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以档案管理促就业服务的探索

2020-06-29刘阳

参花(下) 2020年7期
关键词:档案就业高校

摘要:档案工作在大学生就业过程中具有重要的推动作用,要充分发挥以档案管理促就业服务的作用,就要以就业为导向创新档案管理职能,创建档案管理模式,打造档案特色。

关键词:高校 就业 档案

大学生就业工作是高等教育的重要工作之一,也是教育行政部门的中心工作。要完成好这项工作需要各方面、各部门发挥其应有的作用,其中,档案工作在促进大学生就业方面也具有重要的作用。随着高等教育的“并轨”,大众教育逐渐取代了精英教育,大学生数量越来越多,档案数量也相应增加。在大学生就业过程中,档案是不可或缺的一项重要内容。作为档案管理工作者,只有提高对高校的学生档案重要性的认识,才能以优质高效的档案管理服务于大学生就业工作,促进大学生就业工作。

一、以就业为导向创新档案管理职能

高校的大学生档案收录资料主要包括学生的学籍、成绩单与党员或团员材料等,这样的档案模式是长期延续下来的,当然有其合理性。但是,如果从有利于大学生就业这个角度看,这种档案形式就显得片面、单一了。为了发挥档案对就业的促进作用,档案管理人员应该更新观念,把档案建设与管理中学生的主体地位凸显出来,档案管理教师与学校等部门要强化服务职能,围绕学生的就业做好服务。无论是高校的档案管理人员,还是教育行政部门的档案管理工作者都要及时地转变工作职能,把以强化档案服务促进就业作为中心工作,以档案管理创新带动大学生就业工作。要把“服务就业”作为工作的指南,确保档案中充分展现学生的知识、能力、成绩等,同时保证档案的严肃性与机密性。还要教育学生,使他们知道档案对他们未来就业甚至整个职业生涯的重要性,增强学生的档案意识,让他们用实际行动“建设”自己的档案。

二、以就业为导向创建档案管理模式

为了让档案工作更好地服务于大学生就业,就要避免以往工作存在的弊端。首要注意的就是档案的“一言堂”问题,即长期以来档案工作中的“报喜不报忧”现象。只要学生没有违纪现象,那么,档案工作就按固定的程序固定的语言进行“空白”的“填写”,由于这种档案缺乏生动的个性,所以用人单位一般也不会重视。这种档案很难从中了解到学生的在校表现,对其个性、特长等情况的记录也不够明晰。这样既无法帮助用人单位更好地了解学生,从而促进就业,也无法使档案发挥对学生的激励作用。因此要注意改变单一、保守的传统档案模式。随着科学技术的不断进步和国民经济的日益发展,整个社会都发生了翻天覆地的变化,传统的档案管理模式也应当与时俱进。高校档案管理与教育行政部门的档案管理要在保持档案真实性、严谨性的基础上,凸显档案的灵活性。要记录学生的表现。并以此逐渐地形成规范性与灵活性并重的档案管理模式。

为了使档案工作更好地促进大学生就业工作,除了要注意上述问题外,还要对大学生档案材料构成做出调整与充实。要保留对大学生基本信息的录入和原来档案中的合理成分,在此基础上增加能反映学生在校表现的归档材料。可以以学期为单位,把学生在学期内的表现细化记录并归档。对于原有的档案内容与新增的档案内容的关系要进行梳理。原有档案在内容上涵盖了学生的学习状况、品德状况、人际状况、能力状况等,这一内容可以作为档案的骨架而存在。归档时,在此内容框架内,以学期为单位进行填充。这样,在每个学期,学生的学习、品德、交往能力等方面就被生动地记录下来,既有利于激励学生不断地挑战自我,不断地成长、进步,提高自己的能力与水平,也有利于在未来的就业中,让用人单位能对学生的表现一目了然,增加学生的就业成功机会。

三、以就业为导向打造档案特色

要展现学生特色以彰显档案工作的特色,这样有利于增强档案的吸引力,并更好地展现学生的风采,从而提高大学生的就业成功率。大学生的档案要尽可能地把学生的个性与独有价值体现出来,这有利于用人单位的抉择,会为大学生的职业生涯打下良好的基础。在每年的毕业就业季,求职的大学生数量惊人,投递的檔案也不计其数。试想一下,面对大量的档案,如果这些都千人一面,用人单位会认真地审阅吗?在这种情况下,档案工作就要研究怎样突出个人特色,要通过展现学生特色来凸显档案特色。这样,在众多的令人眼花缭乱的档案中,这种不同的表现会使一些档案让用人单位眼前一亮,进而详细地了解档案内容,增加学生就业成功的可能性。为达此目的,第一,要使档案工作具有明确的分类机制,即针对不同的学生采用不同的框架式分类,在此基础上根据学生情况突出学生特色和学生档案特色。第二,可以增加学生特色分析这个项目,在档案中让人一目了然地了解学生的特点和优势,然后在具体的栏目中给予数据支持。第三,充分利用好毕业表上学生的“特长”栏,要利用好这个栏目,充分展现学生的特长,突出学生的知识优势、能力优势与兴趣爱好,体现学生的特色。

(作者简介:刘阳,男,本科,吉林省高等学校毕业生就业指导中心,研究方向:大学生就业指导与档案管理)(责任编辑 刘冬杨)

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