以档案管理促就业服务的探索

摘要：档案工作在大学生就业过程中具有重要的推动作用，要充分发挥以档案管理促就业服务的作用，就要以就业为导向创新档案管理职能，创建档案管理模式，打造档案特色。

关键词：高校 就业 档案

大学生就业工作是高等教育的重要工作之一，也是教育行政部门的中心工作。要完成好这项工作需要各方面、各部门发挥其应有的作用，其中，档案工作在促进大学生就业方面也具有重要的作用。随着高等教育的“并轨”，大众教育逐渐取代了精英教育，大学生数量越来越多，档案数量也相应增加。在大学生就业过程中，档案是不可或缺的一项重要内容。作为档案管理工作者，只有提高对高校的学生档案重要性的认识，才能以优质高效的档案管理服务于大学生就业工作，促进大学生就业工作。

一、以就业为导向创新档案管理职能

高校的大学生档案收录资料主要包括学生的学籍、成绩单与党员或团员材料等，这样的档案模式是长期延续下来的，当然有其合理性。但是，如果从有利于大学生就业这个角度看，这种档案形式就显得片面、单一了。为了发挥档案对就业的促进作用，档案管理人员应该更新观念，把档案建设与管理中学生的主体地位凸显出来，档案管理教师与学校等部门要强化服务职能，围绕学生的就业做好服务。无论是高校的档案管理人员，还是教育行政部门的档案管理工作者都要及时地转变工作职能，把以强化档案服务促进就业作为中心工作，以档案管理创新带动大学生就业工作。要把“服务就业”作为工作的指南，确保档案中充分展现学生的知识、能力、成绩等，同时保证档案的严肃性与机密性。还要教育学生，使他们知道档案对他们未来就业甚至整个职业生涯的重要性，增强学生的档案意识，让他们用实际行动“建设”自己的档案。

二、以就业为导向创建档案管理模式

为了让档案工作更好地服务于大学生就业，就要避免以往工作存在的弊端。首要注意的就是档案的“一言堂”问题，即长期以来档案工作中的“报喜不报忧”现象。只要学生没有违纪现象，那么，档案工作就按固定的程序固定的语言进行“空白”的“填写”，由于这种档案缺乏生动的个性，所以用人单位一般也不会重视。这种档案很难从中了解到学生的在校表现，对其个性、特长等情况的记录也不够明晰。这样既无法帮助用人单位更好地了解学生，从而促进就业，也无法使档案发挥对学生的激励作用。因此要注意改变单一、保守的传统档案模式。随着科学技术的不断进步和国民经济的日益发展，整个社会都发生了翻天覆地的变化，传统的档案管理模式也应当与时俱进。高校档案管理与教育行政部门的档案管理要在保持档案真实性、严谨性的基础上，凸显档案的灵活性。要记录学生的表现。并以此逐渐地形成规范性与灵活性并重的档案管理模式。

为了使档案工作更好地促进大学生就业工作，除了要注意上述问题外，还要对大学生档案材料构成做出调整与充实。要保留对大学生基本信息的录入和原来档案中的合理成分，在此基础上增加能反映学生在校表现的归档材料。可以以学期为单位，把学生在学期内的表现细化记录并归档。对于原有的档案内容与新增的档案内容的关系要进行梳理。原有档案在内容上涵盖了学生的学习状况、品德状况、人际状况、能力状况等，这一内容可以作为档案的骨架而存在。归档时，在此内容框架内，以学期为单位进行填充。这样，在每个学期，学生的学习、品德、交往能力等方面就被生动地记录下来，既有利于激励学生不断地挑战自我，不断地成长、进步，提高自己的能力与水平，也有利于在未来的就业中，让用人单位能对学生的表现一目了然，增加学生的就业成功机会。

三、以就业为导向打造档案特色

要展现学生特色以彰显档案工作的特色，这样有利于增强档案的吸引力，并更好地展现学生的风采，从而提高大学生的就业成功率。大学生的档案要尽可能地把学生的个性与独有价值体现出来，这有利于用人单位的抉择，会为大学生的职业生涯打下良好的基础。在每年的毕业就业季，求职的大学生数量惊人，投递的檔案也不计其数。试想一下，面对大量的档案，如果这些都千人一面，用人单位会认真地审阅吗？在这种情况下，档案工作就要研究怎样突出个人特色，要通过展现学生特色来凸显档案特色。这样，在众多的令人眼花缭乱的档案中，这种不同的表现会使一些档案让用人单位眼前一亮，进而详细地了解档案内容，增加学生就业成功的可能性。为达此目的，第一，要使档案工作具有明确的分类机制，即针对不同的学生采用不同的框架式分类，在此基础上根据学生情况突出学生特色和学生档案特色。第二，可以增加学生特色分析这个项目，在档案中让人一目了然地了解学生的特点和优势，然后在具体的栏目中给予数据支持。第三，充分利用好毕业表上学生的“特长”栏，要利用好这个栏目，充分展现学生的特长，突出学生的知识优势、能力优势与兴趣爱好，体现学生的特色。

（作者简介：刘阳，男，本科，吉林省高等学校毕业生就业指导中心，研究方向：大学生就业指导与档案管理）（责任编辑 刘冬杨）