浅谈企业财务信息化建设中的问题及完善方法

孙军

摘 要 财务工作借助信息化从1993年至今也取得了显著的进步，极大的提高的财务的工作效率和质量，让财务工作从核算型往管理型转移，让财务人员能更好地为公司决策提供帮助。物流行业作为一个新兴的行业，财务信息化更是决定一个企业的核心竞争力，甚至关系到企业的生死存亡。对于物流行业财务系统化系统显示就尤为重要了。本文以A公司为例，介绍A公司在信息化系统中遇到的问题，及在后续过程在对财务信息系统升级后对于财务信息化管理的帮助，以及综合人才的储备培养对企业财务信息化管理的专用

关键词 物流企业 财务信息化 问题

一、企业财务信息化建设的重要性

在大数据时代信息就显得格外重要，而财务管理要利用好信息，企业财务工作要提高效率，就应利用好财务管理信息系统。信息化系统可以说是物流企业最核心的竞争力。通过信息化系统物流企业可以了解客户资源，特别是B2B的企业，客户相对固定，客户的需求相对集中。货量也在一个区内间波动，物流企业可以根据这个特点合理的规划路线，从而导致整合资源节约成本的目的。物流公司财务人员根据数据分析可以把客户分为不同的行业，通过营收货量分析，分析客户增加或者降低的原因，分析各行业对公司的利润贡献，了解贡献被后的原因，从而对业务开发企业发展方向做支持，或者改进现在客户结构，从而达到企业增长扩张的目的。上述分析的前提必须是财务信息化。只有做好了财务信息化，财务工作效率和质量才有保证。财务工作效率为分析数据提供了保证，财务工作质量保证分析数据的准准确性、真实性，只有这样才能得到更接近真实的结论。谁的信息化技术更先进、考虑得更周全，能做出更合适自己及客户的方案，让客户有更好的体验，就更能达到与客户双赢的局面。这样客户的黏性就会加强，从而推动企业的核心竞争力。财务人员通过分析可以提前做规划，提前分析到趋势，提前做好准备，把握需求的增长或减少，实现企业利益最大化，当然这实际上和客户之前形成双赢，稳定了客户。

二、企业财务信息化建设存在的问题

（一）财务信息化系统软件落后

物流企业由于行业所处的地位不一样，投入不一样。这就形成有的企业物流信息系统非常先进，而有的相对非常落后。以A企业为代表分析企业化软件的问题。A企业是一家中型物流企业，有一百家分公司，十家转运中心。之前用某财务软件，每个分公司都设定了相应的财务处理模块、会计报表模块、工资核算模块、固定资产模块、业务核算模块、成本核算模块。但是财务系统没有把整个公司看成一个整体，每个分公司转运中心都是相互独立的，没有关联，对于数据的往来核对需手工花费巨大的时间，准确性也得不到保障。新增套账也是要重新建，效率低，各套账之前的科目也很难保持一致性，不能实际合并报表，需人工合并，这样工作效率和质量都得不到保证。物流企业之前固定资产经常需要调动，多为车辆在不同的分公司之间调动，必须要做清理后才能调动，效率低下。财务系统没有直接付款功能，出纳效率较低，容易出错。重要的资料比如押金条合同等，在财务系统不能上传附件，导致后续查找不方便。

（二）业务信息化系统软件落后

物流行业都有自己的业务操作系统，系统的先进性可操作性直接关系到客户的体验。业务操作系统数据对接到财务的软件，则影响财务分析数据真实性。A企业之前用的老系统界面比较呆板，每个模块要单独登陆，导致工作时要开很多界面，影响工作效率。业务系统不能与0A系统和财务系统对接导入数据。业务系统数据数据录入OA系统及财务系统时都需要手工重新导入，需要很多重复劳动，导致工作效率低下。系统整个操作界面呆板，没有OFFICE软件灵活，操作起来非常不方便，效率低下。登陆加密设置也不先进，只用密码就行了控制。如密码被盗取会使信息全部被盗，对企业的损失是致命的。对各种数据统计分析没有标准模板，需导出后用EXCEL加工，效率低下。对于需要打印出来的签名上交的资料，没有标准模板直接打印，需导出加工，降低效率并增加培训的难度。客户账单没有批量导出功能，导致在导账单时就要花费很长时间，影响工作效率。

（三）缺乏复合型人才，系统设计不科学

财务信息系统的构建对财务建设系统人员要求高，既要其懂软件又要具备财务方面的知识。对于这样的综合型人才，企业没有储备这导致财务信息化系统建设中设及不合理，不能满足财务分析内控审计方面需求。财务信息系统的建立是一个长期的过程，是一个慢慢改进的过程。这需要企业在人才储备上持续的投入，稳定优秀人才，引进掌握最新技术的高端人才，而公司在这方面的投入还不够。

