档案数字化扫描存在问题与对策

杨璐铭

摘要：本文通过近两年开展的档案数字化扫描工作中出现的问题，提出具有一定应用价值的档案数字化扫描对策，以提高档案数字化扫描工作的质量。

关键词：档案数字化;扫描;问题;对策

档案信息数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。当前，档案数字化正处在一个探索和逐步完善阶段，馆藏档案中，除少部分档案是以实物、音像等载体形式存在外，绝大部分是纸质档案，这就决定了档案数字化的中心任务就是对纸质档案进行数字化的转换。纸质档案的数字化扫描成为数字档案馆建设的基础。我们在充分调研的基础上选择了最优的扫描方式，在扫描流程、扫描技术手段、扫描设备等方面不断地实践，但运用于档案数字化扫描仍然存在一些问题。

一、数字化扫描中存在的问题

1.1扫描范围不够明确

档案馆保存的档案数量众多，不同档案的价值不同、开放利用时间不同保密程度也不同。这些因素的存在决定档案馆在进行档案信息数字化扫描的时候，必须确定哪些信息需要优先扫描，哪些可暂缓或不需要扫描。对于利用率不很高，可以暂缓数字化;利用频率很高，可优先扫描处理;目前没有解密或密级太高、保存价值较高的档案文件不适合做数字化扫描。然而，在实际工作中，对有些档案，我们并没有按照要求去规范，没有进行档案的层次化管理，而是把所有的档案都进行数字化扫描处理，导致一些重要的档案资源在扫描过程中因处理不善而受损，也影响着查阅的速度和准确率。

1.2基础工作与数字化扫描的有机结合不够完善

规范性、科学性是档案数字化工作的基本要求。从档案工作的整个流程来看，收集、整理和对其进行数字化处理等几个环节相互关联，缺一不可，在组织实施每个环节的同时，应看到它们的相互影响。在实际操作工作中，我们往往更多的是在考慮档案扫描的进展速度，没有做好这些环节有机结合以实现整体综合效应，导致在工作中出现零散、单一、孤立的现象，从而影响了档案数字化的最终效果。

1.3人员整体素质有待提高

目前我国档案数字化建设还处在探索阶段，工作人员的素质普遍不高，不适应高速发展的计算机工作环境，严重缺乏既懂业务知识，又懂计算机技术的复合型人才。不论是扫描档案文件和对象的鉴定选择，还是数字化扫描过程中参数的确定和特殊问题的处理方面，这一问题显得尤为突出。从了解的情况来看，很多单位在数字化扫描过程中出现新问题新情况想办法解决的时候就感到力不从心。再加上档案工作人员对数字化的认识还处于一个模糊的认识水平，存在单一和片面的认识观点，只求过得去不求过得硬的思想大有人在，认为把档案扫描存储进入计算机刻上光盘备份好就达到数字化的要求了，扫描的时候只注重了扫描速度，档案幅面摆放不正、错扫、漏扫现象严重。这些问题势必造成档案文件的无形损失和档案扫描质量不高的问题。

二、提高档案数字化扫描质量的对策

2.1基础设施配备齐全

扫描设备配备的是否齐全以及性能的高低是提高档案数字化扫描质量的前提。硬件方面，为满足数字化扫描工作要求，配备联想电脑，服务器，扫描仪，A3平板扫描仪等，使之适应系统中大量数据的快速处理。

软件方面，拥有一套档案数字化加工软件，支持高速扫描仪、普通平板扫描仪和大幅面工程图纸扫描仪，具备对影像优化处理、加盖水印、自动纠偏、纠斜，生产多页TIFF和PDF文件等功能，在技术上符合档案信息化建设的基本要求。同时将档案数字化成果上传至集团公司档案管理系统，从而为档案数字化成果的有效利用提供途径。

2.2加强过程管理

根据档案数字化加工的基本环节，尤其在扫描工作开展之前，档案室负责人专门对扫描人员进行档案整理、标注页码以及档案装订等相关培训工作;在纸质档案上做标记时，要求使用铅笔，在纸张的右下角进行标记，笔记不能过重，字体工整，不能过大，以免伤害纸张;拆装档案时，尤其是“手风琴”式折叠的大幅图纸时，要求小心翻动，不能用力过度，以保护脆弱纸张。

2.3加强后期管理保证质量

后期管理中，图像质检是一项至关重要的工作。甲乙双方需要制定档案数字化后的二校或三校质检规定，校对工作根据加工进度按阶段进行，杜绝在最后阶段集中突击校验。首先，数字化工作人员（乙方）要对照原件，检查扫描文件的清晰度，与原件无关的内容、斑点、墨汁等是否清除;是否进行纠错及纠偏处理。其次，档案工作人员对扫描件图像进行逐卷逐页校对，确保扫描件与原件完整一致。尤其基建档案，要按照案卷目录对卷内件进行逐件核对，特别要注意卷内件页数与目录、原件相符。最后，根据要求装订复原档案，基建、勘探开发类档案图纸多，复原时注意图纸正反、恢复手风琴式折叠，遇到破损纸质，及时修复，逐卷逐页检查装订质量。

2.4制定档案数字化建设的总体规划，准确把握思路，以适应档案建设发展的需求，培养一批高素质的档案工作人员

档案数字化工程是一个庞大而长远的规划，而且也是一个崭新的课题，科技含量高、专业性强，前人也没有留下更多的经验让我们学习和借鉴，这就需要我们去探索和总结。在实际工作中，我们应按照总体规划，分步实施，突出重点，整体推进的步骤，以务实创新的精神对其进行组织实施。档案工作从收集到利用的一系列流程都需要贯穿结合，使其成为一个有机的整体。要防止出现那种孤立片面的工作思路和认识，确保每一个环节有条不紊地开展工作，在机结合的前提下进行一一突破，从而保持工作的联系性和协调性，在工作中要精心研究其特点和规律，发现和解决出现的实际问题，准确把握每一个环节。

结语

总之，档案形成的历史沿革时间较长，纸质为载体的纸张质地种类较多，所形成的档案文件纸张和字体复杂多样，不同时期的纸张质量不一，因此，在开展档案扫描工作中，严格执行统一的技术与标准，要保证图像的清晰可读，最终实现档案资源共享的需求。

参考文献

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