浅谈干部人事档案管理工作

2020-06-22赖丽珍

兰台内外 2020年11期

赖丽珍

摘要：人事档案是将每个人的成长经历、工作表现等综合情况等记录下来，以个人为单位建立卷宗档案，能够系统的反映个人成长、经历情况。目前，常见的人事档案主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。本文将从干部人事档案着手，结合笔者日常干部人事档案管理工作情况，主要从干部人事档案的重要性、日常管理工作中存在问题以及应对措施进行简要分析。

关键词：干部人事档案;存在问题 ;应对措施

近几年我们国家的经济水平飞速提高，对高精尖干部管理人才的需求也逐渐增大。我们国家对于干部人事素质水平的管理要求也逐渐提高了，传统的干部人事档案的管理模式将面临着更高的挑战，传统的干部人事档案管理工作中的各种问题也逐渐体现。

一、简述干部人事档案的重要性

1.每个人的人生履历都是非常丰富的，同样的干部人事的档案也是伴随着干部的一生，资料多而繁杂，其中主要由履历材料，自传材料，鉴定材料、考核材料、考察类目、审计材料，学历水平、职称材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资材料，招录、任免材料，其他等十大类组成，记载着干部个人发展的点点滴滴，不仅仅是干部个人经历的见证，也是干部个人的无形资产，其准确程度直接影响了干部个人的工作和生活。

2.干部人事档案是干部工作的重要组成部分，通过干部人事档案单位能更深入的了解干部的品德以及干部以往的工作经历、工作业绩等，为干部的提拔任用、职务晋升提供了重要的资料考察依据，也是单位用来选人用人、并且了解干部水平的一个重要渠道，赋予了干部人事档案生命力，所以干部人事档案尤为重要。

3.干部人事档案的精细程度能体现我们国家对动力人才的培养程度。根据相关的资料介绍，可以了解到每一个干部自身专业技能的素质水平，优点和缺点一目了然，做到了精细分类，精准整理，档次分明，从而便于国家更有针对性的对干部人才进行选拔。干部对于自身专业技能的素质水平也有一个全面的了解，这样能更好的进行自我塑造，查缺补漏，有的放矢进行系统的学习从而得到自我提升，对实现自己的人生规划起到了很好的作用，也为社会发展起到了推动作用。

4.干部的培养在社会发展中有很大的作用。国家建设发展需要了解每一位任职干部的详细资料，对于他们的各项指标都要求必须非常精细，比如其中干部的个人经历，政治思想，工作业绩，工作能力等档案中详细的记载内容登记的是否详细，是否精准，对于组织对干部人事任命及工作开展都有重要的意义，也是组织对于干部进行全面考察和政治选拔的基础和重要依据。档案资料登记的越详细，越能选出正确的，最优适合任职职位的精准干部，选拔出适合的干部对于提高社会发展和推动经济建设都有重着要的推动作用。

二、干部人事档案管理工作中存在的问题

干部人事档案的重要性是毋庸置疑的，国家的发展离不开干部的作用，每一个职能部门干部的任用都需要对干部进行评估调查，可是在单位的日常档案管理的工作中，历史的原因导致由于各方面的原因和操作上的不足，没有做好对干部人事档案的管理，并且有很多的档案工作机制流程制度比较老旧，而且也并不完善，在档案管理工作的过程中仍然存在诸多问题，非常不利于干部档案的精细管理，这样就对档案管理工作造成一定的影响，使干部档案的功能有了缺陷，导致任命干部的时候出现偏差，这样也发挥不出干部人事档案的功能作用，所以对干部档案管理工作亟须调整，发现以下的问题亟须进行整理并作出改变。

1.收集归档不及时。人生成长是一个动态的不断变化的过程，干部的成长也不例外，所以干部人事档案也应该是不定期更新的，但是部分档案管理员的认知较为薄弱，没有理解其工作的重要性，并没有及时补充档案材料，比如工资表、年度考核表、职称审批表等，导致干部人事档案材料不齐全，缺乏系统性和连续性，无法完整的体现干部的个人发展经历。但是干部个人在不断工作成长，所以一旦干部有了调动，未归档的材料很可能会丢失，档案就有了缺陷，不能全面的反应出干部的才能和业绩成果，从而影响干部的切身利益。另外，部分干部对人事档案不够重视，当自身发展有变化时，相关材料在干部自己手上保存的，没有及时提交给档案专管员进行归档，例如相关培训、学历提升等证明材料，因而造成档案材料与填写的信息不吻合，影响了干部人事档案材料的真实性，对干部个人的提升产生了不利的影响。

