精细化管理在综合医院人事档案管理中的应用

张志龙　李宁宁　郝秀莲

摘 要：人事档案作为医院管理的重要内容，对医院和职工本人都有重要的意义，本文结合工作实际，系统介绍人事档案的意义和精细化管理的基本要求，分析传统人事档案管理模式存在的问题，并阐述将精细化管理应用到人事档案管理中的具体措施以及取得的作用和成效，提出应加大投入支持力度、完善规章制度、配备专职人员、加强信息化建设、树立档案工作的时效观与动态观等相关建议。

关键词：精细化管理;人事档案;问题分析

人事档案是医院档案的重要组成部分，它记录了个人经历、德能勤绩等工作表现，是组织了解和用人的重要依据。人事档案能够真实体现个人学习工作经历、综合能力水平，奖惩情况以及工资状况等，与个人职称晋升、工资待遇、组织关系等紧密联系，是记载人生轨迹的重要凭证。因此，及时了解医院人事档案管理现状，分析可能存在的问题，不断完善人事档案管理规章制度，提高综合管理水平，是每个医院都应重视的工作。

一、精细化管理的概述及基本要求

精细化管理是源于发达国家的一种管理理念，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是社会分工精细化、以及服务质量精细化对现代管理的必然要求。

1.精细化管理在实施的过程中要求落实管理责任，要求所有人都要履职尽责。精细化管理的目标就是将日常管理变得精益求精，改变传统管理中职责分工不明确的缺陷，将管理责任明确具体到每一位参与者，从而有效提高整个团队的工作能力。

2.精细化管理注重提高管理质量，要求工作严密性和精细化。精细化管理要求通过科学管理方式，严密的质控管理，及时发现纠正存在的问题，同时要积极创新，从而实现全面协调可持续发展。

3.精细化管理要求不断完善管理体系、提高团队执行力。精细化管要求每个岗位根据自身管理内容，对其相应工作职责进行细化分配，让所有人能有效贯彻到管理的每个环节并发挥作用，使整个管理体系更加科学、更加系统，从而提升团队执行能力，保证整个管理体系高效有序的运行。

二、传统人事档案管理模式存在问题

1.传统人事档案管理模式，对档案管理工作重视投入不足。以往许多医院对人事档案工作并不重视，对人事档案工作的投入配备明显不足。现阶段，我国大部分医疗机构都是将医疗事业作为医院管理的中心，所有资源都用在医护等能够为医院直接创造效益的工作中。然而人事档案管理工作是一项严谨繁杂的系统工作，必须要配备标准的库房和完善的办公设备，配备不足必然会影响到档案日常管理工作。

2.传统人事档案管理模式，缺少专职工作人员。医院人事档案管理人员很多并非档案管理专业出身，缺少相应的理论基础和管理经验，对人事档案管理方面的法律法规及知识架构掌握并不全面。由于缺少专职工作人员，往往会影响到档案工作效率，容易出现档案管理混乱，归档不及时，档案材料不全等问题。

3.传统人事档案管理模式，管理制度不完善。以往医院在制定人事档案规章制度时缺少相关依据和工作经验，往往导致规章制度不够完善。加之档案工作人员和医院职工对档案管理内容不熟悉、医院缺乏有效的监督，容易出现人档分离、档案材料造假、档案材料丢失等问题。

4.传统人事档案管理模式，信息化应用偏低。由于医院以往对人事档案重视投入不足，医院人事档案信息化建设程度不高。信息化程度低不仅影响档案的检索效率和信息的统计，也不利于及时了解医院职工的动态信息情况。同时在对纸质档案频繁查阅过程中，也容易造成纸质档案的磨损、破坏甚至丢失。

三、精细化管理在医院人事档案管理中应用的措施

1.加大对人事档案硬件条件的投入支持力度。硬件条件是医院人事档案建设的基础，医院首先设置专门档案室，保证档案库房有足够的面积，并使档案库房达到防火防水防潮防霉等八防的基本要求。同时配备档案装具、档案保管设备、档案包装材料和消耗品，如电脑、空调、复印机、打印机、打包机、档案架、档案盒等基本办公用品。

