高校电子档案规范化管理的思考

莫文珍

摘 要：各高校的电子档案数量、种类越来越多，在管理中出现了不少问题，主要有观念陈旧，对电子档案的理解和重视不足;电子档案管理的技术规范不足;电子档案配套设施落后等问题。造成这一后果，主要主要是对电子档案重视不够，缺乏高水平的档案管理人员，分工不明确，管理失范。要规范高校的电子档案，我们应当立健全电子档案管理体系，加强队伍建设，提高档案管理知识水平，采用数据格式标准统一的软件，严格按规范开展归类整理工作。

关键词：电子档案;规范化;高校

电子档案是指能够利用信息技术识别、处理，存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上的档案，从本质上来说，电子档案其实是数字代码序列。与传统的档案相比，电子档案所占的空间更小，传输更快，管理更便捷，功能也更强大，极大提高了档案的工作效率。随着高校的不断扩招，高校的规模越来越大，电子档案不管是种类还是数量都不断地增加，电子档案不规范已经成为高校档案管理的一个突出问题，各高校在電子档案的管理中存在着不少问题，这些问题不仅影响了高校档案管理工作，而且还影响了高校的未来发展，我们必须正视这一现实问题。

一、高校电子档案管理的不足

1.观念陈旧，对电子档案的理解和重视不足。高校的档案管理人员包括学校的档案馆人员和校属各教学单位、部门的档案员，从年龄上看，这两部分人员普遍存在年龄偏大、对现代化设备设施使用不熟等问题，这些因素影响了电子档案正常管理。受知识视野的影响，这部分人员的档案观念比较陈旧，对电子档案缺乏深入的理解，对电子档案的便捷性和高效性认识不足，档案管理观念仍然停留在纸质档案管理阶段。与传统档案相比，电子档案的修改、删除、替换等操作相对比较简单，而且不易留下痕迹，这就很容易影响到档案的真实性、权威性。对于电子档案的这一特点，如果缺乏专业的精神，不注意进行细心的观察、主动作备注，那么电子档案的管理就会出现很多漏洞，影响到高校各项工作的开展。高校人多事杂，许多工作如职称评定、学籍管理、纪律处分、学位评定等都建立在网络平台之上，如果电子档案的管理不规范，势必会影响学校的发展。当前，各高校的电子档案在管理上随意性、不规范的现象仍然很突出，由电子档案管理不规范引发的事件不断出现，这是值得我们反思的。

2.电子档案管理的技术规范不足。电子档案的管理有其工作流程，从实际的情况上看，多数高校的电子档案都没有按照电子档案的操作规范来进行，主要表现在以下几个方面。（1）没有建立电子档案管理的双套制。电子档案具有数字虚拟性，对读写设备、软件有很强的依赖性，我国当前的电子档案普遍实施电子档案管理双套制，在保管电子文档的同时也制作保存一份纸质档案，以防不时之需。从实际的情况上看，各个高校多是将电子档案和纸质档案截然对立，认为两者是完全不同性质的档案，致使电子档案单一存放。（2）电子档案安全管理缺失。电子档案的安全管理包括有设定管理权限、病毒安全检查、网络安全设置、机房安全管理、定时备份等，这些工作都是日常性的工作，其中一个环节出现问题，都可能会给整个电子档案带来毁灭性的打击。在实际的工作中，多数高校并没有严格按照电子档案安全管理要求来做，随意性很强，有的高校甚至连基本的电子档案安全制度都没有建立。（3）电子档案存档格式缺乏统一标准。电子档案对读写机器都有依赖，而不同的读写机器对格式有严格的要求，同一内容的电子档案可能会有多种文件格式，如果读写机器对文件格式不兼容，很容易造成电子档案读写失败。目前各高校在电子档案的管理中普遍是直接存盘，没有充分考虑电子档案的可读性和兼容性，也没有对档案进行统一化的格式转换，这给电子档案日后的管理留下了诸多隐患。

3.电子档案配套设施落后。电子档案是数字化的虚拟档案，它必须借助计算机、应用软件等软硬件设备才能读取，随着网络的普遍，它对网络软硬件也有依赖。在当代，不管是计算机、应用软件、操作系统还是网络设施，都处在快速的升级换代之中，这些设备、设施与电子档案相辅相成，离开了它们，电子档案很难发挥其作用。各高校普遍存在重教学科研轻档案管理，重建设轻维护等现象，这致使电子档案相关配套，如计算机、扫描仪、磁盘等都远远落后于时代，影响了电子档案的正常管理。

