基于内部控制下医院合同管理的几点思考

朱文坤

【摘 要】本文从合同管理的重要意义出发，分析了医院合同管理内部控制存在的问题，并提出了几点内部控制下加强医院合同管理的建议，目的在于提高医院合同管理水平，促进我国医院得到健康稳定的发展。

【关键词】内部控制;医院;合同管理;医院管理;思考

一、合同管理的意义

随着我国市场经济的不断发展，我国医疗业务的发展规模也在不断的扩大，在医院的发展过程中也需要签订大量的经济合同，在日常经济活动中会涉及到大量的经济合同。例如，在医院运行的各个阶段和各个环节中都涉及到了合同管理，建设过程中的合同、采购设备过程中的合同、与相关的供货药厂的合同、与患者之间的合同，还有与医生之间的雇佣合同及在有需求的前提下一些其他合同。由于医院经济数量和合同的种类也较多，例如一所大型的三甲医院，一年需要签订的经济合同的经济价值大约占了现金比例的百分之五十。

经济合同的签订主要目的在于保证合作的顺利进行，将合同主体双方的义务和权力予以明确，促进医疗活动的顺利开展。合同文档是整个经济活动中重要的法律凭证和重要依据，一方面能够详细的对发生的经济业务进行反应，更是保障医院权利和义务施行的关键性因素。

二、医院合同管理内部控制存在的问题

从实际情况来看，现阶段我国医院合同管理内部控制存在一些问题，其中问题主要体现在以下几个方面：

1.缺乏健全的合同管理制度。

由于医院涉及到的经济活动比较复杂，因此也就加大了设计经济合同管理制度的难度，一些医院并没有制定出完善的合同管理制度，在签订合同之前，并没有做好意见征集、资信调查、研讨合法合规性等工作。由于合同管理制度的不完善会直接导致经济项目内容研判不科学、评估不力的问题，在订立合同的过程中内容不完整、描述文字不完整、使用合同公章无规制的问题，在执行合同的过程中出现变更条件、经济纠纷的问题。

2.缺乏规范的合同审批和决策流程。

审核合同是合同管理的一个比较重要的环节，其中的每一个细节都会涉及到医院的不同部门，例如财务部、服务部、护理部、人事部等等，如果缺乏集体对合同的审批、会签，就会出现合同不全面、不周到的问题，最终影响到执行合同的效果。然而从实际情况来看一些医院在签订重大经济事项合同的过程中，并没有聘请专业的法律顾问，因此在经济合同中也存在着较大的法律风险。

3.合同管理信息化不足。

从实际情况来看，很多医院将工作的重点放在了提高医疗水平上，在对合同管理上并没有实现信息化的管理，很多经济合同的签订是以纸质的形式完成的。在传统的发展中，所有的合同都是纸质的，可以说纸质合同代表了一个时代，但是在互联网和信息技术发展的今天，在实际经济业务发生的过程中纸质合同的弊端逐渐的凸显。例如，如果需要不同管理层审核，那么纸质合同在递交的过程中就会耗费大量的人工成本。同时纸质合同并不能进行及时的查阅，不能准确的对数据进行统计。

三、内部控制下加强医院合同管理的建议

从上述情况来看，现阶段我国医院合同管理的内部控制还存在着一些问题，因此医院的管理者要从内部控制的角度出发，加强對医院合同的管理，主要可以采用以下方法：

1.不断完善医院合同管理制度。

为了更好的提升内部控制下医院合同管理的整体水平，医院在实际运行和发展的过程中应该根据自身的基本情况，结合我国的《医院会计制度》、《中华人民共和国合同法》、《医院会计制度》等相关法律法规，制定出适合本医院经济发展的医院合同管理制度，聘请专业的法律人员参与到合同管理制度的工作当中去。

在医院合同管理制度中要将工作人员的职责与分工予以明确，在签订合同之前要由财务部门、项目部门、合同主管部门、法律部门共同研讨项目的可行性;在订立合同的阶段，项目部门要带头做好合同的起草工作，相关部门要参与到合同的修订、审核、谈判等工作当中去，然后再经过医院领导的修订、审核、决策、审批;在执行合同的阶段，审计部门、相关的其他部门要强化合同执行力度，参详合同细节积极的发现问题，从而采用科学合理的方法来解决问题。

