谈基于全周期的石油管道工程物资采购合同管理

2020-06-30岳佳磊李雪锋

交通企业管理 2020年4期

□ 岳佳磊李雪锋张敏

物资采购是工程建设的重要一环，物资采购合同是约束买卖双方行为的约定性文件，自生效之日起生效，具有国家法律约束力，是工程物资采购最根本、最直接的依据，直接影响工程物资保供和工程建设成果。合同的履行是一个系统工程，关系到业主、设计、施工、供应商、市场监督等多方主体，内外部制约因素较多。做好合同管理离不开公平完善的外部市场环境和企业内部的经营管理。2017年7月12日国家发布《中长期油气管网规划》，2019年12月9日国家管网公司挂牌成立，未来一段时期我国将迎来新一轮管道建设高峰。在国家管网公司统一投资建设运营、设计施工市场主体公平竞争参与的体制机制下，研究物资采购合同管理问题，对提高油气管道工程建设企业的市场竞争力，更好迎接油气管道行业发展面临的机遇和挑战具有现实意义。

一、物资采购合同管理

1.物资采购合同的含义

物资采购合同是企业或工程项目作为需求方，向供应商采购物资，按双方达成一致意见的供需条件，签订的具有法律效力、确定双方责权利的书面文本。

2.物资采购合同管理的主要内容

物资采购合同管理是动态的，包含合同洽谈、草拟、签订、合同生效、变更、中止直至失效的整个过程。同时，合同管理具有系统性，涉及管理过程中人员管理、制度建设、审查监督，以及合同相关方的沟通管理等多方内容。

二、石油管道工程物资采购合同的特点

石油管道工程采购物资种类多、数目多，具有石油管道行业特点，主要表现在以下几个方面。

1.合同周期的不确定性

石油管道工程点多、线长、面广，在工程项目全周期中，参建方较多且复杂，包括业主方、勘察设计方、施工方、监理方、供货方等。受多种因素影响，一般工程很难保证每一环节都能准确无误地按照项目进度计划实施与推进，这导致了物资需求的变更可能，进而造成合同周期的不确定性。

2.石油管道工程物资采购的专业性

石油管道工程物资采购合同主要服务于长输石油天然气管道项目甲方业主供材和乙方总包商集中采购物资的询商、询价、采办、驻厂监造、运输、清关、仓储等，有着较高的技术附件要求。其对技术服务要求广、标准高，需要相关的专业技术人员参与，并确认符合技术、质量、周期等供货要求的生产商、经销商、代理商进入供应商名录，以供筛选和签约供货。

3.石油管道工程物资采购具有集中采购优势

大型长输石油天然气管道项目具有周期长、投资高、专业性强等特点，特别是管材、阀门、压缩机等长周期生产设备，往往需要设计单位、生产厂商共同进行定型、审图、定产。如果单独采购将大幅提高成本，只有发挥集中采购优势，资源共享，系统运作，全周期管理，才能最大限度提高供货能力，满足项目需求，取得规模效益。

三、合同管理中存在的主要问题

石油管道工程物资采购合同管理中，存在的问题涉及方方面面，包括合同的起草和签订、履行过程的跟踪监督、合同后期的归档、合同管理人员队伍建设、合同相关方管理等。将合同管理的全周期划分为前、中、后3个阶段，即签约、履行、关闭3个阶段，有利于理清思路、抓住重点。结合近年来合同管理实践，存在的主要问题包括以下方面。

1.合同签约阶段存在的主要问题

审查供应商资质是合同正常履行的前提条件，也是必要手段，但往往会由于审查合同相对方资质时不够严细认真，导致相对方缺乏相应授权或技术要求不符等不合格的情况出现。部分项目对招标文件、设计说明、图纸研究不透彻，现场考察不充分，与工程技术人员结合不紧密，未征求相关业务部门的意见，忽视了重要岗位人员的审查和会签，缺失部分技术条款或合同项设置不完整，这些都会影响合同约束条款的准确性。还有部分项目对招标合同或谈判合同的过程安排不恰当，在时间周期上与签订审批流程发生冲突，造成“事后合同”，存在违规风险。

2.合同履行阶段存在的主要问题

不及时签订或变更合同，具有业务风险。对存在争议或违约行为的合同，未予以足够重视，导致超过诉讼时效。部分合同过程管理粗放，签证索赔依据不足，或相关法律证据缺失，从而导致诉讼失败。双方完全按照合同履约程度较低，违约现象严重。以上实际操作过程中产生的问题，主要是由于忽视合同的全周期管理，重视签约而不重视合同履行所致。

3.合同关闭阶段存在的问题

对已签署合同的归档，仅限于最终合同文本存档，而忽略采购过程文件资料归档，导致后期合同跟踪、合同纠纷无可追溯之源，也会给内部审计工作带来困难。缺少合同后评价，导致错误教训未及时吸取更正，问题重复发生。

四、强化合同全周期管理

合同管理是系统性工作，贯穿于合同管理全过程，每一环节的规范科学管理都将对合同乃至项目经营产生深远影响，因此要建立基于全周期管理的理念，从事前、事中、事后全流程监督监控合同各项管理业务的执行。尤其是对合同的动态管理，要摈弃“重签约、轻履行”的旧观念，对合同履行期间实施有效监督管理，保证合同履行的最终效果。