三、完善企业财会信息化建设进程的措施

针对之前信息化系统中存在的问题，A企业做了如下改进：

（一）升级财务软件

以组织的形式建立账套，操作人员可以快速切换组织，无须退出重新登录，管理员可批量对操作人员设定相关的权限，包括组织范围使用权限（可以进入的账套），操作模块（总账、固定资产、应收管理、应付管理、出纳管理等）虚拟组织此组织维护大部分的基础资料，包括会计科目、供应商资料、客户资料、组织架构等。升级后的财务软件在虚拟集团组织维护并分配基础资料到下级组织，如将客户分配给对应的站点组织。在虚拟集团层可以实现联查功能，虚拟集团组织可以同时查看所有下级组织的数据，如同时查看所有站点的现金余額，费用明细、固定资产清单等，方便查账和统计数据。虚拟集团组织在报表管理模块可以自定义管理报表取数，节省大量的数据统计分析时间。由于科目统一，对于数据的导出实现了标准化，方便财务人员在财务系统制作各种excel分析模板。固定资产模块优化，增加固定资产调拨单可以实现各组织之间的资产调动，无须做固定资产清理步骤;增加固定资产拆分和合并可以实现对固定资产进行拆分或合并;增加往来通知单，虚拟集团组织和下属组织直接通过往来通知单的形式核对往来账务，自动钩稽或者手动钩稽，确保每月的往来账务不遗漏（往来账务不平不允许结账）;改进期末对账，总账与固定资产模块、应收管理模块、出纳管理模块等期末对账，不平不允许结账;增强合并报表功能，在虚拟集团层组织进行编制，各组织在报表管理模块进行上报个别报表，管理员在集团层接收报表，然后编制合并报表（线上合并）。内部交易往来通过个别科目来反映，编制抵消分录时抓取科目发生额，自动生成合并抵消分录;增加银企直联功能，财务系统与银行对接授权付款，在财务系统编制付款单，审批后即可授权银行直接付款，实现在财务系统里操作付款，无须登录网银进行支付操作;增加业务系统对接功能，财务系统与业务系统实现对接，数据从业务系统直接推送到财务系统，生成对应的单据，减少人工操作，提高账务准确性、提高效率、数据处理更加标准化。

（二）业务系统升级

每个物流公司都有自己的业务系统，为保证数据的准确和方便与财务系统对接对业务系统进行了升级。更新的业务系统登陆录后，可以在各个子模块之前切换，实现一账号登录全部模块，极大的提高的效率和操作流畅度。软件升级后A公司实现了业务系统与财务系统的对接，极大的提高了工作效率和质量。系统操作界面改为Excel风格，操作界面易操作，可以多选、多重删除、复制、粘贴、筛选等功能。这极大地提高了业务系统的操作流畅度和方法。登录界面采用校验机器硬件的序列号登錄，只有在后台服务器留有硬件序列号的账号才能在特点电脑上面登录特定的账号。整合各部门需要统计的数据表格，统计在报表管理里面做模型，在模型里面增加减少属性可以达到大家各种需求的目的。对于各部门需经常统计数据，则单独做好一个模块，统一标准方便查询，还增加一些自由组合功能，加大了统计分析的深度和效率。业务系统对于各个部门需要的打印出来签字的表格，在业务系统里面全部做好模版，做好后直接打印，提高了工作质量和效率，也从一定程度上降低了人员培训的难度。客户导单实现了批量导出，质量和效率成几何倍提升。

（三）健全人才培养机制，加快复合型人才培养

首先，企业应提高人才引进门槛，加大对复合型人才招募，以暂时弥补人才缺口。其次，完善人才培养机制，加快财务人员转型，并组织信息人员、业务人员以及财务人员互相学习。企业信息系统人员从企业系统开发及财务需求双角度去考虑系统开发，使系统开发能满足财务分析内控内审等功能。通过在BOSS招聘网站上招适合公司发展财务信息化及企业发展的财务管理人才，及信息系统开发人才，从人才储备上，保证财务信息系统化进一步适应企业发展，实现财务内审、内控、财务数分析、为企业提供决策建议等功能

四、财务信息化后对工作效率和质量的影响

A企业通过财务信息化升级，及加强对复合人才的培养，实现了财务信息系统、业务信息系统、OA之间的对接，避免了信息的重复录入，避免了在系统重复录入过程在出错。公司通过财务系统优化方案进行系统自身控制，实现了账套建立的便捷，财务合并报表快速出具，固定资产之前各分公司转运中心的调拨，财务软件与银行的联网对接，自动生成抵销分录，没有达到往来账平衡的情况下不准结账。公司通过业务系统的升级实现，业务操作界面改善，报表模块导入的深度实用行，安全性的提高保证信息安全，各种报表实现线上打印，实现批量导入。A公司通过对财务系统和业务系统本身进行升级来提高工作效率和质量，没有在两个之前对接上面的提高那么明显，但对于工作效率和质量的提高也是看得到的，这个是战术层面上的效率提高，作用也是显而异见的。通过系统软件升级A公司财务部在工作量增加百分之二十的情况下，人员反而减少百分之二十，工作效率取得明显提升。工作质量较之前有显著提升，取得了不错的成效。A公司通过财务软件及业务系统软件升级，在技术层面加强了内审和内控，使公司的内审和内控制度完全落地实施提供了必要保证，加快了公司由核算型财务转变为管理型财务的速度，提高了财务在企业的地位，为进一步推动财政部制度提供了有利保证。

（作者单位为深圳市原飞航物流有限公司上海公司）

参考文献

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