同时医院在制定合同管理制度的时候要明确合同公章的管理，要有相关的集体联签、会议纪要、审批记录等决策性的文件，这些文件需要合同盖章才能够生效，对于没有盖章的合同，合同就不具备法律效率。建立起履行合同的制度，将责任明确到人，并且针对相关合同的执行情况，与医院的考核制度相结合，从而保证个人利益与医院利益发展的一致性。

2.优化合同管理流程。

医院的管理者要从以下几方面入手优化合同管理流程：

一方面要优化合同的审批管理流程。由于医院经济合同的种类较多，不同合同的技术要求也会有所差异，因此就需要各个部门各司其责，严格的对合同的条款和内容进行把关。审计部门要不断完善合同管理的审批流程，加强对合同审批环节的监督管理，这样才能提高审批合同的时效性，提高合同管理的科学性。在合同签订之前，医院的管理者应该进行项目的论证，主管合同部门要负责草拟合同的工作，监察、审计、财务等部门要共同参与合同的审核工作当中去，最好经过分管院长的审批、确认后才可以办理签订合同。在签订合同之后，合同经办部门要将与合同有关的资料，例如合同的草稿、修改稿、正式合同原件等，移送到医院办公室，医院的管理者要设置专门的人员进行管理，主要负责合同类别的登记、复印、编号、签收、归档等工作。与此同时，还需要不断的完善合同付款等相关的管理环节。合同涉及到的相关款项支付可以说是合同履行过程中最为核心的环节之一，更是内部控制重点管控环节。因此，医院在实际合同款项支付的过程中，应该积极构建详细的流程和规制，从而保证相关款项支付的安全性、合理性、科学性。

3.实现经济合同的信息化管理。

在互联网+时代的推进下，医院合同管理信息化不仅仅是未来发展的重要趋势，更是医院构建完善合同管理的必然需求，通过现金的信息化手段，将医院合同管理的相关细则进行分类，从准备、定力发起、签署、履行等相关的环节入手，建立完善的信息化和无纸化办公，从而及时的掌握合同的审核、修订等情况，提高管理合同的效率，避免出现合同误差的问题，也可以对合同风险进行事前的预警，提高医院管理的水平。

4.对合同进行全面的审核。

在签订经济合同之前，医院内部审计部门要对医院相关的经济业务进行严格的审计，从而保证对经济合同的内容进行全面的了解，做好对经济合同签订的准备工作。在经济合同的形成过程中，医院内部审计部门要对合同中的经济事项进行严格的审查，通过严格的审查将涉及到的经济业务价格通过招标、议价、竞争、谈判等多种手段，控制在合理的范围之内，内部审计部门应该积极的参与到经济合同的招标过程当中去，要对合同中的设备配置、服务条款、付款条件以及其他特殊条款进行全面的了解。当经济合同签订之后就有了一定的法律效力，审计部门要审核合同文本，对签订合同一方的履约能力、资信能力进行审核，例如审核合同主体资格是否合法，要合同严谨性进行严格的审查，审查招标方式和条件是否与招标、议标的结果相一致;审计部门要对报送资料的完整性进行审核，例如合同资料要包括招标文件、中标通知书、谈判资料等，保证合同文本的内容真实，语言真实严谨，这样可以降低签订合同的风险性。

四、总结

相对于医院发展而言，内部控制角度下医院的合同管理完善和提升是一项任重道远的工作，不是一朝一夕能够完成的。因此，医院在实际强化合同管理的过程中要不断的总结以往的经验，在现有合同管理的基础上整合资源，优化管理和配置，规避风险，才能更好的促进其整体发展。

参考文献

[1]耿桂凤，马迎民.完善医院合同管理，提高财务精细化管理水平[J].中国医院管理，2016，（36）：70-71.

[2]余廉，范慧明.医院经济合同管理内部控制有效性研究[J].卫生经济研究，2015，（8）：56-58.

（作者单位：惠州市中大惠亚医院）