1.深化合同签订管理

在合同签订前，合同管理部门要会同各业务部门认真分析合同文本的各项内容、条款，确保切实可行，权责分明。一是要严格审查供应商的资质，选择优质供应商才能提高采办效率，降低成本。二是提高设计图纸和招标文件的研究深度，针对石油管道采购特点，特别是长周期设备等关键物资，有针对性地设置条款，提前启动采购程序，对于相似内容可以采用标准化模板，有利于优化资源、降低供货风险。三是严密把关，组织专业人士进行评审，使用合同专用章，采用不同类型专门编号。这样不仅保障合同的合法合规，也有利于防患于未然。

2.强化合同履行管理

合同履行过程管理是合同全周期管理中最难监管的一个阶段。要扎实开展日常基础管理、执行控制工作。合同签订后，项目经理要落实采办责任，加强与供应商沟通，按合同约定做好驻厂监督、期中验收、现场交验等基础工作。要经常深入现场，掌握熟悉工程进展和供货进度，关注设计变更、施工变更等关键环节，尤其是一些不按预定方案变更的设计变更、工程变更，要严格控制，及时办理变更的相关审批手续，确保物资供应和验收签证手续的及时有效、真实准确。要根据物资生产、交付、变更情况，严格履行付款审批流程，尤其对于合同履行中的异常情况进行重点跟踪备案，如有纠纷及时止损。审计监督部门要发挥监督职能，重点项目出现异常要及时给予关注，从主体责任、监督责任两个方面共同推动合同依法合规履行。

3.从严合同关闭管理

合同关闭管理包括：一是涉及到合同资料的归档，从过程资料到文本付款资料都要进行整理归档，合同管理已进入信息化管控时代，可依托信息平台资料，将纸质文本一一对应，为法律纠纷提供重要凭证。二是及时对合同关闭结果进行跟踪，涉及结算、违约等纠纷的，及时行使索赔权，维护自身合法权益。三是对合同履行全流程进行后评价分析，分析得失，为今后的采购合同提供经验教训。四是将合同履行后评价结果应用到供应商管理中，建立完备的供应商库和动态管理机制，与优质供应商形成战略伙伴关系，清退不合格供应商。

五、完善合同管理保障体系

企业强化合同管理离不开制度体系、组织体系、考核激励机制和信息化技术的保障。

1.完善合同管理制度

合同本身是具有法律效力的文本，与合同相关方的责权利直接相关，要制订切实可行的合同管理制度，为合同履约提供有力的支撑与保障。包括对组织机构、人员配置、运行流程、信息化管理、监督检查、绩效考核等方面做出具体规定。比如，中油管道物资装备有限公司近年来在绩效考核中引入的“事后合同”、“诉讼纠纷”专项指标，既真实反映了合同管理中暴露的问题，也有效避免了相关不合规事件，降低了诉讼风险，起到了制度制约作用。

2.提高信息化的业务融合度

随着信息化、互联网、大数据时代的到来，合同专业软件成熟度越来越高，并且企业逐步将合同管理与财务管理、项目管理、供应商管理、审计监督、档案管理等业务融合开发，大幅提高了企业合同管理和经营管理水平。比如，中石油管道局统一开发推广的以ERP系统、工程项目管理平台、数据仓库为核心的企业级经营管理信息系统，将合同签订、审核、资金拨付等强关联的业务进行有效融合，通过在线操作、流程控制、智能分析等手段，逐步实现工程项目的动态管理、全程控制，提高了经营一体化管理水平。其中，合同管理系统已经多次升级，业面操作更加友好，业务融合度更高，为合同全周期管理提供了先进手段。电子商务方面，中油管道物资装备有限公司已将供应商纳入企业电子招标、集中采购商务平台，利用线上线下两种模式，大幅提高了采购效率。中石油集团公司统推的联合监督电子信息系统，对所有线上运行的合同开展电子监查。系统登录人员可以根据权限采集汇总分析大数据，更全面精准地开展合同相关工作。这些信息系统经过多年数据沉淀和系统升级，统计分析功能变得更加全面，必将在未来经营管理中发挥越来越大的作用。

3.加强采购经营管理队伍建设

石油管道物资采购合同的专业性，要求采购人员具备大量专业知识和实践积累。采购人员不仅要知晓合同法律方面的知识，更重要的是熟悉和掌握采购产品物资特性以及管道勘察设计、施工、运行等专业知识，同时还要熟知采购流程及谈判技巧。具体培养要求包括如下方面：一是将合同业务人员纳入企业经营专业队伍范畴统一培养，打通合同管理人才成长通道，加强专业培训、取证上岗和项目锻炼，培养既具备专业法务知识又熟悉设备物资、工程实践的经营人才。二是单个项目的经营人员应相对固定，保证业务延续性，岗位交流要参照财务系统做法，进行严格的业务交接签字程序。三是物资采办是党风廉政问题高发领域，要加强依法合规和廉政警示教育，保持警钟长鸣，教育引导员工恪守职业道德，防范廉洁风险。