数字化时代档案管理的创新路径研究

张军

摘要：随着数字化时代的来临，各行各业都要致力于改革创新，对于档案管理人员来说，档案管理工作也必须要与时俱进，采取更好的创新方法和创新路径，从而提高档案管理的效率和质量。本文针对数字化时代的档案管理特点，探讨档案管理现存的问题，进而重点分析了数字化时代档案管理的创新路径，希望可以为今后的档案管理工作提供借鉴。

关键词：数字化;档案管理;创新

在信息技术快速发展的今天，大数据和云计算等新技术层出不穷，越来越多领域受到数字化时代的冲击，我们必须要重视数字化带来的挑战，寻找数字化时代的新机遇。档案管理工作虽然已经进入新阶段，但对如何利用数字化技术，如何采取数字化管理方案依然不明确，所以，档案管理工作必须要进行转型升级，思考更加富有质量的管理技术和方法。

1数字化时代档案管理的新特征

1.1侧重数字档案

数字化时代档案的存储方式更加侧重数字形式，所以，数字档案成为档案内容的主要形式。目前，在档案管理过程中，纸质档案的数量不断减少，数字档案的数量不断增多。其主要原因在于数字档案便于储存、管理、利用，不仅可以节省档案储存的空间，也能进一步提高档案管理的效率，在需要利用档案的时候可以更加方便的进行调阅。和数字档案同步发展的还有数字化管理设备和系统，包括计算机系统等，这些设备系统的应用也为数字档案的发展奠定了基础[1]。

1.2突出收集利用

以往档案管理侧重的是如何进行整理和保管，档案管理人员的工作重心也在这两个方面，在数字化时代，档案管理更加关注如何进行收集利用。在数字技术日益成熟的今天，档案的整理和保管已经有特定的流程和方案，无需花费太多人力物力即可进行快速整理，实现智能保管。所以，档案管理人员开始将档案管理的重心放在档案的收集利用上[2]。数字化档案的收集和利用讲求效率，所以，在档案收集利用过程中，管理人员希望通过便捷的收集利用方式，加大档案价值的开发力度，提高档案的利用效果。

1.3关注数据安全

传统纸质档案的安全管理重点是防火、防盗、防潮等“九防”，数字化时代，档案管理更多以数字档案的形式进行收集利用，所以，档案管理更加关注数据安全，一方面，档案管理人员更加关注数字形态储存的完整性，对档案各方面信息进行全面检查，确保档案数据要素无一缺失;另一方面，档案管理人员要更加关注档案存储过程中的安全性，通过档案管理安全体系和安全保护技术，确保档案数据安全。

2数字化时代档案管理现存的问题

2.1归档缺乏统一标准

数字化时代，档案管理工作显得更加便捷，这也导致档案归档的方式方法越来越多，很难形成统一的归档标准。一方面，在档案的归档范围上，档案资料的归档内容是否应该包含新内容、新形式，成为档案管理人员十分关注的问题。传统档案归档一般会将文字档案、图片档案、视频档案进行归档，归档的类别十分清楚，但是在数字化时代，档案处理的过程和业务信息流程也具备归档属性，对于这一类信息是否需要归档，目前很多档案管理人员在工作中依然难以做出科学决定[3]。另一方面，数字档案归档的形式多为数据，不同档案管理单位的数据形式和档案管理系统各不相同，在归档过程中很难形成一种普遍、通用的归档方式，阻碍了档案的进一步交流和利用。

2.2安全缺乏有效保障

计算机网络可以给档案管理带来方便，同时也给档案管理工作带来了威胁。特别是在大数据、云计算等先进技术快速发展的新时代，我们利用数字技术进行档案管理的同时，也不可避免的受到各类安全威胁。网络病毒、系统漏洞、管理漏洞等安全问题不容忽视，对于一些关键、重要的档案资料，一旦发生安全问题，便会造成十分严重的后果。目前，由于我国档案管理尚未形成统一标准和管理模式，导致数字档案安全管理缺乏有效保障。此外，数字档案的真实性问题也是不容忽视的问题之一。由于数字档案具备快速复制、快速更改等特征，如果没有做好充分的安全保障，数字档案很容易被修改和破坏，档案的真实性难以得到有效保证。因此，要想提高数字档案的安全性，必须要加强档案的管理工作。

