建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统探究

陈弘毅

摘 要：档案信息化建设是档案管理发展在互联网时代发展的必由之路，是档案工作向信息化、现代化发展的体现，而数字化档案管理是其中一项极为重要的内容，数字化建设程度直接反映单位管理水平。在档案管理发展的进程中，所面对的信息资源愈发复杂，遇到的问题也更加艰巨，本文就质量计量检测机构特色的档案管理特点以及数字化档案管理的相关内涵入手，探究数字化档案管理面对的问题以及系统建设的相关内容，以期为单位数字化建设提供有效资料参考。

关键词：质量计量检测机构;数字化;档案管理系统

在经济发展进程中，信息科技的飞速发展在为我国的各项事业发展提供新的推动力的同时，也带来了新的挑战，信息化社会背景要求我国各项事业必须向着数字化方向不断发展。档案事业在我国社会建设中占据不可替代的地位，其向着电子化、数字化发展的力度也必须不断加强。与其他发达国家相比，我国在信息科技等发展仍占据劣势，这就要求各行业在数字化档案建设方面投入更大的精力。不可否认，我国在档案数字化建设过程中仍存在诸多问题，单位需借鉴质量计量检测机构实用、真实、专业、保密等特点进行档案数字化建设，推动档案事业更好更快发展。

一、数字化档案管理

1.数字化档案管理定义

所谓档案数字化，就是将传统纸质的图像或文件以及实体音频、视频等通过采集、扫描等形式进行数字转化，使其可以利用计算器加以处理，与此同时可将其作为数字信息储存仓库，在必要时候用户可以实现信息的快捷查询，突破了传统信息管理中储存和查询时间地域的限制。档案数字化管理在保障实体档案安全、提升工作效率、顺应时代要求等方面有重要意义。

2.数字化建设内容

（1） 从数字化内容看

①实现纸质档案或者其他实体图像、视频、音频的数字化，就是将原有实体档案经过扫描和加工实现数字化转换。

②将已经形成或者正在形成的相关数字信息进行及时处理，其中包括信息的归档、储存等，以此实现电子档案的真实、准确、有效、完整。

（2） 从发展顺序看

①档案目录数字化，就是严格遵守相关著录标准进行档案目录数据库的建立，选择科学合理的数字化档案目录结构样式。

②档案全文数字化，就是将档案资料全文利用扫描录入等形式实现原貌的逐页存储，将实体档案转换为数据文件并编制相关以及索引系统。

3.数字化档案管理的意义

（1）保障实体档案安全

传统档案管理模式下，档案的储存一般采用目录管理、纸张保存，这样不仅极大占用库存空间，且因仓库的使用和相关保存设备的使用而极大幅增加了管理成本。不仅如此，纸张档案在储存过程中极易发生文件损坏，其中包括纸张发粘、发黄或者发脆，档案安全得不到保障。数字化档案管理的实现可以將档案资料通过互联网访问直接查询或者打印，减少对于实体档案的翻查次数，库存档案的老化速度也因此变缓，从而解决了档案完善保管与信息利用率提升之间的矛盾，实体档案安全因此得到有效保障。

（2）提升工作效率

经济社会的快速发展使得档案数量呈爆炸式增长，传统档案管理中相关部门必须安排专业人员对档案管理负责，调拨专项资金完善纸质档案和声像文件的妥善保管。这其中花费的人力、财力、物力都极大，而档案信息数字化的实现使得所有的管理工作都可以通过网络平台完成，大幅降低了费用和人力投入，管理人员的工作量也因此获得极大减轻。不仅如此，建立数字化档案管理系统后，各相关部门都可以通过该系统实现电子信息的实时查询，有效防治因实体档案多方辗转形成的劳动重复和时间浪费，对于提升档案管理效率、降低档案使用成本有重要意义。

（3）顺应时代要求

档案数字化管理可以有效突破传统档案管理的时间、空间局限，在提升档案信息的准确性以及完整性上有促进作用。档案管理职能现如今已将开始从档案的保管利用转变为信息的采集、管理以及服务，管理方面也向资源的科学管理、合理配置转变，以期更好为企业提供优质、高效服务。传统档案管理在信息量庞大的今天已经无法满足档案有效管理的需求，推动档案管理向数字化、信息化发展是互联网时代下实现档案有效收集、储存、利用、共享的必然要求。

