科技战“疫”下高校财务智能报销流程优化的几点设想

傅小敬

在疫情背景下，在信息化大爆炸的时代，高校也突破固有思路，实现教师线上教学，把课堂从教室搬到互联网；行政人员远程办公，QQ、微信各个平台利用起来，为教育事业服好务。高校财务部门聚焦于会计信息生产和使用，在会计信息的生产和使用过程中，需要大量面对面的线下操作和管控，包括人与人的交流沟通、物品的交换。新冠肺炎的出现被迫中断了财务管控流程中的面对面线下流程，迫切要求财务部门更多地采用新思路、新技术来面对迎接疫情的挑战。因此，在战“疫”背景下对高校财务报销流程进行优化有一定的理论和现实意义。

一、高校财务报销的现状-以S大学为例分析

近年来，高等学校教育经费呈逐年递增趋势，S高校2017经费支出37.57亿元，2018是41.30亿元，2019是44.68亿元，经济业务数量也随之逐年增长，S大学2017凭证量177880张，2018年是180898张，2019年是190691张。增长趋势如图1、图2所示：

图1 2017—2019年S大学年经费支出趋势图(数据来源：S大学2017-2019年决算报表)

与此同时，财务报销票据种类繁多，发票无纸化带来的电子发票报销数量的大幅增长，公务卡的全面推行，一笔报销业务往往会有多笔公务卡刷卡信息和还款信息、多笔电子发票认证信息、无现金汇款单位详细信息以及无现金打卡信息等，财务工作人员在接到预约报销单后需逐笔核对每一条信息是否准确，工作量大，造成财务人力资源浪费，影响财务管理与服务水平。另一方面，由于信息不对称，高校财务报销规定及相关制度的宣传普及不到位，信息传递方式有限，广大师生对财务报销流程的了解程度不能及时更新，容易使报销业务复杂化，降低报销效率，加大师生和财务工作人员之间的矛盾，容易引起全校师生对财务工作的不满，不利于财务工作开展。

图2 2017—2019年S大学凭证量趋势图（数据来源：S大学2017-2019工作量统计）

前台报销工作的激增，财务人员需求量变大，但高校招录体制无法满足财务处所需员工数量，高校现有财务人员配备不到位，只得依靠外聘人员，S高校前台报销人员共17人，外聘职工数量占总报销职工数量的52.94%，其中正式在编在岗职工8人，外聘招录人员9人。见图3。

图3 外聘人员前台审核职工占比图(数据来源：S大学报账大厅人员数)

外聘人员的职业判断能力相对不高，而财务工作量繁重，每天要办理上百笔报销业务，需要及时高效地审核各类原始凭证，对报销业务的真实、合规和完整性做出快速、准确的判断，这就要求财务人员具备较高的业务素质、熟练的业务技能和良好的沟通能力。特别是随着信息化水平的提高，财务软件不断更新升级，政府会计制度的改革，更需要财务人员具备较高的业务技能和综合能力，这与现实财务环境存在一定差距。

二、疫情下高校财务报销中存在的主要问题——以S大学为例分析

疫情突袭，为做好疫情防控工作，根据学校疫情防控指挥部的通知精神，人与人之间实现零接触。零接触对高校财务传统流程中诸多日常运行工作产生了极大影响，S大学财务处被迫调整了寒假期间值班工作安排。

传统报销方式流程在疫情面前显露出其突出的问题：1.日常报销必然面对纸质票据：原始发票、报销汇总表、凭证、文档等，这些都是传递病毒的有效介质；2.报账大厅是一个流动性强、往来密集频繁的场所，报销人员和审核人员面对面的密切接触，也增加了感染风险；3.目前的报销程序，需要大量的面对面审批：经费负责人、验收人、经办人，增加了人与人接触的机会，不利于疫情防控，增加传染风险。

目前报销流程方式，面对新冠病毒的肆虐，无防范能力，中断了S大学财务处正常工作安排，在疫情严重期间，师生无法实现正常报销。面对紧急资金支付情况，特事特办，党员同志冲锋在前，全力做好个人防护和环境消杀，确保零星现场业务安全健康。全面实施“自助收退单机”，实现无接触式收退报销凭证，财务人员每天定时收取和退回自助收退单机的报销单并进行消毒处理，增加QQ、微信和电话等线上值班人员，强化线上咨询服务力量，及时解决师生财务报销问题。但是仍有些业务只能推迟办理，这是在一贯的操作思维下没有遇到过的，为保证“停课不停学”和疫情防控工作的推进，必须确保费用报销和收付款等财务工作正常进行，传统的报销方式要实现零接触，基本不可能。

三、优化智能报销流程的设想

为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据最新财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），已经给我们提供了制度规范。这一制度的出台，为我们全力推行无纸化报销提供了有力的制度保障，即未来可以实现仅使用电子票据即可直接报销，不需要将电子发票打印出来。

