信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用

摘 要：在医院在不断发展的过程中，综合档案管理作为医院管理的重要组成部分，其水平的高低可以直接影响医院管理水平的提高，因此如何提高医院综合档案管理水平成为了医院及档案管理人员亟需解决的问题。二十一世纪的信息技术则为医院档案管理提供了便利，因此与时俱进，综合档案数字化管理应用成为了必然趋势。但当前在医院的综合档案数字化应用中仍然存在一些问题，使得医院综合档案无法发挥自身的最大价值。本文首先介紹了信息化环境下医院综合档案数字化的必要性及作用，然后围绕信息化环境下医院综合档案数字化管理的应用及存在问题进行了探究，并提出了改善措施，以期能够提高医院综合档案的数字化管理水平，进而提高医院的整体管理水平，推动医院的可持续发展。

关键词：信息化环境;医院综合档案;数字化管理

一、引言

医院综合档案作为记录、保存日常生活中形成的有关医院的文件、财务、人事、科研、病案等重要信息的表现形式。如何做好医院综合档案管理、发挥档案对医院的医、教、研等方面的价值是当下医院应该引起重视的。以往的档案均以纸质形式存在、管理，然而在时代不断发展的背景下，医院出现了越来越多的数据信息，利用纸质形式进行保存、管理已经无法满足当下高效、便捷的需求。并且随着互联网的发展和大数据时代的来临，医院综合档案的数据内容日渐复杂庞大，并给相关档案管理人员的工作增加了一定的难度。此时，数字化管理综合档案应运而出。数字化管理综合档案，能有效提升档案管理的效率，提高医院档案管理的水平。但有的医院在数字化档案管理的应用中存在不同程度的问题，数字化档案管理的实际运用仍然有待进行完善。下面将具体介绍相关内容，从而实现数据资源的高效、便捷、共享，发挥综合档案的内在功能。

二、医院综合档案数字化管理的必要性及作用

1.医院综合档案数字化管理的必要性

医院综合档案的数字化管理具体指的是可以在保证保护档案原件、保证数据真实的基础上充分的利用计算机自身的硬、软件功能对档案进行数字化加工，以便满足医院员工的使用需求，充分发挥档案作为信息资源的作用。而医院综合档案数字化的必要性表现为以下两方面：首先，医院综合档案不仅能够为医院的工作人员提供真实、丰富多样的数据，而且能够在医院的领导层进行决策时提供完整且准确的数据。目前信息化技术已经逐渐地渗透到社会上的各行各业之中，医院综合档案的数字化能够将医院的数据资源进行共享，所以在医院综合档案上应用数字化管理成为了我国医疗行业的必然发展趋势。档案的数字化能够确保医院对数据的精准利用，从而保证医院能够长久、有效、高效的发展下去。其次，医疗水平的不断提高使得各种新型医疗技术层出不穷，对应的档案数据也相应的在增多。但是用纸质形式存储档案的数量十分有限，查询起来比较费时费力，并且纸质档案不利于保存，所以应用档案数字化管理是医院档案管理发展的必然趋势。档案数字化是利用了计算机网络的开放性和可存储超多的数据资源的优越性，对档案进行更为高效的整合利用。而且档案数字化不受时间、空间的限制，能够有效提高医院综合档案的利用效率。

2.医院综合档案数字化管理的优点

新的时代发展背景对医院档案管理人员的工作提出了更高的要求，而综合档案数字化能够让管理人员在进行档案管理工作时更为科学有效，进而能够大幅度提升档案管理的效率。档案进行数字化管理之后，在调取档案资料时，可以通过对关键词的搜索，进行自动化的检索，极大程度上减少了查找时间，也更加有利于信息的分享。

电子文档的信息是在计算机和通信网络的环境中形成和管理的，因此可以实现高度的信息共享。档案作为一种信息，具有共享的条件，但是传统文件的信息共享受到时间和空间的限制。借用和使用必须去档案室，并且只能由一个人使用。它还会损坏原稿。无法获得原稿。可靠的保证端口，信息文件完全不同。它依靠计算机网络来构建数字文件管理系统。它可以通过计算机终端直接查找和读取数字文档，这不仅可以满足多个文件审阅者访问同一文件的需求。档案馆的需求可以更好地保护纸质文件并增加纸质档案的寿命。

3.医院综合档案数字化在档案管理方面的作用

通过上面的介绍可以发现应用数字化管理综合档案是医院发展的必然选择。医院综合档案的数字化应用可以对档案管理工作发挥的作用包括有：首先是数字化的档案文件节约了人力资源、档案存储空间的占地问题以及纸张消耗的问题，也实现了医院内档案数据的共享，有利于各部门协同工作。其次是档案数字化能够提高医院的服务水平。一是数字化后的档案在查询时效率得到了大大的提高，不再受限于时空;二是工作人员可以在快速查询到数据资源的同时还可以检索到更加全面的信息，比如类似疾病的电子病历全部显示可以帮助工作人员进行全面的分析，进而做出做科学的判断。最后数字化的综合档案要求档案管理人员在熟知档案工作的同时了解计算机操作，因此能够促进档案相关工作人员综合素质的提高，为医院的长远发展提供保障。