二、现如今档案数字化建设存在的问题

1.管理理念滞后

经济建设深入发展，我国各个行业都有责任和义务实现档案管理的整体性，认清自身单位档案管理与社会大环境发展之间的紧密联系，实现单位档案管理与社会发展潮流相适，与社会总发展方向必须保持一致。我国档案管理信息化建设在新时期仍存在滞后性，其中主要原因是管理理念的滞后，在旧有思想束缚下，档案管理数字化建设受到制约，不能实现与社会发展需求的同步。各行各业更新档案管理理念是档案实现现代化管理的首要前提，这个过程并非一蹴而就的，需要整个社会循序渐进，进而完善信息化档案管理。

2.管理体系不健全

由于重视度的不足，各大行业的档案管理都存在流于形式的状况，并未触及到档案管理的深层面，管理体系不健全。形式上来说，单位对档案管理的制度等加以规定，但是其中只包括了档案整理交接格式以及相关操作规程等，而对于档案的真实性以及具体的交接情况却没有实际有效的监督机制，这就导致制度得不到切实落实，当发生管理问题时也难以找到真实的负责人员。人员变动、资源交接以及收集整理相分离等都会对档案管理产生影响，加强管理体系建设势在必行。

3. 硬件技术局限

数字化档案管理对于现代技术的依赖性极高，技术机制是档案数字化建设的重要保障，这就对各大企业提出了更加严苛的挑战。现如今我国数字化建设的最大阻碍之一就是硬件技术局限，例如，数字化档案中快速修改、一键删除且文件无法还原使得档案的安全性难以保障;档案复制的完整性使得原件的唯一性受到制约。另外，计算机系统发展的日新月异也对档案管理信息化建设不断提出新要求以适应时代发展趋势，因此单位必须加强对于技术的创新和研发。

4.专业人才缺乏

数字化档案建设人才不仅需要具备扎实的理论知识和高超的技术水平，还应拥有良好档案管理素养。专业人才是档案数字化建设的最为关键要素，是档案管理系统的具体实施者，其质量高低直接影响数字化建设程度，但是在实际档案管理中，人才缺乏和人员管理不当等问题尤为明显。限制人员数字化管理能力提升的主要因素有二：一是档案管理的基础配套设施差，计算机功能无法满足要求;二是档案管理人员综合素质差，许多单位或企业档案管理人员都为即将退休的老员工以及信息技术掌握不足的员工，无法完成档案管理的数字化建设。

三、建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统

1.质量计量检测机构特色的档案管理特点

（1） 实用性

计量技术档案的获取经历了搜集、甄别以及选定等多重科学流程，具备有价的、与本质相关联的文件系统，实用性强，可保证相关人员进行查询和参照。

（2）真实性

计量机构技术档案的内容涵盖较广，其中主要包括计量标准器技术参数、检定证书和使用程序文件，检测校准相关工作记录等等，真实且完整地反映了检测全过程以及相关结果。

（3）专业性

计量检定工作开展过程中生成了计量技术档案，这一流程需要相关档案管理人员具备扎实的专业理论知识。计量技术档案最主要的价值是其使用价值，该价值的实现是档案管理的前提，也是档案管理实施的根本原因。计量技术档案的高效利用以及在计量管理实际中最大限度地使用是其价值的最大实现，也是计量检定能力提升的内在动力。

（4）保密性

在计量技术档案管理中，若部分技术档案存在重要价值，则需要严格遵守保密条例对其保密级别加以确定，同时科学处理档案查询与档案保密间的关系。

2.档案管理系统建设原则

（1）规范性

数字化档案系统的建设需注意规范性的实现，其中主要包含两方面含义：一是严格遵照软件工程规范进行数字化档案管理系统开发，严格控制系统开发质量;二是为所有档案提供规范管理，其中包括人员信息档案、文书档案以及技术档案等，实现单位内部所有文件的规范管理。此外还应该实现档案信息标准的科学制定和有效实施，包括统计标准、数据库设置标准、索引规则以及标准描述等，以此加强数字化档案系统的规划性。