2.管理不规范。

（1）在日常的档案工作的管理中，部分档案管理员工作缺乏责任心，专业技能不过关，没有进行专业的技能培训就上岗，这样的人员没有能力来做档案管理工作，这样的人对干部人事档案的记录和整理也就没有足够的重视，他们对于干部人事档案的管理制度执行也不到位，比如未落实好查借阅登记的相关手续，借阅档案超时也没有及时地催还，这样极其容易造成档案资料的缺失，而且档案转递不按专业的档案管理规定要求正确填写“档案转递通知书”，不通过正规的机要方式或专人取送方式而是通过其他快递来转递干部人事档案等问题，更是不利于档案管理工作的开展，从而忽略了档案的科学管理和有效地利用。

（2）存在未建立有效的档案目录库的情况，因为档案管理人员操作不规范，登记档案资料导致查找档案费时费力，影响工作效率。还有在收集档案材料时，填写资料简单，漏写漏填，而且不区分原件和复印件，需要签名的未签名，需要盖章的未盖章，还有材料盖章不齊全、材料缺页漏页等问题，都直接影响了干部人事档案的质量。社会中有一些单位比较注重业务能力，而在档案管理方面的认知比较薄弱，对档案中的有价值的履历资料记录模糊，只收集了一些最基本的资料信息和简历信息，这些信息对社会管理体现不了什么作用，对单位干部的选拔，人才培养和团队的建设也体现不出应有的价值。业务能力比较薄弱，就会直接造成档案中有价值的履历资料记录模糊，只收集了一些最基本的资料信息和简历信息，这些信息对社会管理体现不了什么作用，对人才培养和团队的建设也体现不出应有的价值。所以高素质、懂技术的人才队伍是关键，现有的情况来看，管理信息化档案的人员专业不对口，知识不扎实，在日常工作中，由于工作人员对数字化工作认识不到位，没有经过专业的数字化工作培训，意识不到自身的不足，进行操作的时候比较随意，而且不规范操作，没有进行专业的记录归档，就可能导致在档案扫描过程中出现漏扫或重复扫，并且不加确认随意更改数字化档案的记录数据，使得原始纸质档案和数字化档案的数据库和目录库未能建立有效连接，并且在工作中发现问题的时候置之不管，没有及时返工更正处理信息数据资料，敷衍了事，从而影响了数字化档案信息的真实性，降低了数字化档案信息的质量，使数字化档案失去原始记录性和凭据作用，导致数字化档案质量得不到保障。还有一部分数字化档案管理员是原来传统的馆员，他们的年龄普遍较大，对信息化了解比较保守，多为手工记录，电脑的数据记录更新不及时，也间接影响了数字化信息档案的工作进程。

（3）档案管理设施不完善。首先，传统档案管理较为落后，只是单纯的“收集，登记，保管，检索，利用”手工管理档案，而且档案只单纯的是到馆查询，受到时间和空间的限制，档案的整体利用率较低，不利于快速的查到所需要的档案资料，严重制约了档案管理工作的顺利开展。而且初期录入的档案由于形成时间和纸张材质等的差异，使档案原件字迹明晰程度不一，破损程度不同，修复后数字化效果欠佳;还有一些档案原件本身就是复印件，存在着内容苍白、色泽明暗不平衡以及纸质不适应扫描等各种问题，容易出现扫描文字识别率低、图像模糊、图像上出现多重阴影等多种情况。其次，初期档案保管条件恶劣，没有专业的保管室，空间上不利于保存档案，造成档案受潮，受损，影响到档案资料的完整性未能做到专档专管，档案存放柜和存放室跟其他资料一起存放，比较杂乱无序，而且在档案保管上温度和湿度的控制不到位，还有档案的防尘处理不到位，都不利于档案的保管，并且跟其他资料一起保管，容易混淆。再次，初期檔案多为纸质档案，需要大量的人力录用，进行保管，在工作的开展中，需要大量的人来操作，整理归档，需要投入的资金也较多，产生的效益却不高。