关于电子发票报销的设想如下：全国电子发票完全普及化，绝大部分经济业务全部实现自动开具电子发票并进入报销人电子发票归集卡包，类似现在已经在用的微信和支付宝卡包发票收集功能，报销人根据自己的经济业务实质，选择预先设定好的发票抬头自动进入报销人卡包。S大学智能财务报销系统可以自动归集报销人发票卡包里面的S大学的发票抬头，并进入未报销发票卡包，避免报销人遗忘部分电子发票，报销人即可根据发票选择相应的项目报销，改变以往填报报销系统模式——先项目，再发票。而真正实现以经济业务即票据定项目报销的模式，顺向思维，方便报销人理解。同时除了选定报销的经济业务外，不在额外填写金额，智能财务报销系统可自动提取发票金额，这减轻了报销人汇总各类发票金额的负担和出错的可能性。同时一旦选择相应电子发票进入报销系统，该电子发票则进行自动标识分类，进入待报销发票卡包。当财务审核人员通过审核后，电子发票即报销完成，自动反馈到报销人系统，并在报销人发票卡包里转移到已报销电子发票卡包里，这样既避免了报销人对电子发票的无意重复报销，同时避免了报销人遗漏报销事情的发生，有利于报销人掌握自己电子发票报销的痕迹。发票走向一目了然，如图4：

图4 电子发票走向图

同时在支付方式上，若报销人选择对公支付，智能报销系统可自动提取发票信息，对公网银则自动提取销售方户名开户行及银行账号信息，减轻报销人繁琐的录入银行信息负担，并杜绝录入错误，提高资金支付正确率，减少银行退单数量。对私网银或公务卡支付自动对应支付者信息。另一方面，手续完成后的报销单自动按时间顺序进入财务报销前台审核提取系统，前台审核人员则可提取到完善的电子报销单，在熟悉的借贷金额上可以调看到关联的电子发票，方便前台审核人员进行审核，这样绝对的保证了财务报销金额和发票金额的一致性，减轻了财务人员的人工逐一核对的工作量，同时也减少了后期装订及保存纸质材料的人工消耗，更方便在查询时可以随时调阅电子信息。同时对公网银户名账号的自动提取也减轻了审核人员的核对的工作量。出纳人员的工作被智能系统所替代。

关于电子签名系统的设想如下：纸质报销汇总单取消，不再局限于亲笔签字，而使用电子签名系统，电子签名系统根据报销人选择的报销项目后，完善提交报销单后，根据报销人的指定，涉及物品报销的推送到指定验收人处（非物品报销自动省略此步骤），智能财务报销系统可根据报销人选择的报销模块自动加载，例如现在的日常报销、酬金报销，日常报销模块则自动加载验收人环节，其他模块则自动推送到项目负责人处。项目负责人登录智能财务报销系统，则可以按时间顺序等查看推送到项目负责人处需确认的报销单，项目负责人可以清晰查看到报销人填报关联的电子发票和支付方式。并对其真实性合规性进行审核，然后确认是否从该项目中开支。当项目负责人确认后，即可成功推送到财务处审核处。这样自助式投递机得以节省，并免去了老师来回跑投递点的麻烦，为老师做科研争取了有效时间。

等待财务处前台审核人员审核做账完成后，即按物流信息对负责人、验收人、报销人（经办人）进行信息反馈，包括短信反馈以及智能财务报销系统物流信息的完整反馈，利于相关报销人掌握报销情况。

若电子发票以及电子签名系统的设想达成，财务审核人员审核后，则只需进一步复核人员确认后，则财务支付系统实现自动支付，智能财务系统内部可以实现各个环节的监测，经办人、验收人、负责人、审核人、复核人的分离，避免岗位不分离，财务造假的出现。只有达到各个分离，智能财务系统才会启动自动支付。这样就取消了传统的审核-复核-出纳模式，全新的审核-复核模式，就可把资金准确无误的支付到报销人选择的支付方式中去，减轻了财务人员的压力，同时人力资源得到有效分配，更多投入到财务管理工作中，实现财务报销高效运行，工作质量提升，为全校师生提供最满意的报销服务。新构建的财务报销流程如图5所示：

图5 新财务报销流程图

通过构建智能财务报销系统，实现了高校财务报账信息实时化、电子签批、电子票据的财务报账新模式，提高了工作效率和服务质量。现行的财务报销系统只需要充分利用“互联网+”打造高校财务 APP平台、引入电子签批系统，实现电子发票无纸化报销，将物流式报账系统建设成全方位、多途径、真正方便快捷高效的财务平台，使高校财务管理工作整体向信息化、智能化发展。这是现今新冠疫情来袭的迫切要求，也是未来的智能财务系统发展的必然趋势，家里办公、网上办公、无接触式办公指日可待。