三、医院综合档案数字化管理的应用及存在的问题

从传统的纸质档案管理转变为数字化档案管理，其中涉及到管理理念、管理方式以及管理工艺等各方面。具体应用以及应用中存在的问题如下：

1.医院综合档案数字化管理的应用

医院综合档案的数字化应用首先表现为数据管理的信息化。医院通过计算机设备、管理系统以及局域网等建立完整的数据网，然后将以往的纸质数据在信息化背景下通过计算机转变为电子数据存储于信息管理平台。其次是工作方式的信息化。传统的档案管理通过手动管理的方式进行数据管理，可能存在查询困难、误差较大、使档案无法完整保存的缺点。工作方式的信息化使得档案数据全部完整且有序的储存着，方便工作人员的查询，同时管理人员的后续管理工作也相应地便捷起来。然后是信息检索的信息化。信息检索作为医院综合档案管理数字化的重要应用，可以为有需要的人提供快速、精准且经过加工处理的档案数据资源，资源获取更加便捷。最后是档案安全管理信息化的应用。医院的综合档案包含着许多医院的机密，数字化的综合档案安全管理需要在确保数据真实的前提下保证数据安全，不被不法分子利用。

2.医院综合档案数字化管理应用中的问题

根据上述医院综合档案的数字化应用，当前医院在应用中存在的问题如下：

一是医院的领导对于档案综合管理认识不足，过于重视临床档案的管理，对于综合档案管理部门投入资金少，数字化管理所必需的计算机、打印机以及各种现代设备老旧。对于数据管理系统无法及时更新，容易被黑客等入侵，造成数据的泄漏。虽然国内目前已经对医院档案的收集保管日益重视，但是在部分医院对档案数字化建设仍然存在认知上的不足。尤其是医院领导如果缺乏这方面的认识，将会极大地影响医院档案数字化建设的进程。由于领导层的重视不足，会导致医院内部的工作人员对档案文件管理的理念仍然停留在传统的纸质档案阶段。医院内部调取档案文件也仍旧是采用纸质的阅读形式，给档案工作带去了极大的不便。此外，医院的信息系统无法有效对接，使得医院各部门的数据资源无法有效归入综合档案管理系统进行使用。

二是工作方式的信息化要求档案管理人员必须具备档案管理知识、计算机知识，而且必须具备较高的职业素养。但当前档案管理人员普遍存在综合素质不高的情况。但是档案数字化是一项极具专业技术的工作，因此医院档案数字化建设需要大量既通晓档案专业知识又熟悉信息化技术的复合型人才。但大多数医院的档案员均是各部门的所属人员，同时兼职担任档案管理员。他们日常的本职工作是处理自己本职能部门的专业事务，对档案知识的储备和业务水平相对有限，加之信息化程度不高，难以胜任档案数字化的工作。这类兼职档案管理人员极易对档案管理工作产生抵触厌恶的情绪，从而影响电子文件的录入和归档工作。而医院的档案专职管理人员虽然在档案管理工作中较为专业，但对数字化档案管理知识掌握程度不足，在计算机技术、网络技术、通信技术等方面的知识储备较为薄弱，也难以驱动医院档案的数字化建设。信息化背景下，档案管理需要高素质的综合型人才，而医院没有重视对档案管理人员的培训，使得档案管理工作人员进修机会不多，思想观念以及管理水平无法跟上时代的变化，缺乏创新。二是随着社会的不断发展，越来越多的人容易受物质的迷惑，而医院对档案管理人员的职业素养重视程度也不够。三是档案信息化管理制度的不完善。医院关于数字化档案管理制度的规则没有细化使得数据权限管控不到位、数据错误等问题仍有发生。

四、提高医院综合档案数字化管理应用水平的举措

1.正确认识综合档案的数字化管理

当前，各医院均实行了综合档案的数字化管理，而且具备信息化档案管理制度，但因为医院领导的不重视、投入少使得档案管理数字化的应用效果无法有效发挥。首先，医院领导层应充分认识综合档案的数字化管理所具备的价值，并转变医院档案数字化的观念，对其予以高度的重视和肯定，这是档案数字化工作顺利开展的基础条件。虽然医院的主要工作是以治病救人、教育科研为主，档案管理部门只是一个为各个科室提供服务的后勤部门，但是如果医院的档案一直都是使用的纸质文件，查询借阅十分不便，将会严重地影响各个部门的工作效率。如果医院档案进行了数字化管理，就会打破纸质档案的种种局限和不便之处，让档案管理工作更为简便。医院领导应该将档案数字化作为一项长远发展战略来进行规划，并将其纳入医院的整体规划发展之中，并给予最大程度的支持和帮助，从而让数字化档案为医院提供有效数据支持。其次应加大投资力度，根据档案管理的数字化需求完善相关硬件、软件设施并定期进行更新、维护。优化以专业的计算机硬、软件为基础平台，建立以档案室为核心的数据系统，将医院的档案统一管理，便于医院在內部工作电脑上查询资料。

