保障数字化档案信息安全的措施

李艳红

摘  要：随着我国信息技术的迅速发展，数字化建设应用于社会的各行各业中，给人们的生活与工作都带来很大的变化与便利。数字化建设在档案管理中的应用也越来越广泛。随着社会的不断发展，档案安全问题日益突出，为广大工作者与人民的工作、学习带来很多困难。因此如何保障数字化档案的信息安全成为档案界广泛关心的问题，很多人士也为此做出努力。本文通过论述影响数字化档案信息安全的因素突出保障信息安全的措施，希望能确保国家档案信息的安全，以防不法分子破坏、窃取。

关键词：数字化;档案;信息安全;措施

随着信息技术在档案管理中的广泛应用，为社会提供了便利的信息查询与传输，但同时也为信息安全带来巨大的挑战。数字化背景下，档案信息管理面临很多新的问题，同时管理难度也不断增强。为数字化档案信息管理不断适应社会发展需要的同时保障信息的安全性，解决建设过程中存在的安全隐患是十分重要的，同时也是非常紧迫的。

一、数字化档案中存在的信息安全问题

目前数字化档案信息中存在的安全问题可以概况为以下几个方面：首先是相关的管理制度不完善，根据我国对档案馆管理建设的相关规定，在数字化管理的过程中需要制定一系列的相关规定，保障进程的顺利，同时确保信息的安全。但是从目前数字化档案管理的现状来看，相关的制度并不完善，对很多行为没有起到严格的规范作用，导致工作流程及内容不够规范，这样在档案信息的存取、查找、传输等过程中很可能因为管理制度不够完善增加安全隐患;其次是数字化信息管理技术落后，将数字化技术应用于档案管理过程中由于涉及档案管理的多个方面，同时对技术、设备的要求都较高，一旦设备机器出现故障就会影响档案信息的安全，例如设备系统的软硬件对档案信息的存储查找都是十分重要的，一旦期发生故障，设备既会出现问题，这样很可能造成信息丢失等问题，而很多应用于档案数字化进程中的软件本身还存在一些缺陷，容易遭到病毒的入侵以及黑客的攻击，这些都严重影响信息的安全;最后是工作人员方面的问题，数字化档案信息化管理虽然相对于传统的档案管理更加便捷、方便，但是仍然需要工作人员操作，但是很多工作人员由于对电子技术了解甚少，没有接受过专业的学习训练，专业素质较低，很可能在工作过程中没有严格按照规范操作，造成信息的泄露，或者由于缺乏责任心无意间将系统密码泄露，信息即会被窃取。以上都是数字化档案信息中存在的安全性问题。

二、保障数字化档案信息安全的措施

针对以上提到的数字化档案信息安全中存在的问题提出以下措施：

1.建立完善的制度

任何一项工作展开时都需要由完善的管理制度，为工作流程起到规范作用，确保工作的顺利展开。对于数字化档案信息工作而言，科学完善的管理制度与体系更是十分重要的，是确保档案信息安全性的前提，让工作人员在工作过程中有据可循、有法可依，对工作人员起到一定的监管作用。完善的数字化档案管理制度应包括以下几点内容：首先是要建立完善的业务管理制度，将工作内容分级，不同级别的工作人员由相应的责任，明确各个工作人员的职能，避免工作中出现差错，同时不同级别由不同级别的管理制度，确保在工作过程中每一个部门、级别都能层层把关，将工作落实的过程中负起自己的责任，除此之外严格对档案的各项业务做出相应的制度，包括档案的运行、查找、传输、保护等多个方面，确保各项工作安全展开，提升档案数字化工作的质量。此外还需要建立完善的管理制度，在建设相关管理制度时需要参照国家颁布的相关法律制度严格监管，同时还需要结合档案馆的实际情况，对档案运营的各个方面进行仔细分析，确保每一个工作环节都有相应的管理制度，同时又明确的规定和制度可以依照，保证每一个环节的工作都有序开展，促进档案数字化建设的发展。

2.提升技术水平

技术是档案信息数字化的基础，因此在确保档案信息安全方面应该提升工作中的技术水平。首先要提高信息加密技术，很多档案信息都是人员、国家的机密，一旦泄露将会给国家和民族带来很大的伤害，因此提高加密技术确保数据的安全性，具体而言就是在档案工作中，加密技术可以采用不同级别的加密方式，同时对密码应该定期更换，在设置密码时要尽量加深密码的难度，结合数字、字母、字符等形式，避免用简单的身份证号码、电话号码等简单的数字来当密码，还可以将信息加密与信息解密中分别采取不同的密码，双重保护;其次是数据备份技术，档案信息由于各方面的原因容易遭到破坏，因此数据备份技术也是非常必要的，档案馆在日常管理的过程中应该建立相关的备份制度，同时定期对信息进行检查和补充，确保信息备份以及信息的正确性，同时备份日志也是重要的，是备份工作的凭证;最后是入侵检测技术，档案信息很可能会遭到病毒的入侵以及黑客的攻击，造成很大的安全隐患，因此数字化档案管理过程中技术方面还需要具备入侵检测技术，提高电子网絡的安全性，一旦计算机是被恶意使用行为后应当及时做出保护措施，对蓄意攻击行为实时监控，提高数字网络的安全性能。

3.提升档案馆工作人员素质

工作人员也是档案馆数字化工作管理中的重要环节。档案馆需要加强对管理人员的培训，为他们提供学习计算机、网络以及数字化方面知识的机会，提升专业技能，除此之外还应该加强对他们的职业道德教育以及工作操作规范教育，让他们认识到信息安全的重要性，提高责任心，在工作过程中严格按照规范操作，提高自身觉悟，避免在工作过程中出现失误。对于工作人员则应该积极主动地学习，提高自身的专业素养，同时明确自己身上的责任，努力做一个懂技术、懂管理的综合类人才，为国家的档案信息安全做出自己的一份力。

三、结束语

综上所述，信息技术在档案管理工作过程中的应用为社会提供了很大便利，但是也造成了很大的安全隐患。本文在论述了数字化档案信息过程中存在的具体安全问题后，提出了完善工作制度、提升技术水平、加强工作人员培训等具体措施，希望能解决实际问题，确保档案信息的安全，让档案信息能最大限度地发挥其应有的价值。

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