的内容以更加直观的方式呈现出来，在使用过程中可以体现出更加明显的间接性与可操作性。如今，在我国计算机技术与网络技术不断发展的背景下，为档案数字化建设工作提供非常重要的基础条件。在数字化建设工作中，主要使用了数据库技术、数据压缩技术以及高速扫描技术等，在此基础上可以改变传统纸质版的档案形式，从而以电子文件的形式展现出来，最终储存在相应的系统设备中。

（二）档案数字化建设的主要内容。结合实际情况可以了解到，档案数字化建设工作主要体现在了以下几个方面：

1.档案工作方式数字化。在开展档案数字化建设工作时，首先需要改变以往的档案管理方式。在传统的档案管理工作中，通常都采用人工操作的方式，然后对档案信息进行收集、整理以及使用等。档案数字化就是将以往的纸质档案转变为视频、音频、数据以及图像等，管理人員只需要通过电脑或者是网络就可以对档案进行管理与操作。另外，基于数字化档案管理基础上，可以针对不同的档案类型进行合理划分，然后进行分盘储存，建立统一的关键词进行搜索，对电脑系统的安全性与稳定性进行全面检查，这也是档案数字化建设工作中的重点内容。2.档案资料数字化转换。如今，在信息技术水平不断提升的背景下，如果不能将纸质版的信息转换成数据信息，那么在使用过程中将能难满足时代发展要求，同时也很难将档案信息的使用价值充分发挥出来。针对这种现象，在数字化建设工作中，档案资料数字化转化就成了其中的重点内容。结合目前的实际情况来看，在档案资料数字化转化工作中，主要是采用扫描存档人工录入两种方式，当采用扫描存档的方式时，可以有效保证档案信息资料的准确性，如果才会用人工录入的方式时，可以保证纸质档案加入到档案资料统计过程中。

二、档案数字化建设实践

（一）树立正确的档案数字化管理意识。目前，在档案管理工作中，现有的管理方式与信息时代发展要求还存在一定的差异，要想对目前存在的矛盾问题进行合理解决，就必须全面认识到档案数字化建设工作的重要性，在整个管理工作中使用先进的信息技术与设备，同时不断提升档案管理人员的思想认识。因为档案数字化建设工作涉及的内容比较多，所以在整体上具有非常明显的系统性与长期性，是档案管理人员使用信息技术不断作用于档案管理的过程，在这一过程中需要保证主体、介质以及客体之间的统一性，其中管理人员发挥着非常重要的主体作用，为了加快档案数字化建设进程，就必须提升档案管理人员自身的专业水平，保证在思想上可以树立出正确的档案数字化管理意识。

（二）做好档案鉴定工作。在档案鉴定工作中，首先应该完成对档案资料的筛选工作，挑选出具有长期性与永久性保存价值的档案资料，然后针对这类资料进行数字化管理。针对相关的档案部门而言，一定要将现有的档案鉴定工作进行全面落实，对价值较好并且利用频率比较高的档案优先进行数字化管理工作，通过这种方式才能有效提升档案数字化建设工作的经济效益。另外，应该做好数字化建设成本与开发使用收益之间的对比工作，通过对档案资料的有效鉴定，可以明确不同档案的性质，分析其是否需要进行数字化管理，将不同重要程度之间的档案进行明确划分，然后结合实际情况按照程序逐步开展。

（三）构建档案专题的信息采集与建库。通过开展档案专题信息采集与建库工作，可以对档案数字化建设起到非常重要的完善作用，并且在此基础上保证档案数字化工作具有一定的专业性，这对于档案数字化建设工作开展起到了非常重要的推动作用，只有这样才能保证数字化档案建设工作可以实现更加全面的发展。加强档案数字化建设工作，有助于档案管理人员对档案信息进行更加全面的分析与掌握，最终实现对档案资料的大量整理，使整个档案建设工作体现出一定的数字化与信息化特点，从而为相关单位以及使用人员提供大量的信息数据，保证整个档案建设工作可以更加全面高效地开展。

（四）培养档案数字化专业管理人员。目前，国家已经对档案数字化建设工作引起了高度重视，所以很多高校逐渐开设了档案管理专业。档案数字化建设工作必须由专业的人员来操作，因此，需要全面落实档案管理人员的培训工作，保证每一个档案管理人员可以全面了解管理方法、技术以及数字化建设内容等。首先，应该提升档案管理人员自身的技能水平，只有这样才能为档案数字化建设工作开展提供良好的基础条件。另外，还应该培养档案管理人员具备一定的管理能力，这样在档案数字化建设过程中才能将自身的执行作用充分发挥出来，主动投入到档案工作中，从而不断加快档案数字化建设进程。

三、档案数字化建设的发展策略

如今，我国正处于知识经济发展快速发展的重要时期，人们在日常生活与生产中对于信息资源需求量一直呈现出上升的趋势，同时，随着数字技术水平的不断提升，也进一步加快了档案数字化建设进程，通过加强档案数字化建设工作，不但可以促进我国档案管理工作面向数字化的方向不断发展，还能在很大程度上保证档案工作质量和效率。目前档案数字化建设已经成为档案管理工作中的重点内容，在未来的发展过程中，应该将档案信息化与数字化之间进行有效结合，实现对档案数字化建设的有效管理，保证系统接口上的统一性，保证档案数字化管理工作具有一定的规范性与系统性。

四、结语

综上所述，在新时代，传统的档案管理方式已经不能再满足时代发展要求。因此，一定要全面认识到档案数字化建设工作的重要性，实现对信息技术以及科学技术的合理应用，从而在最大程度上发挥出档案信息的使用价值。

【参考文献】

[1]刘涛.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].办公室业务，2018（13）：69.

[2]李颖.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[N].赤峰日报，2017.

[3]梁璇霏.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].科技展望，2016，26（07）：240+242