机关文书档案管理工作现状、存在问题及对策

摘 要：鉴于目前机关单位档案管理工作中存在的问题，本文以机关单位档案规范化管理的重要性研究作为选题，探讨了当前档案规范化管理中存在的问题，并就其问题现状提出科学化的对策，从强化“文档一体化”的意识、加强日常管理，保证信息安全等方面入手，促进机关单位新时期档案管理水平提升。

关键词：档案;管理;创新

一、机关文书档案管理的重要性

随着现代社会的发展与进步，信息技术日新月异的变更，办公自动化水平的不断提高，信息化和网络化已成为时代发展的主题。计算机的出现象征着真正“信息时代”的到来，使人类社会从工业时代划入到信息时代。信息时代下，对机关单位文书事务和档案管理事务提出了尤其深刻的需求，怎样改革现行的处置方式和处置流程，已经成为每一个文书工作者与档案管理工作者必须面临的一个重要的新课题，不论是对未来还是当下都非常重要，因此，在现阶段必须对文书工作与档案管理工作重新定位。

机关文书档案管理并非是单独出来的一个部分，机关文书档案管理工作是环环相扣的，无论是文件资料的收集记录还是归纳和整理都是管理過程中不容忽视的环节，而管理工作也同样贯穿始终。档案文件资料收集的全面性、真实性以及完整性都需要严格把关，当文件资料收集上来之后，也需要对收集的信息内容进行反复鉴定与归集，将真实有价值的资料以编码的方式有序归纳整理起来，当档案需要运输和交接的时候，同样也需要做好实时记录，从而避免出现档案文件不知去向或者档案资料内容缺失等问题。

由此可见，机关文书档案管理起到一个上下衔接的作用，不仅仅局限于对本单位的档案资料进行收集和归纳整理，同样也负责上下级单位的档案信息管理，这样一来，机关文书档案管理的任务量便又会增加，而机关文书档案管理的影响也自然会扩大，管理水平的高低也会对各级单位产生巨大的影响。

二、机关文书档案管理存在的问题

机关文书档案管理具有复杂性和繁琐性，管理过程中的诸多环节都需要秉持谨慎的态度认真对待，机关文书档案管理关系着资料信息的客观反映，因此，在管理的过程中不可出任何差池，除了需要对档案资料内容进行完整的保存及有序的归纳之外，还需要将数据信息以统计的方式呈现出来，科学技术以及信息化的发展为机关文书档案管理提供了更为先进的管理技术和便利的条件，借助网络信息化平台能够大大减少管理的任务量，而机关文书档案管理也朝着有序化和高质量的方向发展。

但是，随着信息时代的快速发展，人们同样对文书工作与档案管理工作的要求比以往更加严格规范，文书工作与档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇，机关文书档案管理的整体性和长远性逐渐被更多人所关注，只有不断完善档案信息管理功能、提高管理效率和质量，才能够为机关文书档案管理开辟更为广阔的发展前景，因此，在谋求机关文书档案管理更好发展之前，必须正确掌握它们的概念并熟悉其发展现状，对目前机关文书档案管理做好准确定位，才更有助于有针对性的解决问题，从而探寻出一条适宜的发展道路。

以下是当前机关单位文书档案管理工作存在的主要问题，如：档案管理存在脱节问题、档案编制管理缺乏规范、部门配合不当、管理意识淡薄等问题：

1.档案管理存在脱节问题

随着信息更新迭代加快，档案管理工作愈加繁重，也让档案日常管理趋于细致化和规范化。其中，文书工作者负责办理单位一系列文件，包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等;档案管理工作主要负责文件的搜集、整理、保管、检索、归档、供给利用和调阅;文书编制工作负责文件的拟定、流传和整理，而档案管理工作负责文件的收集、整理和保管，它们是紧密联系的。虽然文书档案管理只是整个文书工作的环节之一，但是，却对整体发挥着不容小觑的作用，然而，许多机关单位将文书事务与档案管理事务区别对待，忽略了档案编制与档案管理工作的关联，导致档案管理存在脱节问题。档案管理环节在整个文书工作中处于被忽视的地位，这就很容易使得着手档案管理的人员对本职工作有所懈怠，而档案管理环节与整体的脱节也使得文书工作缺乏整体性，档案管理不到位也更容易使得前面环节的努力成为徒劳。

