人才流动背景下人事档案管理的完善对策

韩爽

摘 要：近年来国家逐渐建立起市场经济制度，从而实现由计划经济模式到市场经济模式的转变。随着时代的不断发展，社会各方面技术的不断推进，市场经济体制的改革程度也越来越深入，伴随着逐渐成熟的市场经济体制而来的，是人才流动速度的加快，以及人才流动的规模和范围的逐渐扩大。由于人才流动的速度逐渐加快，人事档案的建立和管理也开始变得越来越吃力。人事档案不仅对个人的工作生涯有着重要的影响，还会对各个企业及工作单位的正常运转产生影响，人事档案的管理是市场经济体制下最重要的人才管理工作之一。为了促进市场经济体制的发展，需要对人事档案管理制度进行不断完善。

关键词：人事档案管理;人才流动;对策;市场经济

在当前的社会经济市场和就业环境影响之下，人才流动的速度逐渐加快、规模逐渐增大，这对人才档案管理造成了一定的困难。另外由于市场经济体制的改革，对于档案管理提出的要求也越来越多，各行各业对于档案管理信息的要求也不尽相同，这就使得人事档案管理遇到了越来越多的问题。人事档案是用人单位用来管理人才的重要依据，也是人才寻找最适合的用人单位的重要工具，高水平的人事档案管理是提高人才管理水平的保障。只有发现人事档案管理工作中出现的问题，进行深入的研究从而探讨出合适的处理方法，不断完善人事档案的管理系统，才能促进人才管理的进步和发展。

一、人才流动对于人力资源管理的意义分析

现如今，社会经济发展的最主要动力就是各类人才，尤其是技能型人才更是当今社会市场竞争中最重要的资源，人才的能力强弱直接关系到企业的市场竞争能力强弱，也最终决定了其在社会市场竞争中能否成功。有相关调查数据结果显示，美国人在其一生当中普遍会经历十次左右的流动，竞争激烈的某些行业和相关企业的人才流动概率则会更大，人才流动也会更加频繁。另外区别于我国对于人才流动的负面认知，欧洲国家则对人才流动有着不同的看法，他们认为工作人员经常性的更换工作是非常合理的选择，因为在岗位的不断变换中可以使自身的劳动价值得到不断的开发，如果从一而终的保持一个工作岗位，不仅容易产生厌倦心理，还不利于自身潜在价值的开发，所以他们会去主动的变换岗位以寻求人生价值。而对于我国人民而言，一旦有了稳定的工作岗位就很少会有变换工作的念头，因为调换工作往往与失业挂钩，这就导致了中国的市场竞争中，人才流动缓慢。但是随着市场经济体制的建立，我国的经济体系不断的得到修正和完善，人才流动开始逐渐增强，政府部门也开始增强对人才管理的宏观调控，比如对人才进行适当的干预调配使人才资源可以得到更合理的分布，消除因为制度造成的人才流动制约现象，保障人力资源市场具有一定的基础运转能力，从而实现计划配置到市场配置的人力资源转变。因此，人才流动的管理是人力资源发展的重要组成部分，国家对人力资源的干预主要通过参与人才流动来实现，人才流动会促进人力资源管理的深入发展。

二、人才流动变化给人事档案的管理工作带来的问题

1.人才流动的不规范使得人事档案重档现象严重

在一直以来通用的人事档案管理制度中，档随人走是干部级别的人事档案管理制度。人事档案是个人的社会经历缩影也是其能力的最基本体现，是每个人的重要物品。但是在当今人才资源是第一资源的市场竞争概念之下，各企业和单位为了维系自身的发展需要，都在大力引进高层次人员和稀缺人才，就使得有些用人单位出现了不肯放人，或者通过对人事档案的强行扣留达到防止人才流失的目的。政府相关部门针对这一现象出台了新的政策，在相关工作单位不肯放人或者进行正常人事调动时允许重新建档，有该需求的人才只需要提供相关的资料就可以申请重新建档，这样的政策有利于维持人才在这种恶性竞争的环境下持续流动，但是重复档案的建立使得重档这一现象越来越严重，本就数据庞大难以管理的人事档案管理工作又因此加重了工作负担，重档的现象也使得市场经济发展的压力逐渐增大，从而对企业和相关单位的发展产生负面影响。

