浅析如何加强企业合同管理

汪亚红

摘 要 在激励竞争的市场环境中，加强企业的合同管理，是做好现代企业经营管理的重要因素，也是实现企业资产增值保值的重要途径。本文围绕绍兴水处理发展有限公司（以下简称“公司”）合同管理中所存在的问题进行分析，并提出相应的管理措施，从而使公司的合同管理工作取得既定的效果，进一步提升企业内控管理的水平，保障企业整体运行质量的提升。

关键词 合同管理 内部控制 问题 对策

一、绪论

合同是企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业的种种经济往来，多数是通过合同形式进行的。企业经营好坏与合同特别是合同的管理有着密不可分的关系。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容 ;审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。

市场经济从本质上说就是一种契约经济。企业与客户签订的各类合同，反映企业的主要经营活动，企业通过履行合同规定的各项权利与义务，追求经济目标的实现。合同管理近几年被上级审计部门多次提到，成为公司内部控制的重要组成部分，也是内审工作的核心点。以内审工作为契机，进一步探讨合同管理的深层次意义，找出目前公司的合同管理存在的各類问题，提出改进合同管理建议，在不断地找出问题，解决问题的过程中，使合同管理和内控管理更加紧密地结合在一起，真正让财务部在合同管理中发挥出应有的管理、监督作用。

二、公司合同管理现状

公司主营生活、工业废水污水处理的国有企业，设置10个职能部门，根据业务性质及需求，各个部门需签订采购合同、工程管理合同、技术服务等合同，全年签订书面合同约500份。合同管理流程主要为：职能部门提出需求，拟定标书，通过集体讨论后，经公共资源交易中心平台后开标确认中标单位，并签订合同，并对合同进行执行、结算等。

三、合同管理主要存在的问题与风险

对公司前几年签订的所有经济合同进行分类整理，并对签订、履行、考核等环节进行重点分析，发现主要存在以下几方面的问题：

（一）合同规范管理意识较薄弱

合同管理是一项知识面广、专业性强的综合管理工作，合同管理员需在熟悉公司业务基础上，掌握一定的法律、财务等知识，有效规范管理公司合同。结合目前公司管理现状，对规范合同管理的认识、重视程度均较为薄弱，主要体现为：没有建立统一集中的管理部门，出现每个部门“各自为政”的局面;各部门职责不明确，合同存在多头管理或无人管理的盲区;合同审核没有统一的流程，导致出现招标文件与合同文本“两张皮”的局面;合同管理制度不健全，同一性质、类型的合同，出现不同版本、不同付款方式及考核条款的情况，合同签订较随意，并时常出现先发生经济业务后签订合同的情况。

（二）合同履行、考核力度有待进一步加强

合同的履约管理是合同管理的重中之重，合同履行期间，经办人员应认真分析履行情况，并及时跟踪监督。经过分析，主要存在以下几方面的问题：

一是工程维修合同工程量确认不够规范，有些项目不能提供工程量明细，有些虽然提供了工程量明细，但时间、期限等事项填写错误，且根据公司《公共资源交易管理办法》 中“项目完工后须及时进行审计，价款在10万元以上的项目必须审计，审计结果作为双方结算依据”的规定不符，无审计结果作为结算依据。

二是合同有违约条款或相关质量、工期考核条款，但无实际相关考核记录或收取相应的违约金，导致违约条款“形同虚设”，没有真正得落到实处。

三是缺少在效沟通或信息不共享的现象，如采购合同中到货验收、质量检测、供货期考核等信息均存在不同程度的信息不对称或无相关考核条款。

（三）合同管理的信息化程度较低

目前公司的合同管理基本是采取人工管理的方式，而且以纸质合同为主，辅以EXCEL表格记录。但公司的业务种类多，需要管理的合同多，在查询信息、进行数据汇总、合同进度控制等方面手工管理的方式就会体现出它的弊端：效率低下，耗费大量人力、物力和精力，没有完善的预警机制，无法对合同进度和合同款的支付缺乏有效的控制。合同的流转、执行由于涉及多部门的协作，手工管理的模式下效率较为低下，也容易出现因部门间沟通不畅，降低合同管理水平。

四、加强合同管理的对策措施

（一）梳理流程，加强学习，提升合同管理效益

公司一方面梳理流程，简化审批流程，对公司所有费用报销流程进行梳理，并用表格的形式，将各项费用报销时所需提供的依据详细列明，为责任部门或经办人报销少走弯路，同时也明确经办人在日常合同管理中应该如何考核提供依据。另一方面提高合同管理人员的业务水平，定期开展合同法律法规的学习，各类业务知识的培训，使合同管理人员更加专业化，加强合同管理人员的防风险意识。以制度化、标准化、信息化，建立合同管理台账，详细记录合同签订、履行、变更等情况，多部门协同工作，使合同管理准确、高效的运行。

