浅析档案管理中的电子档案管理

摘 要：科技的发展与传播将为我国许多产业的发展带来便利。随着时代的发展，电子设备变得越来越流行，现在很多行业正在使用电子设备来解决问题。 对于许多单位的文件管理工作，电子档案管理正变得越来越流行，逐渐从纸质化管理转向电子档案管理，从而提高了信息文件管理工作的效率。

关键词：电子档案;档案管理;方法

在科学技术迅速发展的当代，企业工作人员的流动速度越来越快，因此为了适应快速发展的行业需求，企业单位的档案管理逐渐由电子档案管理代替。在开始用电子档案进行人员信息管理的过程中，电子档案的优势被逐渐放大，使得单位的信息管理更加有效、有序。档案管理作为企业单位发展的重要机构，整理单位在发展中所需要的信息，使得单位发展更加系统化。电子档案管理的重要性使得企业在发展过程中，需要不断激发电子档案管理的优势，将电子档案管理的优势最大化，确保给企业发展带来更大的效应。

一、电子档案管理的必要性

在实际的工作中，电子档案管理发挥出与传统纸质档案管理不同的优势，极大的提高了档案的管理效率。相较于传统的纸质版档案管理模式而言，电子档案管理可以充分发挥信息技术作用来提高对档案信息的搜集效率和整理质量，通过对数据库中信息的提取，提高工作效率，节省工作人员的时间和精力。其实在电子档案管理工作中，如果档案信息有所变动，可以通过电子技术的应用在信息中随意的添加或删除，来保证电子档案的完整性。除了以上两点以外，电子档案最重要的作用就是可以给工作人员的工作带来便捷，在电子档案的提取和运输中，都可以通过计算机技术来实现，节省了工作人员查找的时间，同时也避免了长时间储存而造成的信息损坏。

二、电子档案管理工作存在的问题

（一）电子档案管理体系不完善。在应用电子技术开展档案管理工作时首先需要建立完善的管理体系，这样才能更好地发挥信息技术和网络技术的应用效果。使用信息技术和网络技术执行文件管理时非常容易受到外部因素的影响，基于此，拥有完整的电子关系管理系统至关重要。但是，在实际的档案管理工作中，许多公司忽略了电子档案管理系统的重要性。由于管理人员缺乏对电子档案管理信息的理解和关注，致使员工也忽略了电子档案管理的重要性。电子档案管理体系的缺乏，严重影响了工作人员的工作效率和管理效果，使得工作人员在工作中总是出现纰漏，降低管理水平。

（二）电子档案真实性有待提高。档案管理对于企业来说非常重要，档案管理中的信息涉及到企业的发展，所以在档案管理中必须保证信息的真实性，一旦在档案中出现虚假信息，将会影响企业的后续发展，给企业带来一定的损失。目前很多单位的电子档管理中，由于工作人员尚且不适应电子档案管理模式，很容易由于自己的疏漏而造成信息的虚假，因为相比于纸质档案来说，电子档案通过一定的技术可以进行篡改而不被发现，同时由于工作人员的技术不达标，也会造成信息的虚假，给公司的管理带来挑战。

（三）电子档案管理工作要求员工的专业知识必须有所提高。电子档案管理需要员工必须掌握熟练的计算机网络技术，以提高档案管理的效率并确保文件管理信息的准确性。但是，在许多部门中，从事电子档案管理的员工缺乏一定的专业知识，甚至有的员工缺乏学习的态度，致使电子档案管理的效果不太理想。

三、电子档案管理的有效措施

（一）完善電子档案管理体系。公司发展最重要的是管理体系的建立和完善。如果公司要提高电子档案管理的效率，则首先要创建一个完整的电子档案管理系统。因此，在电子档案管理工作中，公司定期向员工解释电子档案管理设备的操作，在员工心中传播电子档案管理的重要性，其有助于引导相关工作人员树立正确的档案管理意识，进而有助于更好地发挥电子技术优势来提高企业档案管理工作的效率和质量。为了保证档案管理系统的完善，在档案管理工作中必须要制定合理的管理制度，是管理人员在工作中有具体的操作流程作为参考，对于功过奖惩分明，提高工作人员的积极性，同时，减少工作人员的懈怠意识。使工作人员在管理过程中不断规范自己的言行举止，美化工作环境，提高管理人员的工作效率。

（二）提高电子档案的真实性。就档案信息本身而言，其真实性程度直接影响到后续工作的质量，因此在开展电子档案管理工作时需要利用大数据技术及互联网技术来核查档案信息真实性，这对于更好地发挥电子档案应用效果而言具有积极意义。为了保证档案信息的真实性，在信息收集之前，可以利用大数据技术来筛选信息，通过网络记忆来选择更加真实的档案信息。在进行档案管理操作中，工作人员严格遵守电子设备的使用步骤，按照正确的要求和规范来进行操作，可以提高对档案信息的真实性管理，同时规范档案的格式，使信息整理更加整洁。

（三）提高工作人员技能。电子档案是大数据技术和信息技术发展过程中的产物，但正因为是新兴的产物，工作人员难免缺少专业的电子管理技术。为了更好地开展电子档案管理工作，相关工作人员首先需要提高对电脑的操作能力，这样才能灵活处理档案信息并做好各项管理工作。在具体的优化方面，企业可以为相关管理人员提供定期的培训活动，借此来引导他们掌握基本技能并熟悉电子档案系统。同时为了使电子档案管理团队更加专业，单位在招收人才时，可以直接招收相关专业的人才，节约对工作人员的培训时间，使得工作人员可以直接实际操作，减少不必要的时间浪费。

四、结束语

随着电子技术的发展，单位档案信息将逐步采用电子化管理，纸质档案将逐步退出舞台。为了适应时代的发展，单位应配备与本企业相符的电子档案管理系统，提高电子档案管理效率，其有助于更好地发挥电子信息技术优势来优化企业档案管理体系。通过提高员工的专业水平，将实现单位电子档案的系统化管理，在快速发展的社会时代，公司档案管理将适应社会发展速度和人员流动。

参考文献

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[2]王剑.浅析信息化时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017（03）：94-95.

[3]黄雪华.浅析信息时代下电子档案管理[J].现代交际，2016（12）：50-51.z作者简介：王培根，男，汉，（1989.5.7-），本科，计算机，中国农业大学，助理工程师。