2.人事档案的整体管理局面较为混乱

通常情况下，人事档案的管理是在人才市场和各企业的相关管理部门有专门的管理人员负责对工作期内的工作人员进行人事档案的统一保管。但是由于当前人才流动的现象非常的严重，使得人事档案的集中管理难度较大，尤其是人事档案交接的工作极容易出现混乱的情形，所以如何处理好人事档案的交接是人事档案管理的相关工作人员所面对的急待解决的问题。目前的人事档案管理制度缺少与档案移交有关的政策和制度，这就使得人事档案在交接的过程中非常容易出现原材料遗失的现象。一旦原材料流失，人才的自我证明也会出现问题，那么人事档案是否出现了造假行为也就难以考证，这会对人才的发展产生负面的影响，也使得市场竞争中的人才资源不断流失。

3.人档分离使得人事档案失效问题严重

在全球一体化的经济发展逐渐深入的背景下，民营的私人企业和外企等用人单位的迅速发展，使得新時代的用人制度和就业观念以及经济体制等都发生了很大的变化，这些积极的变化为人才的发展和流动提供了很大的空间。这些新发展起来的企业在进行人才的招聘和引进上，大多会更注重对于人才的实际专业应用能力和内在的基本价值的考察，而不单单是依靠对人才的静态指标分析。在工作应聘者递交了相关的个人信息、学历证书等的复印件以及简历之后，企业不会对简历上的信息进行过多的分析，反而会根据应聘者的能力来商议判断其内在价值，在价值评估符合单位发展之后，就会对其进行录用，这样的应聘是不会要求应聘者必须提交个人人事档案的。此外，部分国有企业和一些事业单位在面对当前初步选择的人时也不会强求其提交个人人事档案，着一系列的操作极容易导致跳槽现象，从而刺激了“弃档”现象的产生。

4.对于档案材料审核的力度不足

虽然近几年中央政府和相关部门在不断加强对于人事档案的审核力度，对于人事档案材料的专项审核力度已经开始在全国范围内逐渐的增强。但是在人才相对密集的高等学校等机构，对于人事档案的专项审核往往只会针对担任着领导层级职务的人员，对于职位较为普通的人才无论是普通还是高层都会被排在专项审核名单之外，这样就很容易导致人事档案信息错误不能及时更正，档案材料出现损失等现象，十分不利于后续档案管理工作的进行。就目前人才市场的流动情况分析，许多高层次高水平的人才一般情况下学历的层次会较高，其学习经历和学习形式也各不相同，并且转换学习院校和工作单位的现象也会较为常见，其人事档案一般也会经过较多的交接，如果对于档案材料的专项审核力度不足，将会很容易导致人事档案部分资料不全或者信息记录出错的现象。

5.档案管理的信息化程度不足

随着人才市场的不断发展，人才流动越来越频繁，对于人事档案的调动和借阅工作也越来越多。传统的人事档案都采取的是纸质档案的形式，需要人工的装订，在对其进行整理和查阅等工作时往往也是需要人工查找的，这就使得人事档案从制作到管理工作都要耗费很多精力，而且档案管理的工作效率很低，经常不能满足人事档案更新和调动工作等的需要。近年来随着计算机信息技术的不断发展，人事档案管理工作也不断向着信息化的方向发展，但是在具体的发展过程中，由于管理人员的信息技术水平不足、信息化改革所投入的经费不足等原因，对于人事档案管理的信息化发展程度有着一定的负面影响，对于人事档案管理的信息化建設工作还需要不断深入的进行。

三、深入规范人才流动新形势背景下的人事档案管理策略

1.尽快健全人事档案相关的信息数据库

利用人事档案信息数据库对人事档案进行进行信息查询和统一管理，是促进人事档案管理工作发展的有效方法，也是实现人事档案信息化管理的重要基础。为了促进人事档案信息数据库的建立，在构建过程中需要注意以下问题。

首先是构建信息数据库时所应用的相关软件必须要统一，信息处理软件的使用看似可以根据使用习惯和使用偏向进行选择，但实际上不同的软件不仅可能操作方法存在很大差异，甚至还会出现文件相互之间不兼容的现象，极容易出现乱码问题，而人事档案的信息和数据又非常庞大，一旦出现问题就需要大量的重新查阅、输入和修正，无形当中又增加了人事档案信息化管理的工作量。因此，在数据库软件时需要根据人事档案相关管理人员的工作需要和社会发展的形式需求选择一款实用度和兼容性最高的软件，在保障信息数据安全的前提下进行人事档案的信息化管理，促进人事档案管理工作的发展。

其次是系统中记录的人才信息要统一，必须对记录的人才信息进行反复的核查，保证人事档案信息的正确性和完整性，在进行信息输入时就要严格核对各项具体信息是否准确，在信息录入完成之后还要进行多层的不断审查，确保人事档案的准确无误。

