浅议农业科研院所疫情防控档案的收集工作

郑志琴 王文娟 王尚德 周娟 李晓东

摘 要：在抗击新冠肺炎疫情的斗争中产生的疫情防控档案是农业科研院所抗击疫情的真实记录，对此开展及时的收集和利用工作就显得十分重要。笔者结合农业科研院所实际，就疫情防控档案收集工作进行探讨。

关键词：新冠肺炎;疫情防控;档案收集;档案利用

2019年12月发生的新冠肺炎疫情，对我国人民群众的生命财产安全造成了重大损害，开展好疫情防控工作是对各地区、各部门管理水平和突发事件应急处理能力的一次严峻考验。“人勤春来早，春耕备耕忙”，农业科研院所立足于保障粮食安全和农产品供给，在积极做好疫情防控的同时，全力协助推进农业复工复产工作，助力打赢疫情防控阻击战。作为档案工作者，应以高度的政治责任感和强烈的历史使命感，积极开展疫情防控收集建档工作。

1.收集疫情防控档案的意义

疫情防控档案指“防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录”[1]，代表性档案如2003年“非典”防控档案[2]、2009年“甲型H1N1流感”防控档案等。在这场疫情救援中，档案发挥了不可磨灭的作用。据悉，武汉火神山医院仅用了10天就顺利建成并投入使用，除了建设者的辛勤付出，也离不开档案的重要作用。应急项目设计团队参考抗击“非典”时小汤山医院设计图纸，不到24小时就绘制出了武汉火神山医院设计图[3]。农业科研院所在疫情防控的工作中形成了大量的档案，是最重要、最直接的工作记录和历史见证，档案部门应履行好疫情防控档案管理者的职责，与科研部门协同保障疫情防控全过程记录的真实性、完整性。在农业生产中，时常要应对干旱、雨涝、冰雹、冻害等自然灾害，对疫情防控档案应收尽收，深挖档案资源，定能起到以史为鉴，为今后农业科研院所应对突发事件积累宝贵资源，为保证农业安全生产、减少农业损失做出重要贡献。

2. 疫情防控档案的收集

2.1 增强意识，主动收集。

在疫情防控期间，农业科研院所将大部分精力投入到疫情防控以及复工复产当中，往往对疫情防控档案收集归档缺少重视，容易造成疫情防控檔案数量不足、质量较差。因此，档案工作者要增强责任感和使命感，主动收集疫情防控档案。依据国家档案局紧急发布的《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，结合单位实际，及时制定并发布疫情防控档案收集工作通知，明确职责和收集范围，尽可能地进行全面收集归档，避免重要内容的遗漏。档案部门不能仅限于被动接收相关部门移交的档案材料，要主动收集并且加大征集力度，创新收集、征集手段。

2.2 防控机构，联合收集。

为应对疫情，各单位相继成立疫情防控工作领导小组办公室或者疫情防控指挥部等疫情防控工作机构，承担本单位疫情防控工作的组织领导和协调工作。作为疫情防控的“大脑中枢”，疫情防控工作机构是疫情防控档案最重要的形成机构和收集来源，因此档案部门要联合疫情防控工作机构，在疫情防控工作结束后，向档案部门移交疫情防控档案，因此疫情防控工作机构形成的疫情防控档案要应收尽收、应归尽归。应着重收集本单位成立疫情防控领导小组的文件、防控工作方案、落实防控措施形成的记录;防疫期间生产、管理的方案;组织本单位人员参与属地疫情防控工作、开展各类志愿服务活动的相关材料;复工复产方案、工作指引、倡议书、宣传报道材料等。

2.3 方式多样，全面收集。

目前农业科研院所疫情防控档案收集工作面临几点困难：一是档案形成主体众多，包括行政、科研、宣传、后勤等部门;二是档案形成渠道分散，包括微博、微信、网站、APP等社交媒体;三是档案载体多样，包括纸质、证件、袖章、志愿服务队旗帜、感谢信、出入证等。因此，档案工作者要主动坚持多主体、多渠道、多手段原则，确保各类型档案齐全完整。在收集疫情防控机构档案的同时，注重收集科研部门档案;在采用传统收集方法的同时，注重利用数据获取、数据分析等技术捕获网络信息中有保存价值的内容;在收集纸质档案的同时，注重收集声像档案、网页档案和实物档案。例如，疫情期间为保证农业复工复产，各农业科研院所纷纷将线下指导转到了线上平台，以笔者单位为例，疫情期间在网站和微信公众号上开展了“战疫情、保春耕、促生产”京科惠农大讲堂活动，邀请果树、蔬菜、畜牧等农业专家在线讲解农业技术，解答农户农业生产问题，这些都是宝贵的档案资料，应当做到应收尽收。

3. 疫情防控档案的利用

3.1保证质量，规范管理。

对于收集的疫情防控档案，档案工作人员应认真细致的筛选和整理，精益求精，及时归档。按照文件之间的规律和有机联系，区分价值，科学编目整理，建立本地区疫情防控工作大事记。同时加强档案日常检查，严格借阅手续，确保档案实体和信息的绝对安全。

3.2深挖资料，作为宣传与科普资料。

疫情防控档案要及时整理深挖，可以作为农业宣传和科普的资料。例如，疫情期间农业科研工作者积极防控的同时，在人员紧缺的情况下，仍然不忘初心，坚持科研活动，为农业复工复产提供技术支持，以及参加疫情期间志愿活动的先进事迹，整理相关档案资料，积极做好宣传，不仅有利于提高农业科技工作者的形象，也为开展农业推广工作打下良好基础。另外，网络授课相关资料可以制作成光盘，作为科技服务资料发给农户，方便农户随时学习。

总之，在抗击新冠肺炎疫情的斗争中，提高档案工作者的责任感和使命感，主动的、全面的收集疫情防控档案，齐全完整的保存农业科研院所抗击疫情的真实记录，并及时开展档案利用工作，具有十分重要的意义，也为今后农业科研院所应对突发事件提供借鉴。

参考文献：

[1] 徐拥军， 姚静， 陈怡. 加强防疫档案管理 服务防疫工作大局. 中国档案，2020（2）：32-33.

[2] 莫陌. 全国防治非典指挥部办公室调研组到北京市检查指导档案工作[J]. 北京档案，2003（08）：5.

[3] 小汤山医院设计师：没想到图纸再用望新医院更好. [EB/OL].

作者简介：

郑志琴（1985年6月）;女;汉族，山西省临汾市，硕士，科员，档案管理员，主要研究方向为档案管理。

通讯作者简介：王文娟（1981年12月），女，蒙古族，内蒙古乌兰察布市，硕士，副研究员，主要研究方向为科研管理。