二、高校电子档案管理不规范的成因分析

1.对电子档案重视不够。为了规范电子档案的管理，1996年我国出台了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等文件，这些文件对电子档案管理提出了具体的要求，应该说是我们开展工作的法规性依据。然而，在高校的电子档案管理工作中，这些法规却没有被执行，每次档案检查，电子档案都是弊病百出。造成这一现象，从根本上说是我们对电子档案重视不足，没有做到“有法必依”，只是随便应付了事。

2.缺乏高水平的档案管理人员。电子档案的管理除了需要掌握档案管理的基本知识和技能，还需要掌握计算机软硬件的操作，这是成为电子档案管理员基本的条件。具备上述条件的人员在高校可谓鳞毛凤角，多数档案管理人员年龄老化，知识结构老化，对当前的计算机软硬件技术、网络技术知之甚少，对现代化的档案管理设备设施使用不熟悉，有些档案管理人员连基本的接收和保存操作都有问题，更别谈其他操作了。另外，高校高职称档案管理人才的流失也是一个突出的现象，这加剧了电子档案规范化管理的危机。

3.分工不明确，管理失范。电子档案的管理与普遍档案一样，一般包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等环节。高校的电子档案，应该由校属各部门收集、整理本部门所形成的档案，然后再交档案馆进行整合并处理后续相关环节。在实际的工作中，由于各部门的档案人员多为兼职，学校档案馆管不了他们，他们档案员的岗位形同虚设，在档案管理上实为无人管理。这种情况不仅造成档案管理的失范，而且经常造成档案的丢失。

三、高校电子档案管理的对策

1.立健全电子档案管理体系。大学扩招之后，各高校师生人数不断攀升，电子档案的种类和数量也随之不断增加，档案管理工作面临更复杂的形势。为了能够保证电子档案管理有序、规范地开展，我们应当建立起三级档案管理网络，把学校、档案馆、校属其他部门统一在一个管理体系之中，形成完整的工作网络，统一领导，明确各自的职责、操作规范、纪律要求。在具体操作上，我们可以明确学校一名副校长统一领导，档案馆具体负责相关业务，定期对档案馆和校属其他部门进行检查和业务指导，电子档案符合相应要求后由档案馆集中保管。另外，为了保证电子档案管理工作健康发展，我们还应当建立相应的激励机制，对工作认真、作出突出贡献的人员进行物质和精神奖励，提高他们工作的主动性和积极性。

2.加强队伍建设，提高档案管理知识水平。高校电子档案不断增加，电子档案的管理必然是档案管理的重头戏，我们必须加强档案管理队伍的建设。电子档案管理既涉及到档案基本知识和技能，又涉及计算机、网络、刻录机等现代技术，我们应当在这两个方面加强对档案工作者的培训。为了保证培训质量，我们应当做好计划，可以邀请业内专家定期不定期进行培训，在培训中注重理论与实践的结合，突出实践能力的培养，努力做到现场教，现场会。另外，为了保证电子档案的管理水平，我们还应当提高高层次人才的待遇，避免高层次人才的流失。

3.采用数据格式标准统一的软件，严格按规范开展归类整理工作。电子档案有其严格的管理程序，我们应当根据《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等文件进行电子档案的相关操作。高校档案有其特殊性，各高校应该根据自身的实际，在电子档案收集、整理、存储、利用等环节有针对性地完善相关制度，如针对各高校普遍存在电子档案丢失、不全等问题，我们可以明确规定，电子文件归档范围包括：（1）电子文书;（2）电子图像;（3）图形文件;（4）影像文件;（5）多媒体文件;（6）声音文件;（7）数据文件;（8）程序文件。不少高校在进行电子档案管理时只是参照纸质档案的管理标准进行简单的电子化处理，并没有考虑保存的电子档案与所用的软件包是否一致，我们还可以明确归档范围的基础上进一步明确各类电子档案的文件格式，以便进行统一转换。当前各高校在电子档案的归类整理中普遍存在没有按电子档案管理的要求进行“双套制”归档，我们应当将电子档案与紙质档案的双套存档当作一个突出的问题来抓。

参考文献：

[1]张宝玲，姚明淑.档案信息化构建新常态[J].中国档案，2015

[2]吴灼之.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2018

[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014

[4]孙 蔚.做好教学档案数字化整合档案资源[J].兰台世界，2006

（作者单位：玉林师范学院）