档案工作如何适应信息化发展要求

刘雷

摘 要：信息时代背景下，档案工作作为重要的信息资源，其价值和作用日益显现。这种形势为档案管理工作带来了机遇和挑战，档案工作只有主动作为，勇于创新才能要适应发展要求。目前档案信息化管理还存在一些问题，阻碍了档案工作的深入开展，对此，要对档案信息化管理进一步完善和加强。

关键词：档案;信息化;发展

随着计算机技术的普及，社会已经步入了信息化的时代，这对社会各项事业发展产生了深远的影响，也对政治生活、社会生活的各个领域进行广泛渗透，逐步改变着人们的工作方式、生活方式乃至思维方式。作为记录历史、传承文明的档案工作，应顺应信息化的发展趋势，更好地服务于经济社会发展。

一、信息化下的档案工作变化

（一）档案利用主体多元化。过去的档案工作较多的注意了为党和政府服务，所以以往机关工作人员一直是利用档案的主体。随着信息化时代的到来以及我国 “依法治国”进程的加快，来自社会各阶层的档案需求者纷纷走进档案馆，查询所需的各种档案信息。现在档案利用者已经不仅仅有机关工作者、企事业单位管理者、科学研究工作者等，而且还有工人、农民，个体私营工商者，甚至在校学生也已成为实际的档案利用者。

（二）档案管理要变被动为主动。过去的档案过多地注意了收藏保管，不注重利用，档案在人们的心目鲜为人知。它可以在历史的一个角落里，坐等人们利用，许多有价值的可以公开的档案信息资源就不为人所知，更不能为人所用。信息化时代的到来要求档案信息资源要实现全社会共享，档案管理工作需要走出去，引进来，最大限度地实现档案的利用价值。

（三）档案载体多元化，要多种载体并存。过去的档案基本上是以纸质为载体的，其具有客观性、原始性，同时也更具有法律效用，难以删改和造假，但是纸质档案在保存和利用的过程中，由子环境和人为的因素，容易受潮、变霉、被虫蛀，容易沾上各种污斑，不仅影响字迹的清晰度还影响纸张和字迹的耐久性，减少了档案的使用寿命，而且纸质档案查阅起来费时、费力;信息化时代的到来，要求档案载体多元化，档案载体不仅仅停留在纸质载体上，还要有缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式存在，形成各种载体档案共存的局面，扬其所长，避其所短，这样形成优势互补，既能充分延长档案的使用寿命，还能减少查借阅档案的时间。

（四）利用档案目的多元化。社会的发展、科技的进步、公众档案意识的增强，使档案利用者利用档案的目的也趋向多元化。有为解决自身日常学习、生活问题的，有为进行科学科研生产建设、土地房屋确权、撰写家谱等种种不同目的的。近年来为经济建设、学术研究、土地房屋、个人取证等以往非主流目的前来查阅档案者呈逐年上升的趋势，利用档案目的多元化已是不可否认的事实。

（五）利用档案形式多样化。档案利用者既可以直接到档案馆查阅所需要的档案或档案资料，也可以通过参观档案史料展览、收听广播、阅读报刊、浏览网站、上网查询档案，还可通过电话、电报、传真、信函等形式咨询档案事务。

（六）要求档案工作者提高自身素质，使自己成为一专多能的人才。信息时代，信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，已经彻底抛弃了保守的看家守业的传护观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，大力开展档案资源信息化建设。档案信息化是将“档案资源和档案备项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享”。当前档案管理工作是一个依赖于通讯和网络的全新工作，所以在这个历史转折期，档案工作者要切实做好角色的转变，才能适应时代的要求。档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。

二、信息化条件下的档案工作对策

信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。面对信息化对档案工作的深刻影响，档案管理者应创新工作思路，积极探寻档案工作在信息化条件下的对策。

（一）加大档案宣传力度，利用各种媒介和手段宣传档案，实现宣传工作的突破。一方面要充分利用档案资源，举办档案展览是开放公布档案的好形式，是合理开发有效利用档案信息资源的主要途径。另一方面要充分利用大众传播媒介，以丰富的内容和多样的形式开展档案宣传工作。從档案中挖掘信息，充分利用电视、电台、广播、报纸、网络、公众号、上街悬挂横幅等手段，宣传档案，扩大档案的社会影响。

（二）建立档案网站。建立档案网站不仅能实现大量馆藏信息资源的共享，更快速、广泛、深入、低成本地完成档案信息服务全社会的职能，而且可以直接快速地获取反馈信息，准确掌握利用者需求，提高服务质量。档案网站的建设要坚持高起点、高标准，内容充实，不落俗套，我们能更大程度地实现资源共享，从而更快地去检索档案。

（三）重视信息化建设，多方面多角度地开辟信息化建设的渠道。信息化时代，要充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务，使其转化为现实的生产力。

（四）档案事业要发展，就必须要创新。创新是民族的动力，是发展的源泉，任何事物要想发展，就必须要创新，档案事业的发展也不外乎于此。我们要围绕重点工作，适时地抓好一些重大活动，重大项目的档案创新，或开展一些有声有色的、影响大的档案宣传活动，使档案工作更好的为中心工作服务。要增强品牌意识，尽力培育本地区、本单位有特色的档案品牌，并不断提高水平。事实上，我们只要思想敏锐，能及时发现新的闪光点，充分调动各种积极因素，重视吸取专家的意见，就能搞出一些有新意、有特色的档案品牌，增强档案工作的活力，扩大档案工作的社会影响，推动档案事业的发展。

参考文献

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