2.不断完善人事档案管理规章制度和管理流程。医院对照国家现行人事档案管理相关法律标准，制定与医院实际相适应的规章制度，并将精细化管理的理念融入到档案管理制度中。加大对全院职工档案规章制度的宣传力度，对全院职工进行系统的档案知识培训。同时明确奖惩措施，使全体人员真正从思想上对人事档案工作引起重视。

3.配备专职工作人员，加强档案管理人员培训，提高档案管理人员的业务水平和综合管理能力。积极组织档案管理员参加相关业务培训，到其他医院参观或进修学习，学习新的法规政策及其他医院的管理经验。同时在日常管理工作中，鼓励档案管理员运用科学的管理方法来规范档案管理，如品管圈、PDCA法则等，促进档案管理效率、管理水平和管理创新能力的提高。

4.加强人事档案信息化建设，为医院配备先进的人事档案管理系统。信息化是精细化管理的重要手段，医院加大了对信息化建设的资金和技术支持，借助信息软件，构建档案信息化管理平台，建立人事档案信息库，用于查询统计，从而提高检索效率，减少对纸质档案的磨损。

5.医院建立人事档案动态管理机制。根据医院规章制度要求，建立人事档案一人一档，定期收集补充新的档案材料内容，将档案材料及时归档。档案管理人员运用精细化理念，在医院档案归档与整理的过程中加以运用，尽可能结合医院实际情况收集整理档案材料，保障归档时全部人事档案的完整性和科学性。同时定期开展质控检查，及时发现问题，及时纠正处理。

四、綜合医院开展精细化管理的作用及成效。

1.精细化管理实施提高了工作人员执行力和工作效率。精细化管理首先注重落实管理责任，通过刚性的制度，明确工作人员职责，规范职工行为，有利于提高工作人员执行力。精细化管理在管理实践中通过精细划分和统一管理实现管理效率的提高。科室职工在实施精细化管理过程中充分参与到科室管理工作中，每人都有自己的任务，更加增加了职工的责任感和使命感，从而有力地提高了职工工作效率。

2.精细化管理实施有利于提高职工积极性，塑造团队，提升科室凝聚力。科室职工在参与精细化管理的过程中，大家根据自身岗位特点，建言献策、集思广益，不仅调动了职工的积极性，更利于發挥各自的优势，塑造团队。同时医院更加注重对科室职工能力的培养，积极组织科室职工进行系统培训。职工在学习过程中互帮互助，不仅提升了职工的业务水平和工作能力，也有利于增强科室凝聚力。

3.精细化管理有利于管理质量的持续提升，增强职工的质控管理能力。精细化管理旨在提高管理质量，在实施过程中极大地弥补了以往传统管理方式的不足，科室在运用管理工具的同时，也极大的提高了科室的管理质量。同时科室职工在管理过程中亲自参与质量管理，应用管理方法解决存在的问题，有利于提升职工的质控管理能力。

4.精细化管理有力的提升了档案管理水平，提高了管理创新性。在精细化管理的过程中，最为重要的是规范性与创新性相结合。精细化管理通过抓住医院人事档案管理中的关键环节，将管理标准进行量化考核，提升了档案的综合管理水平。精细化管理过程同时也是对工作任务进行分解、细化和落实的过程，也是工作人员积极献言建策、参与管理的过程，是提升管理创新性的一个重要途径。

5.精细化管理有利于档案动态管理，确保纸质档案安全。通过精细化管理，人事部门及时收集、整理、鉴别、保管人事档案材料，认真执行相关规章制度，保证档案材料及时归档，及时补充新的档案内容，确保人事档案真实完整。严格管控档案档案的保管、利用、借阅，确保人事档案材料的安全。

总之，人事档案作为医院管理的重要部分，必须引起各级领导的足够重视。现阶段，随着医院标准化建设的实施，精细化管理也深入到医院管理的方方面面。为了适应新形势下医院改革发展的需要，作为医院档案管理工作人员，在工作实践中，必须努力学习精细化管理的理论和方法，积极运用精细化管理理念解决工作中遇到的困难和问题，从而切实提高人事档案管理水平，使人事档案充分发挥其在医院改革发展中应有的作用。

参考文献：

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[2]某附属医院干部人事档案管理工作研究[J].办公室业务，2019

[3]朱晓伟.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].陕西档案，2018

[4]赵题题.新时期医院人事档案管理信息化建设探究[J].企业改革与管理，2015

（作者单位：滨州医学院附属医院）