乡镇卫生院档案标准化管理刍议

摘要：档案标准化管理是实现乡镇卫生院现代化管理的必由之路。本文分析了当前乡镇卫生院档案管理存在的问题，并提出了四点建议措施，即一、树立档案标准化管理意识;二、构建档案标准化管理机制;三、推进档案管理信息化建设;四、重视档案管理专业人才培养。对推进我国乡镇卫生院档案标准化管理建设有一定参考价值。

Abstract： Standardized file management is the only way to realize the modernization management of township hospitals. This article analyzes the current problems in the file management of township hospitals， and puts forward four recommended measures， namely， establishing a file standardization management awareness， building a file standardization management mechanism， promoting the file management informatization construction， and paying attention to training of professionals in file management. It has certain reference value to promote the standardization management of files in township hospitals in China.

关键词：乡镇卫生院;档案;标准化;管理

Key words： township hospitals;files;standardization;management

中图分类号：G271                                        文献标识码：A                                  文章编号：1006-4311（2020）15-0091-02

0  引言

乡镇卫生院在社会公共服务体系中具有着重要的基础性地位，承担着预防保健、基本医疗、卫生监督、健康教育、计划生育指导等各项卫生工作。卫生院档案作为记录这些工作的重要载体，包含着医疗卫生经营、管理活动、临床观测数据等众多极具价值的信息，是重要的信息数据，支持卫生院日常工作开展中的重要信息数据。在当前社会“信息爆炸”的背景下，加强乡镇卫生院档案标准化管理，对档案数据信息进行整理、分类、保存，有助于对卫生院重要信息资源实施有效管理;有助于对卫生院档案资料的有效整合与合理使用，使档案资源的重要价值得以充分发挥;有助于卫生院未来开展科学的统筹规划;有助于有效保障患者及医护人员的个人隐私和合法权益，提升基层卫生院管理层次的必要途径。随着我国医疗改革不断深入，乡镇卫生院档案管理工作的方法和规范化显得愈发重要，相关管理人员需要对此有清晰的认识，强化自身的责任感，在卫生院日常档案管理中不断进行创新探索，加快实现乡镇卫生院档案标准化这一目标。

1  乡镇卫生院档案日常管理中存在的问题

1.1 档案意识不强

当前我国很多基层卫生院的管理人员对档案的认识不够，不能充分认识到档案工作对于乡镇卫生院管理的重要性及必要性。因为重视程度不够，从而导致卫生院档案信息资源开发欠缺、利用率较低，不能使档案的信息价值得到发挥，甚至出现重要档案材料缺失等现象。由此，不免出现掌握情况和管控措施不合理的情况。

1.2 档案管理制度不完善

我国大部分乡镇卫生院的医疗、人事、党务、行政、财务、后勤等管理制度相对完备，但涉及档案管理的相关制度却乏善可陈。对乡镇卫生院目标管理考核的具体方案进行分析，会发现一般都不会将档案管理情况纳入目标考核，以致档案收集工作缺乏规范，工作开展混乱、效率不高，甚至出现档案不齐全的情况。

1.3 档案管理人员业务能力欠佳

在乡镇卫生院的人力资源建设中，一线医護人员的素质提高和继续教育一般较受重视，而档案管理人员业务能力提高却缺乏应有的重视。乡镇卫生院档案管理人员的业务进修学习的机会较少，导致档案管理工作还停留在沿袭前人的经验上，管理意识和管理水平不能与时俱进，创新活力匮乏，与时代发展的要求相脱节。

1.4 档案管理信息化程度不够

长久以来，乡镇卫生院所获得的资源条件有限，外加对档案工作不重视，导致档案管理硬件条件欠缺，与档案保管标准相差甚远。很大一部分乡镇卫生院档案管理设备老旧，管理方法、技术落后，限制了档案管理水平提升。大数据、物联网和云计算技术未得以有效普及，档案搜集和检索手段还较为原始，信息量较小，一定程度商影响了档案资源的收集、利用和开发。

2  乡镇卫生院档案标准化管理的对策与措施

2.1 牢固树立档案标准化管理的意识

首先，乡镇卫生院的管理者应对档案资源的重要价值和意义充分认识，牢固树立档案标准化管理的意识;其次，还要有意识的培养档案管理人员的服务意识、使用意识和管理意识;再次，将档案标准化管理列为卫生院日常管理工作以及未来发展的重要工作内容，帮助实现卫生院全员档案意识的养成，使各个部门都能理解卫生院档案管理工作的重要性并提供支持。