最后就是要运用有效的安保措施，个人人事档案是实现人才自身价值挖掘的重要依据，因此对于人事档案的安全管理工作也是十分重要的，要健全其人事档案的保护工作。比如当电子档案正处于脱机的危险状态时，要尽快健全信息备份的机制，使得其既可以在同种载体当中进行自由的复制转换操作，又可以在另外的别种类别载体中进行复制记录。此外，对于电子文件信息进行管理和储存的服务器还应该具有反黑客能力，避免因为黑客的恶意攻击而出现个人信息泄露的情况。

2.按照相关标准严格规范的建立档案

人才服务的相关机构一定要不断健全和完善规章制度，更规范的管理流动性人员的档案。要严格的按照档案管理的相关制度和政策对档案进行严格管理，强化对流动人才的管理干预和监督，完善相应的制度法规，做到依法管理人事档案。对于违规进行档案管理的单位进行勒令和处罚并行的方式进行管理，从而使人事档案的管理工作逐渐集中。其次对于人才服务的相关机构一定要严格按照归档和传递制度进行发展。对于收集到的已经归档的人事档案资料进行最严格的审查，仔细辨别人事档案，从最基础开始按步骤检查，从而最大程度的提升人才的人事档案质量，同时要禁止流动人员自身携带档案，在面对这样的人员时，要依照相关政策和程序对人事档案进行没收和归档，防止人档分离和人事档案遗失现象的发生。

3.用人单位针对留人放人的问题进行符合规范的正确处理

人才市场一直都属于较为自由的市场，人才作为人才市场的主体是自由的，每个人才都拥有平等的自主选择权利，每个人都有平等的机会选择留在原单位稳定进步或者选择离开原单位去寻求更适合自己的平台。企业应该尊重人才的选择，要坚信人才流动是平衡的，有人才选择离开就会有其他适合的人才前来，用人单位要正视放人留人的问题，尊重人才的意愿和自由，和人才相互尊重发展。很大一部分的人员流动现象是由于流动的人员想要去探索更广阔的发展平台以求实现自我的人生价值，从而体味更为高质量的生命。同时如果新的工作单位恰好有着更高更丰厚的薪资待遇，那则是流动人员个人价值的最直接体现。实现自问我的需求是人一辈子最重要的需求之一，每个人都会渴望被尊重，从而高度实现人生目标。在此人生发展前提下，如果流动人员与原单位之间的实际问题已经了结，不存在项目及工作交接不清、劳动合同期限未满等现象的话，原单位就应该迅速帮其办理离职手续，而不是强行扣留。单位对于人才的强行扣留，不仅不能起到聚合人才的作用，反而会使得单位风评受损，工作单位在面对人才流动时，需要给予人才足够的尊重，在考虑单位工作的同时，同等的尊重人才本人的意愿，对留人和放人的问题上做到正确处理，从而在人才流动中起到积极的作用和影响，也为单位本身的发展赢得口碑，以此招揽更多专业对口的人才入职。

4.从严审核人事档案

由于人事档案管理的专项审查和审核工作的不到位，导致人才空有虚名实际到岗不到位的现象屡次发生，这对于人事档案管理和人才市场的发展都有着十分不利的影响。为了使档案管理工作者和人才本身都充分意识到人事档案专项审查的重要性，就需要不断增强针对性的档案审核制度。对于流动的人才要进行档案的严格审核，对于档案材料也要进行全面审查，对于其工作经历、政治立场、教育背景等方面进行全面的审核，在确保信息准确之后，再对人事档案进行统一整理和归档工作。对于人事档案审核过程中出现的档案材料不规范、材料缺乏或者错误信息出现时，要与人才进行全面的沟通，并且如实上报，及时的完善和更正信息，避免对后续工作产生负面影响。

结束语

从整体上来看，社会经济由计划经济向市场经济的转变使人们的就业观在不断发生变化，就业环境和人才市场也在不断的发生变化，这些变化促进了人才流动的发展，使得我国的人才流动状况逐渐显现出新的变化趋势和特征，这就使得相对应的人事档案管理工作需要向新的方向不断发展，与人才市场进行积极配合，同步发展。人事管理档案作为人才流动的基础和保障，将直接关系到我国经济市场的发展，因此面对人事档案管理出现的问题，一定要全面展开进行深入分析，不能回避或者坐视不理，一定要进行高度重视和积极解决，从而促进人才流动机制的发展，提高市场经济水平。

参考文献：

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[2]张 波.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].兰台内外，2019

[3]卢 镔.人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策分析[J].智库时代，2019

[4]王 薇.人才流动背景下人事档案管理的完善对策[J].辽宁经济，2019

（作者单位：鄄城县人力资源和社会保障局）