浅谈新公共服务理论下水利工程档案管理

唐灵辉

【摘 要】水利工程通过人工修建大坝、水提、大闸等各种形式的水工建筑来控制和调配自然界的水资源，使人们的日常生活和工业生产得到满足。水利工程档案是水利工程的“黑匣子”，记录着水利工程建设的各个环节，对水利工程的质量评估与监督发挥着重要的作用。在新公共服務理论的背景下，水利工程档案管理服务应突破以往传统的、单一的记录仪形象，朝着现代化、数字化发展，更好的服务于公民。近些年来，国家对水利工程建设的支持力度不断加大、水利工程项目数量日益增多、计算机互联网的快速发展和城市的供水管理等新的水务工程项目增多使得水利工程档案管理更加复杂、质量要求更高。本文阐述了在新公共服务理论背景下的水利工程档案管理的重要性，指出了现今档案管理存在的问题并提出档案管理工作改进的建议。

【关键词】水利工程;档案管理;重要性;问题;改进建议

1.水利工程档案管理的重要性

水利建设能够帮助人民利用自然资源进行社会生产活动并防止自然灾害的发生。而水利档案通过文字、声像、图片的形式记录水利工程建设的全过程，具有很高的利用价值。首先，纵观整个水利工程建设，从前期工程准备、合同签订、项目实施到工程竣工验收，水利档案作为重要的信息资料记载宝库不但能知道水利设施的运行、管理和维护，还能对水利设施进行科学技术研究。其次，当年代久远的水利工程无法满足当今水利服务需求时，原有的水利档案中数据信息、技术指标、水文气象等文献和声像资料可以帮助对效率低下的水利工程重建和改造。

2.新公共服务理论的基本概念

新公共服务理论是由美国亚利桑那州立大学的登哈特夫妇提出，强调公民参与意愿。新公共服务理论的核心在于“服务”，指出政府应该从控制地位的掌舵者转变成为人民问题解决的服务者。政府或者公务员的首要任务是帮助公民明确表达意愿并实现他们的公共利益，从群众的角度出发，为群众解决问题，并引导群众树立正确的社会观、价值观。新公共服务理念的提出要求档案管理要服务公共利益，提升档案管理服务水平，加大档案管理的文献数据共享，为公 民提供真实的可信赖的水利工程信息。

3.新公共服务理论下水利工程档案管理存在的问题

3.1 水利工程档案管理体制不健全

水利工程档案管理行业起步晚，发展缓慢，自八十年代后，水利工程档案管理慢慢受到重视，国家和地方政府针对水利档案管理工作出台了许多文件进行规范化管理。但对比其他行业，水利工程档案管理工作仍然缺乏科学、完整、系统可行的管理规章制度，无法高效率地对相关单位及工作人员的行为进行规范约束。水利工程档案存放分散，文献数据丢失遗漏现象经常发生，造成工程档案资料残缺不齐，质量良莠不齐，为工程档案的利用与评鉴带来了阻碍。同时，水利工程档案管理的定制与落实只有相关部门的参与，缺少与民众的互动，未解决公民对水利工程档案的实际需求。

3.2 水利工程档案管理的重要性意识不充足

工程主管领导、技术施工人员和档案管理人员对水利工程档案管理的重要性存在认识不足的问题。工程主管领导在日常工作建设中，忽视了水利工程档案的日常管理，导致档案管理没有专职人员负责，缺乏严格的层级管理。施工技术人员没有及时记录在施工过程中的新技术、新工艺，导致档案管理人员无法及时进行档案备案。档案管理人员只运用传统的手段去整理、收集和存档，没有质疑处理的档案的数据真实性，造成了很多档案资料的缺失和疏漏，消减了档案管理服务的质量。

3.3 水利工程档案管理人员业务水平不高

大部分档案管理人员并不是专门选拔，而是由建设单位临时抽派。被抽派的档案管理人员缺乏档案管理的专业知识和培训，不熟悉档案管理的规范、标准和要求，管理业务水平能力偏低。并且，大多数档案管理人员缺少水利建设专业知识，不熟悉工程建设的流程，无法判断哪些资料有收集价值，不能做到科学准确及时的进行档案资料分类。当工程建设领导和技术人员需要查阅资料时，档案管理人员不仅无法有导向性地提供文字、图片、声像材料，更不能利用存档资料帮助工程建设创新。