（二）规范管理，制度先行

公司修订完善了《合同管理办法》，明确财务部门作为合同集中管理部门，并明确了合同管理部门、承办部门职责要求，合同签订、审核流转、合同专用章管理管理，重点对公司工程类、货物采购类、服务类、维修类合同付款条款、发票开具情况等作了详细规定，以制度形式统一、固定下来，减少集体讨论时间;同时新增合同管理专项考核条款，规定考核方式及考核内容、奖扣条款等，建立考核体系，激励先进，鞭策落后，提升部门对规范合同管理意识。

同时参照《合同管理办法》《公共资源管理办法》《零星工程管理办法》等管理制度，按照合同的分类和业务特点，修订或编制新的标准化合同。规范合同编制，细化合同条款，提高合同编制效率，降低合同法律风险，保障公司的合法权益。

（三）以内审为平台，提升财务参与度，扩大财务管控面

以自查自纠、规范管理为目的，公司新建立由财务部牵头负责的内审工作小组，出台《内审管理办法（试行）》，更为有效管理合同提供良好的平台。财务部通过内审这一平台，从采购计划、招标文件确定，开标全程参与，以及到合同签订（付款、违约条款确定）、付款履行期间审核的，使得合同管理全过程均有财务参与，让财务由原先仅对支付审核事后管理向事前、事中管理前移，拉升财务管控面，从进一步加强财务监督力度。同时，在合同签订或款项支付审核时，财务部均需对相关资料进行审核，重点对审核药剂、设备设施采购、验收入库、供货期以及工程建设联系单增加管理等环节，是否存在违约职责等等。

2019年通过完成外协维修、财务收支、物资采购管理专项内审工作，出具审计报告和专项审计调查报告3篇;审计提出涉及16个方面33条内审意见，提出审计建议14条，审计促进整改落实有关问题21个，收回金额1万元，并要求相关部门限期整改，使得公司合同管理真正做到了全员参与，各部门协作、全过程监管，极大程度的减少公司廉政、法律风险。

（四）加强考核监督力度

经办部门要加强对合同的履行阶段的监管，及时发现问题，对于存在质量问题或者逾期到货或逾期完工的等违约事项，严格按照合同条款，依约处理，保证公司的合法权益。财务部在合同签订或合同款项支付审核过程中，若发现与招标文件存在较大差异或对合同执行过程中未按合同约定要求做的，在拒付款项的同时，按《合同管理办法》当中考核要求，对责任部门负责人、经办人同时进行考核;同时，由于财务审核把关不严，被公司领导或上级部门发现问题的，公司将视情节轻重，对财务部给予处罚。

2019年财务部多次在合同审核过程中或款项支付审核时发现问题，并多次向公司经济责任制考核小组提交考核意见，这种“捆绑式”考核模式，即加大了财务考核监督能力，又提高员工工作责任性，从而提升合同管理整体水平。

（五）建立合同信息化平台，全面提升管理水平

建立合同信息化平台，可以进一步优化合同管理，提高管理效率，实现合同精细化管理。明确各部门职责，使各部门之间形成互相监督的局面，有利于各部门之间互相协调与配合。根据业务需求选择对应的标准化合同，起草、编号、保存、提交、审批全过程控制;合同电子化存储，通过权限控制，方便、安全的查询;实时监督合同进度，对比合同计划与实际执行情况，随时反馈信息给相关人员;通过与财务软件相关联，使合同管理与财务的预算管理、资金管理、发票结算、费用支付等内容有效结合在一起;利用信息化平台的数据，为相关管理人员提供多角度、个性化的信息统计、查询，提高管理水平和效率。

总之，通过上述对策措施，公司目前已建立完善合同管理体系，设置合同专项管理部门，成立专项或兼职合同管理员，加强与合同管理相关知识培训、考核及监督能力，提高合同管理规范性。建立重大经济合同从源头到结束全流程闭环管理，建立会审、评审机制，明确合同管理各环节规范管理要求、工作流程、审批权限，即提升了部门之间的沟通与协调能力，又有效防范各类合同风险。同时以“内审工作”为平台，重视合同管理的内部监督审计机制，实现“自查自纠”管理模式，使得监督的内容从合同结算审计向合同履行过程审计延伸，确保合同实施全过程合法合规，提高合同项目经济效益，提升企业增值效益。

五、结语

合同作为企业经济业务的最小单元，提高合同内控管理水平将利于帮助企业规避风险、减少损失。公司的发展离不开水处理管理者不斷地创新求索，合同管理和公司内控管理已经深入到公司日常的管理中，并取得了不小的成就。但业务的多样性、复杂性要求公司在优化管理的道路上继续前行。本文通过对公司合同管理的全方位分析，指出在合同各个方面仍存在的若干问题，分析原因，并尝试性的提出建议，使公司合同管理更加完善，内控管理水平进一步提升。

（作者单位为绍兴柯桥水务集团有限公司）

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