2.3队伍缺乏专业人才

目前，我国从事档案管理工作的人才素质整体偏低，造成这种现象的原因是多方面的，一方面，许多单位、部门、企业对档案管理工作存在认知偏差，认为档案管理是组织内无足轻重的工作，所以，委派一些素质较低的人参与档案管理工作，对档案管理工作的质量好坏漠不关心;另一方面，档案管理工作的专业人才本身较为缺乏，由于档案管理工作较为枯燥，难出成绩，所以，愿意投身档案管理工作的年轻人越来越少，档案管理专业人才面临断层的窘境。所以，从总体上看，我国档案管理专业人才依然较为缺乏。在数字化时代，数字档案为主的局面下，档案管理工作要求更高，许多档案管理人员无法适应新型管理系统和方式，影响了档案管理工作的发展和进步[4]。

3信息化背景下档案管理创新路径分析

3.1确立档案管理统一标准

档案管理缺乏统一标准的解决之策在于为不同行业、不同组织的档案管理制定符合其实际的档案管理统一标准。可以通过行业协会或召开档案管理协商会议等形式，将档案管理的各项规章制度确定下来。同时，国家要根据档案管理工作的实际情况以及未来发展趋势，对档案管理工作的管理標准进行法规化干预。数字时代档案管理的统一标准要集中在管理的思路、方法、流程之上，进一步提高档案管理的标准化水平，在此基础上，为档案管理人员提供更加便捷的档案收集、整理、分析、归档、利用流程。档案标准要符合统一标准、适当变化的原则，以提高档案管理的利用效果。

3.2构建档案信息安全体系

档案信息安全管理可以看成一个体系，首先，要从思想上树立档案信息安全观念，不论是档案管理的单位、企业，还是档案管理的工作人员，都要从思想上重视档案管理工作，将档案管理工作视为组织内部运转必不可少的一个环节，制定档案管理规章制度，按照国家档案管理规范，严格遵守《网络安全法》《国家保密法》和《各级档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等法律法规进行规范化管理。其次，根据我国规定的信息安全保护标准，根据组织内档案管理的保护标准，根据“同步规划、同步设计、同步实施”的要求进行严格管理。再次，要采取有效的档案管理安全技术，例如数字签名就是保证档案信息安全有效的有效方式，可以通过构建电子档案安全认证系统，确保电子档案的数据真实可靠，且不同意遭到不法篡改，该技术的原理在于电子档案经过摘要算法生产摘要，SHA1算法算出摘要信息的hash值，利用私钥对hash值进行非对称加密，签名完成，把算出来的hash值和使用公钥解密出来的hash值进行比对，两者相匹配则验证签名成功，不然失败。签名认证中心的核心作用是签发和管理数字证书[5]。

4 结语

数字化时代档案管理工作要顺应时代发展，结合档案管理工作的实际情况，对档案管理的流程和方法进行重新审视。本文针对数字化时代档案管理工作进行了探讨，明确了数字化时代档案管理工作的特点，并对档案管理工作现存问题进行了总结，提出了档案管理工作的创新路径，希望可以为今后的档案管理工作提供参考。

参考文献：

[1]郭世华.新时代图书馆古籍档案保护管理研究[J].档案管理，2020（01）：38-39.

[2]任杰.数字化视域下图书博物档案的资源整合研究[J].档案管理，2020（01）：46.

[3]于荧荧.数字档案的存储难点及解决方案[J].山东档案，2019（06）：64.

[4]朱曼丽.医院图书、档案信息资源融合式服务探讨[J].城建档案，2020（03）：80.

[5]张丽平.档案图书管理的信息化建设问题比较[J].办公室业务，2020（05）：7.