2.档案编制管理缺乏规范

许多单位档案文书编制工作操作不严谨，用纸和装订使用不规范。达不到国家关于文书档案管理工作的规定，降低了档案的保管质量。有些单位档案编制与档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。档案编制工作的类别也不具体，容易混淆。

目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给档案编制工作造成一些麻烦。除此之外，在公文处理办法、文件归档、档案管理等方面都还存在一些不规范。目前，我国关于档案的管理研究不多，尽管近年来关于档案规范的研究正在不断增加，各个地区也都在探索和尝试建立相关规范，但在实际的归档过程中有时还是会降低要求，这样就很难保证档案的质量，从而使其缺乏客观性和完整性，导致建立档案的工作背离了其原始意义。档案的建设也将变得更加混乱，相关部门的管理将变得更加乏味且难以管理。同时，档案信息共享工作受到阻碍，在一定程度上阻碍了档案馆的可持续发展。

3.部门配合不当

单位档案的归档工作需要从各个部门收集重要的文件资料，而一些部门有时会为了自己的便利，不愿意及时将一些必须归档的文件材料移交给档案馆保存。一些负责任的档案员因为没有相关职能部门的配合，在做档案管理工作时常常觉得力不从心，一些重要的文件材料由于不能及时归档，时间长了，也容易丢失，等到那个时候要究查责任也已经太晚，文书工作的不及时处置往往会不利于后期的档案管理事务。

机关文书档案管理工作并非某一个部门的专门职责，此项工作的完成同样需要各部门之间的配合和支持，如果部门之间配合不当便会使得机关文书管理工作在进行的过程中处处碰壁。比如，当文书档案管理人员让各个门提交本部门档案资料的时候，各部门没有按照要求在规定时间进行档案资料的提交，那么，这就会使得机关文书档案管理进度被迫停止，除此之外，如果各部门都不遵守机关文书档案管理要求随意转移文件资料却不做好实时记录，那么，便会使得文书档案管理工作陷入一片混乱，档案文件资料也更容易丢失。

4.管理意识淡薄

一直以来，机关单位对档案管理工作都缺乏重视，这也使文书人员与档案管理人员整体专业素質不高、相关意识淡薄。文书档案管理员匮乏，具有很大的流动性，这不仅不助于文书档案办理水准的提高，而且还会使文书职员与档案管理员缺乏职业责任感和专业性。有的单位虽然有专门的文书档案员，但其学识和专业素养并不能顺应当代档案工作的需求。有的档案管理人员也并不熟悉《归档文件整理规则》的规定，只是一个劲的催收文件，未能考虑到材料收集的实际情况，收到文件后并不做相关的一系列专业的检查，或则保管期限划分错误等等。同时，由于档案管理人员有一部分是年龄偏大的工作人员，这部分人员虽然在文书事务与档案管理事务中有丰富的经验，但对于信息化知识的掌握较少，这就使其无法与如今迅速发展的档案信息化管理工作要求相适应，不利于文书档案信息化工作的发展。

三、机关文书档案管理工作存在问题的优化建议

综上所述，在信息时代这个大背景下，档案管理工作面临越来越多的挑战与机遇，创新档案管理工作，需要从以下几个方面做起。

1.强化“文档一体化”的意识

当前我国电子文档的技术目前仍有待提高，因而电子档案的处理与编制比纸质文件的处理有更多、更繁杂、更难办的问题。每个档案员需要以身作则，对于新出现事物或技术要积极面对;于自身而言，不要局限于文档管理工作，要把目光放在长远发展上，从长远角度来看，做好当前的文档管理，就是为未来作铺垫，因而要时刻谨记对历史负责，依据严谨的规定，勇于钻研电子文档办理的规则、方式与体系，引导电子文档的实际办理。

“文档一体化”意识不仅仅需要机关文书档案管理人员进行强化，同样也需要各个部门充分尊重“文档一体化”的意识并主动配合机关文书档案管理人员进行管理工作。首先，与文书档案管理工作具有密切联系的各个部门都应该开展意识强化活动，将“文档一体化”意识深入人心，从而使得文书档案管理工作进行更为顺利。其次，对于“文档一体化”意识的落实也应该加强监督，当档案管理过程中出现任何阻碍因素时，可以通过意见反应通道直接上报，从而使得文书档案管理过程更为通畅。