3.4 水利工程档案管理的数字化进程落后

随着计算机和互联网的兴起和水利工程建设的快速发展，传统的纸质档案存在很多的弊端，比如纸质文件不容易保存极易损坏，需要专门的档案管理室存档，文献搜索手续复杂且速度慢，保管维护工作量巨大。当工程建设人员需要查阅档案资源时，他们会放弃从档案室调取资料而直接通过网络查询的方式寻找相关资源。水利工程档案管理室缺少资金投入，不足以采购高端的电子设备和网络基础设备，无法为信息化、数字化建设提供底座基础。新公共服务理论指出，政府服务部门应该为公民提供丰富的产品资源和最大限度的提高产品的利用率。现有传统的档案管理服务并不符合为公民服务，解决公民问题的理念，水利档案数字化进程落后问题亟待解决。

4.新公共服务理论下水利工程档案管理服务改进的措施

4.1 完善水利工程档案管理工作制度

水利工程建设部门要结合档案管理法律法规和工程建设管理条例，规范化管理水利工程档案管理工作。水利建设工程主管领导需要落实档案收集管理各个责任主体，实现专人专职，做到一级抓一级、层层抓落实。保证工程档案资料能够及时归档并合理保存。此外，水利工程档案管理相关部门还可以加强与群众的互动，引导群众加入水利工程档案监督工作，公开不涉密资料，发挥公众监督价值，同时为水利事业发展献计献策。

4.2 增强水利工程档案管理的重要性意识

增强水利工程档案管理的重要性意识需要抓三个方面：工程主管领导、施工技术人员、档案管理人员。为了加强主管领导的重视，政府部门可以把水利工程建设建档、升级工作列为先进单位和领导政绩考核条件。水利工程施工技术人员在根据不同的地理条件创造新技术、新工艺的同时需要及时详细记录在水利工程档案中，使得水利工程档案更具有历史参考价值。同时，水利部门档案管理人员要有高度的敬业精神，对于水利工程建设的各个环节数据的收集和保存，要切实做到认真、严谨、细致，确保不出现丝毫纰漏。水利建设相关部门应根据新公共服务理论重视群众而不只是生产率，要思考如何利用相关信息、技术资源为群众创造价值，解决问题。

4.3 提高档案管理人员的综合素养

新公共服务理论中强调的一点是人才而不是组织的效率，在网络技术飞速发展的当下，数字化进程越来越快，水利工程档案管理工作需要更多高学历、高素质的专业性人才，使得水利工程档案管理工作能够满足水利工程建设的快速发展需求。第一，针对水利工程档案部门都是通过各个部门借调而来的问题，水利工程档案管理单位应该重视人才的引进，通过提高工资待遇、福利待遇吸引高技术人才。第二，档案管理部门可以对工程档案管理人员进行继续教育，提升学历，提高工作人员的综合素质。第三，还需要对档案管理工作人员进行服务培训，使档案管理人员在领导或者是工程技术人员在查阅资料时，能够热情、尽职的服务。

4.4 推进水利工程档案管理数字化建设

现在传统的水利工程档案管理工作主要是依靠纸质档案进行，但是纸质档案不方便保存和查阅。而档案管理数字化建设可以解决纸质档案的缺陷，实现水利工程档案信息资源的社会共享，借阅和调档不再受时间和空间的限制。首先，政府部门应该提高对档案管理部门的重视，为档案管理部门设置专项资金用来采购高端的电子设备和网络基础设备，利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等到新技术把各种载体的水里档案资源转化为数字档案信息。其次，按照新公共服务理论的原则，以满足公众需求为目标，档案管理室可以将利用率高的水利工程档案、能够服务公众的工程档案数字化，更好的为公民提供方便、真实的水利工程档案信息。

（作者单位：岳阳市水利局）