2.2 构建完善档案标准化管理相关机制

首先，乡镇卫生院应构建涵盖卫生院档案管理各项工作的标准化的档案管理制度体系，并要求相关档案管理人员严格遵循规则制度开展各项工作。例如，建立符合卫生院实际情况的《××档案保管制度》、《档案管理人员岗位职责制度》、《档案工作操作流程标准》等。明确档案管理人员及各部门职责，为各部门档案的形成、整理等提供可参考依据。档案管理一方面应融入日常工作中，另一方面也要定期整理，及时更新，实行动态管理，以防出现空档、死档情况。要科学运用档案，每季度、每年从局部到整体对档案就行更新、增补内容和档案分析。档案要专人、专室、专柜、分类、分层保存。

其次，乡镇卫生院应理顺内部管理架构，明确档案室在卫生院中档案管理的职能地位，明确各岗位在档案工作中的实际作用，真正使档案管理实现从各自为政的分散模式向协调统一的集中模式转变，从而完善卫生院档案的保管和档案信息的综合开发工作。

最后，乡镇卫生院应成立档案质量专家督导组，周期性地组织开展针对卫生院档案管理工作质量的考核评估，并对发现的问题提出相应的整改意见和建议。卫生院根据评估督导组出具的评价结果，依照规章对档案管理人员进行适当的奖惩，实现人员工作行为管理的标准化。

2.3 推进档案管理信息化建设

信息技术的进步催生了数字化档案的诞生。数字化档案改变了以往人们对纸质档案的传统感观与刻板印象，使档案管理工作进入了集音、声、图、文、视为一体的多媒体时代，不仅能以迅速、灵活、智能的方式满足不同层次档案管理的需求，还能大大降低档案管理对基础工作环境的要求和成本。乡镇卫生院应顺应现代社会信息化大势，加强数字化档案建设，推进档案管理相关工作的信息化。首先，必须加大资金投入，打造一套功能齐全、运行流畅的信息化档案管理硬件设备系统，奠定数字化档案硬件基础，提高工作效率。其次，制定数字化档案建立标准，采用国际、国家相关标准开展档案信息的采集、录入、归档工作，从而规范档案建立、保存流程。最后，建立覆盖全院、乃至地区性的医疗卫生档案资源共享平台，实现部门之间、卫生院/医院之间、区域之间档案资源库的共建、共享，这样既满足了档案使用者的需求，又提高了档案的资源利用率。

2.4 重视档案管理相关专业人才培养

档案管理人员的业务能力和专业素养是实现档案标准化管理的关键。乡镇卫生院应建立针对档案管理相关人才的培养计划并贯彻落实。首先，在引进选聘档案人才方面，卫生院应结合实际提供相对较高的薪资和福利待遇，以吸引更多专业对口的大学毕业生及有相关工作经验和业务能力的人才前来就职，一定程度上保证档案管理工作人员的专业化。其次，在档案人才的职业发展与培训方面，卫生院应尽可能地创造专业培训、进修学习、行业交流、继续教育等机会，不断提高现有档案管理人员的业务能力和知识水平。最后，卫生院应建立相应的档案人员晋升激励机制，将档案管理人员的工作绩效与薪资评定、职务职称晋升等方面相挂钩，以起到引导和督促作用。

3  结语

档案资料对于乡镇卫生院建设发展的重要性不言而喻。档案标准化管理是提升档案管理层次的必由之路，从标准化入手全面提高档案管理质量，从而提升基层医疗卫生服务水平。乡镇卫生院在实际管理工作中，要落实各部门的档案管理责任，建立有效的档案管理工作机制，从根本上充分开发应用档案资源利用价值。立足乡镇卫生院保健、基本医疗、卫生监督、健康教育、计划生育指导等各项实际工作情况，确保管理人员、管理措施、管理设备和管理办法等标准化、现代化，为乡镇卫生院全面践行可持续发展目标创设良好的管理条件。

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作者简介：谭晓梅（1969-），女，江苏淮安人，大专，盱眙县旧铺卫生院院长，助理馆员，研究方向为公共卫生、档案管理。