2.强化“全过程管理”工作

在档案管理的全部环节中应该加强工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业职责，确保每项工作流程的质量，只有责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。机关单位要拟定有关文件保管规则，依据当前我国的档案管理制度以及相关法律规定，制定具体的文书处理办公规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础;不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

“全过程管理”能够使得机关文书档案管理工作更具完整性，管理工作贯穿始终能够有效为文书档案文件资料保驾护航，全过程的管理和全过程的监督能够以实时动态信息记录档案的实际情况。除此之外，“全过程管理”也更有助于及时发现档案管理过程中出现的资料遗失、信息错误等问题，早发现早解决才更有助于保障档案收集保存的真实性和完整性。

3.完善电子档案的组织和管理

随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。随着科学技术的发展以及信息化平台的搭建，机关文书档案管理有了更为便利的工作条件，电子档案能够更大限度的克服纸质档案收集和保存过程中的问题，同时，电子档案组织和管理的有序性和严谨性更能够获得管理工作的青睐，除此之外，电子档案是时代发展的一种趋势，对于电子档案的组织和管理进行完善更能够应对时代新挑战。

实践证实，无规矩不成方圆，在机关单位内部制定一项科学有效的制度，有助于监督并提高员工的工作效率，鉴于部分机关单位存在电子档案体制不健全因素，制定相应的制度规范是势在必行的。

因此，各机关单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套科学的档案管理体系，并督促落实。才会提高档案管理工作的质量和效率，推进机关单位各项日常经营生产活动可持续健康发展。同时，机关单位要注重组织相关工作人员学习电子信息技术，加强档案管理队伍建设，鼓励档案管理员不断学习，熟练应用计算机技术，将现代科技知识运用到文档信息资源的处理、保管和利用中，提高档案信息化管理水平。

4.加强档案的日常管理，以确保信息安全

档案信息平台的日常管理是否规范化，决定了档案的安全性和日常运行的稳定性。因此，档案管理员必须在日常档案管理工作中保持电子信息的机密性，严格实行不联网的保密性。由于互联网的快速发展，网络中充斥着各种病毒。作为档案馆建设的重要组成部分，档案平台在受到恶意攻击时很难处理，这将导致整个平台系统瘫痪，严重影响正常工作，更甚者还会造成档案泄密。在档案管理的过程中，需要防止外部网络访问，以防止平台受到恶意破坏。在日常管理中，必须确保档案内容不会泄漏。档案平台涉及更多的个人隐私。档案员要严格遵守保密职责，加强对各种保密制度的研究，不允许将任何与工作有关的文件带出办公室。同时，更需要定期地做好数据备份。防止在发生意外情况时丢失归档中的信息。意外断电或平台系统故障可能会导致平台数据库中的信息丢失。因此，在档案管理的过程中，管理人员应定期备份数据库，以保护数据库信息。

四、结论

综上所述，本文以机关文书档案管理工作现状存在问题及对策作为选题，通过研究，我们不难发现，在我国经济全面发展的信息时代背景下，社会信息化步伐的不断推进，文书工作与档案管理工作面临越来越多的机遇与挑战，但文书与档案管理事务的一体化，是社会发展的定然趋向。因此，机关单位在实际工作过程中，如何实现文书工作与档案管理工作的规范衔接非常重要，在信息时代开展文书与档案管理工作，要明确二者内在的关联性，强化文书事务与档案管理事务一体化的投入，提高过程中全部环节的完善，提升相关职员自身的专业素质和能力，进而确保信息技术使用的安全性，提高工作的效率，为单位档案管理奠定坚实的基础，从而实现信息时代下文书工作与档案管理工作的规范衔接。

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（作者单位：新疆阿拉尔市档案馆）

作者简介：廖佳洁（1988-），女，籍贯：重庆，阿拉尔市档案馆，大学本科学历，助理馆员职称，工作方向：机关文书档案管理、会计档案管理、档案查阅利用。