2.提高档案室工作人员的综合素质

数字化管理医院的综合档案需要工作人员处理大量的电子文件，因此档案管理人员对于计算机知识也要了解，如计算机的软硬件设备、信息处理技术等。对此，医院一是应该定期开展档案管理人员的计算机知识培训，提高管理工作人员的计算机理论知识与实践能力。随着信息化时代的到来，档案管理人员的管理观念也必须与时俱进，所以医院还应该为内部工作人员提供进修机会，让部门的优秀员工可以外出进修，学习先进的档案管理模式，提高档案管理人员必要的理论知识水平，不断进行创新，培养复合型档案管理人才，从而在医院内部建立起一支高素质高水平的档案管理团队。三是重视对档案管理部门工作人员的考核，通过奖惩制度提高档案管理人员工作的积极性，促使档案管理人员主动与其他部门进行沟通、积极收集资料并认真核实、加工保存。

3.做好档案信息系统的安全管理

信息化背景下医院综合档案的管理数字化得到了广泛应用，然而当下网络安全问题越发严重，档案的数字化管理应用中应重视信息安全，具体操作：一是必须利用有特殊防火墙隔离功能的医院内部系统以及工作电脑进行访问而且必须设立访问权限，只有具备资格的人员才能够访问档案资料。而且相应部门的工作人员只能访问本部门的档案资料。二是对于资料的访问仅限于资料在打印水印的情况下浏览，并且不能下载，避免了档案的外泄。三是对于账户登陆的有限期进行限制，过了有效期应重新登陆以确保档案的安全性。四是及时升级先进的信息管理系统，以修补漏洞通过上述措施确保医院的档案机密安全。

4.完善数字化综合档案管理制度

与纸质档案管理不同，数字化管理档案可能会存在信息丢失、删改等问题，而且需要定期的对信息系统进行维护升级方能确保数据的安全，所以应结合医院实际，制定符合自己医院档案工作的《电子档案管理办法》，一是明确电子档案的形成、收集、整理以及鉴定等一系列流程，并规范电子档案的归档、分类以及保存。二是确保监督档案数据的真实、准确性工作的有效开展，在文件形成档案时，立即进行备份、保存，从而让档案的归档与保存等工作能够顺利完成。三是完善档案转化为电子文件的技术、鉴定档案价值的相关标准以及档案保密责任制度，合理规划各部门职责，加强部门间的沟通交流，避免分工不明确以及档案价值不能得到充分体现等问题的出现。

五、总结

综上所述，医院档案数字化建设是一项繁复而又艰巨的工程，医院档案要想更好地发挥自身价值，就必须不断地务实创新、求同寻变，加强数字化建设。信息时代医院综合档案的数字化管理应用具有提高医院管理水平、推动医院服务质量提高等多种优点而被广泛应用。而目前医院在进行综合档案的数字化管理应用上存在一些问题，医院应认识到数字化管理档案的价值，积极引进先进的信息系统，提高工作人员综合能力，完善信息化档案管理制度，从而推动档案管理数字化的前进步伐，实现医院的持续发展。

总而言之，随着互联网在信息技术建设中的加速普及，它给现实生活的各个方面带来了便利，不仅有效地改善了人们的生活，而且为有序提供了良好的信息交流平台。 社会发展。 以医院综合档案管理为例，数字化管理的实现大大提高了医院档案管理的水平和质量，确保了各种档案信息的完整性和真实性，充分利用了各种档案的服务利用效果，从而提供了 这是医院有序发展的有利保证。

参考文献：

[1]陈亭君.新时期中医院人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2018

[2]刘 薇.总结医院档案管理问题与信息化建设研究进展[J].世界最新医学信息文摘，2018

[3]李 娟.探讨信息化系统在中医院病历档案管理中的应用[J].中国卫生产业，2017

[4]罗红珊.医院综合档案的依法管理——以中山市中医院为例[J].中医药管理杂志，2017

[5]姚 毅.医院人力资源管理中医院人事档案信息发挥的作用分析[J].中国市场，2017

[6]许贤雄.新时期做好医院综合档案管理工作的创新思路分析[J].办公室业务，2018

[7]王 青.新形势下如何加强中医医院人事档案管理[J].城建档案，2019

[8]朱艳梅.浅谈新时期如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务，2018

（作者单位：山东省泰安市中医医院）

作者简介：孙蔚（1975-），女，山东泰安人，山东省泰安市中医医院，馆员，大学，研究方向：档案管理。