3.档案材料先后信息不一致。干部人事档案信息涉及众多方面，可是由于历史初期的档案管理员没有足够重视档案管理工作，所做的档案管理工作也都比较简单，所以造成早期的干部人事档案管理上的不规范，并且加上干部填写人自身的态度不严谨，或出于个人某种利益需求需要，档案管理的早期出现的“三龄两历”填写先后不一致的情况比比皆是，例如把出生年龄填大，参工时间填早，入党时间填写成转正时间或材料的落款时间等，部分干部认为档案的修改并不能带来严重后果，所以即使修改了也不会有人知道，其随意性影响了档案材料的真实性，这也对干部的提拔任用、退休等造成影响;而档案管理人员对干部人事档案的重要性认识不足，认为只是单纯性的材料堆放，在收集存档时未能及时发现问题，或发现了也认为无关紧要放任不管，因为对干部人事档案的收集缺乏约束力，所以收集回来的问题档案材料较多，信息收集前后不一致就造成了干部人事档案的内容失真。

4.档案管理手段比较落后。现在有的单位对档案管理工作的认识还不到位，在档案管理人员的安排上也是差强人意，有一部分单位并没有专业独立的档案经管人员，很多档案管理人员是身兼数职，由其他部门的人员兼任档案管理员，他们未进行专业档案管理工资的相关技能培训就直接上岗了，他们的工作重心并非在档案管理工作上，认为只要档案不遗失、能应付检查即可，不需要花太多心思，这就对人事档案管理工作质量留下隐患，资料存档简单，而且多次操作借阅归还没有好好保管，容易造成档案资料的破损和丢失，也不利于长久的保存干部人事档案资料。

三、加强干部人事档案管理工作的措施

1.重视干部人事档案管理工作

干部人事档案伴随着个人的一生，其重要性不容忽视，从中共中央办公厅在2018年11月专门发布《干部人事档案工作条例》来看，国家对干部人事档案工作提出了更高的要求，各单位应结合该条例，针对本单位在干部人事档案的收集、管理、利用等薄弱环节，制定档案管理工作的标准和操作流程，及时纠正不合规行为，提高管理档案管理工作的能力，确保干部人事档案管理工作有章可循，有据可依，并且存档手续齐全，档案材料内容真实可靠。同时，进行专业的档案管理员负责制，术业有专攻，确保干部人事档案管理工作更规范、更顺利的开展。

2.加强档案管理人员综合素质

档案管理工作是干部人事档案的坚实基础，需要固定的专业的档案管理人才，严把人才“进口关”，在招聘时尽量选择档案专业毕业的或已有档案管理工作经验的人才，挑选出政治素养高，业务能力强的档案管理员，建立高素质，专业化的档案管理队伍，同时重视档案工作人员的培养，做好新老员工的“传、帮、带”，强化档案管理制度、档案审核等档案管理专业的业务培训，提高档案管理人的责任意识，明确岗位职责，将工作情况与绩效考核挂钩，激发档案管理人员的工作积极性，进一步提升单位干部人事档案的管理能力。

3.实现人事档案数字化

随着社会信息化技术进步和网络应用的快速发展，档案数字化也迎来了发展机遇。抓住数字化这一技术，培养和引进电子计算机专业人才，同时引进电子档案管理技术，进行电子档案数字化的管理，辅助做好传统档案资料的开发利用，能更有效的做好干部人事档案管理工作，既能保护干部人事档案原件，也能方便利用，还能节约存储成本，能更好的保护档案资料。当然，干部人事档案涉及个人信息，其安全性不容忽视，进行加密处理，并且严格遵守档案管理的规章制度，借助数字化计算机安全技术提高保障，在利用数字化档案时，确保档案利用有迹可循，才能实现数字化档案的价值。

四、结语

总之，干部人事档案对干部自身的发展意义重大，也是干部履历发展的重要基础资料，所以亟须调整策略，做好干部人事档案管理基础工作之外，也需要各个单位和专业的档案管理人员共同努力，转变思维模式，多方位总结经验学习，加强专业技能的培训学习，提高专业档案的管理水平，能够直面问题，勇于解决遇到的问题，借助数字化信息化创新工作方法，提高档案管理的效率，能够保证所收集到的档案资料信息的质量，为干部工作提供强有力的保障，进一步实现信息化档案的作用。

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