（2）开放性

除实现对于系统内部所有业务工作以及相关流程的保质保量管理，数字化档案管理系统还要加强与本单位其他系统的交流和沟通，利用数据接口技术实现可扩充的开放系统的建立，实现档案信息的开放共享，加强档案资源利用率。

（3）专业性

实现数字化档案管理系统的专业性就必须加强开发管理人员的专业素质，主要从两个方面实现：一，加强对于现有管理人员的技术培训，在进行档案信息的录入时，不仅需要保证数字化信息数量的补充和完善，还应确保信息的准确、有效;二，重视对于复合型人才的培养，要求其不仅需要具备专业档案管理知识，还应拥有科技信息以及经济信息的捕捉和提取能力，除此之外，信息技术开发能力也是极为必要的要素。

（4）安全性

对于档案数字化管理来说，首先应当强调的应是系统的安全与否，档案信息安全是其他一切管理行为的前提保证。在系统设计环节应重视安全机制的科学采用，在数据传输环节应重视完善加密技术以实现数据安全，在网络使用中则需采取多层结构技术。服务器构建时需满足文件的加密保存需求，这样即使非法用户不经系统直接于服务器獲取信息也无法实现文件内容查看。

（5）特色性

因借鉴了质量计量检测机构档案管理特色，因此本单位数字化档案管理系统具有独特性，应着重考虑技术档案、计量标准档案、人员信息档案、客户档案以及仪器设备档案等的重点管理，意在实现数字化档案管理系统的多位一体。

3. 档案管理系统内容

（1）发文系统与文书档案

发文系统是将文件起草、流转、确认以及发布等的过程，文件拟稿环节结束后开始流转，后于文书档案处进行归档，相关人员可以在文书档案中对资源进行录入以及后期查询、借阅等流程。发文系统最重要的功能就是文档流转信息的处理，电子文档通常在收发文过程中产生，涉及到各个部门和环节，此过程中的所有资料及信息都应加以记录整合成文档，后录入档案管理系统方便之后查询，流程中包括的信息包含来源信息、上级批阅信息、流转信息、电子签章信息、红头信息等，数字化档案管理系统帮助以上信息完成数字转化。文书档案就是档案归档及相关管理工作，其中涉及档案归档、档案维护、档案调阅、档案查询等，对于调阅管理环节则囊括了档案的申请、审核以及发放。

在数字化档案管理系统中，档案检索是极为重要的环节，应重视档案查询方式的多样化和系统化，方式主要有目录查询、来源查询、日期查询以及名称查询等，应支持多种方法综合使用查询。

（2）人员技术档案

人员技术档案主要由三方构成，分别为人员信息档案、科研科技档案以及人员培训技术档案。在数字系统运行过程中，管理权限应有明确限制，系统管理员可实现整个系统的总体管理，而普通用户则只可以对自身模块进行小范围操作，无权对其他模块进行管理。在自身模块中用户可以实现档案的查询、修改、个性化设置或者信息导入导出等。为保证信息的准确真实，在进行信息录入时股长应首先对科室内的资料进行一级审核，后经上级负责人实施信息的二级审核。在查询过程中系统要提供相对完善的查询方式，对个人信息进行查询时可通过输入姓名以及身份证等方式实施检索。不仅如此，人员技术档案极为重要，且使用频率高，系统除支持检索结果的查询和打印，还应做好数据的安全防护，提供数据的备份及还原功能。

（3）数据分析云平台

数据分析云平台就是实现对于发文系统和文书档案、人员技术档案等内容实施分析的系统环节，依照统计报表将之通过图表形式加以展现，直观反应数据资源信息。因图表形式各样，为方便人员对档案信息进行查询，系统支持自定义查询方式，实现检索条件的自由灵活。

四、结语

检测机构涉及的档案内容范围较广，其中不仅包括人员信息档案、公文档案、人员信息档案、人员培训档案以及文书档案等常规资源，还包括计量标准档案以及仪器设备档案等其他相关信息。建设具有质量计量检测机构特色的数字化档案管理系统对于常规本单位日常工作有积极作用，对于本单位档案管理有重要现实意义。

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（作者单位：福安市质量计量检测所）