ERP 库存管理对企业库存管理的提升应用

◎王冬竹

随着社会的发展，在这个工业化与信息化高度融合的高科技时代，库存管理中手工记账的方式已经无法满足企业、社会的发展需求。ERP 即企业资源计划，是MRPII 下一代的制造业系统和资源计划软件。ERP 这个基于网络时代的新一代信息系统，主要用于帮助企业改善业务流程以提高企业的核心竞争力。本文结合某企业实际情况，根据ERP 系统实施经验，提出了ERP 库存管理对提升企业库存管理水平的方案及措施，有效加强对库存各方面的有效控制，提高库存管理的准确性、有效性，实现企业从原材料全过程监控，在最大限度节省人力成本的基础上，精准控制库存数量，减少库存资金占用，加速企业资金周转，具有至关重要的现实意义。

二、企业库存管理存在的问题

该企业是集设计研发、生产制造、产品销售于一体的国有企业，主要从事电站锅炉、石化容器、环保设备、电站辅机等产品设计制造，并提供与之相关的系统解决方案等综合服务。该企业的库存管理业务是基于上述业务相关的钢材、焊材、铸锻件、标准件以及企业经营过程中所需备品备件、劳保护品等所有原材料的入库、库存管理、出库等业务。以前通过浪潮系统进行信息化管理，物资管理部门在此软件上完成对原材料采购入库、出库单据的开制及月末记账，通过月末结账后与财务部门的账务进行核对，作为财务记账的基础数据。

1.主数据标准化程度不足。这里所说的主数据包含两方面内容，即物料主数据和客户主数据（供应商和顾客）。该企业已经有60 余年的历史，多年来，经营中涉及到的各类数据由于使用过多种外来及自开发的信息系统，数据的编码规则不一致、标准多样，存在一物多码、一码多物、客户相关信息缺失等现象，导致数据在各部门间线上沟通不畅，严重影响业务的准确性、时效性。

2.系统集成性弱，智能化水平不足。库存管理业务在企业中承担着承上启下的关键作用，目前该企业的浪潮物资系统仅将采购、库存管理、财务的部分业务进行了信息集成，缺少供应链上如库存管理与质量检验部门、生产部门等业务数据的相互衔接，不仅需要在线上的不同系统中查询数据，还要线下人为去控制、记录原材料的有效期等信息。系统的集成性不足，智能化水平有待提高。

3.库存账与存货账未实时共享。受当前的浪潮系统功能限制，原材料的入库、出库在单据生成的时候都没有同步生成财务凭证，均需保管员在对入库单、出库单进行二次记账操作后，才能生成相应的财务凭证。不仅造成了保管员的二次重复工作，与此同时更加大了由于数据未实时共享而可能产生的账务错误，导致账面与实物数量不符的风险。

三、ERP 系统中企业库存管理业务的实现及提升

1.ERP 系统中库存管理业务流程。

下图简要描述了ERP 系统中企业库存管理业务流程。

2.企业库存管理业务提升应用。

（1）主数据标准化。该企业ERP 项目启动前，聘请专业的信息技术管理咨询服务商作为咨询方，在集团层面选拔各相关部门专家成立项目组，对集团下属各企业的主数据统一进行标准化数据清洗工作。根据下属各企业业务实际情况，建立了符合该集团需求的物料主数据和客户主数据管理体系。在ERP 系统上线前的基础数据准备阶段，该企业数据清洗小组对本企业所涉及的物料及客户主数据进行清洗，完成了主数据系统和ERP 系统及OA 等信息系统的系统集成。

为保障主数据系统管理的统一性，集团建立了主数据新增、修改、删除、维护、审核等制度、管理规范，该企业技术管理部门也新增了对企业主数据运维管理职能，确保了ERP 系统中主数据的准确性、可靠性及时效性，是企业ERP 稳定运行的保障，更为企业领导做出科学战略决策提供了可靠的参考依据。

（2）采购入库环节的管理优化。根据物料的不同，对于进行批次管理的物料，采购员会根据来料质保书内容对其按照炉批号、长度等进行批次拆分，保管员在确认实物到货并确认数量后办理入库手续，需要进行入库检验的物料会在ERP 系统中触发检验批，质检部门会根据系统中设置的检验计划进行原材料入库检验，检验合格后使用放行决策，原材料即视为正式入库可以使用，在ERP 系统中显示为非限制状态，实现了物流与信息流的统一。

（3）库存管理环节的控制。结合企业库房具体情况及原材料的不同特点，在ERP 系统中设置不同的库存地点，使其余库存中的原材料相对应，实现对库存原材料的细化管理。通过对库存实物的定期盘点，确保系统库存准确性。通过系统盘点业务来处理盘点过程中发现的盈亏，对发现的账实不符的物料进行原因分析，并制定改进措施，形成盘点差异清单报财务部门及总经理批准。

对于存在有效期控制的原材料，只要在ERP 系统中维护该物料的使用期限，系统便可以自动根据该物料的入库时间、使用期限自动控制其有效期，超过有效期的物料在系统中会自动触发检验批，提示质量检验部门对其再次进行复检。这种变人为线下控制为系统自动控制的方式，使得管理更加精细化、智能化、现代化。

（4）原材料出库的控制。改企业原材料出库大致分为生产领料定额出库、其他用途领用出库、销售出库。

A.生产领料需要先开制定额领料通知单，其数据来源于生产订单和定额外补料单，与出库单均受生成订单状态的控制。使用料与生产进度的保持一致性，杜绝了分厂串领料现象的同时，也保证了出库下账的及时性。另外，ERP 系统在保管员出库前会按照物料的先进先出原则，自动推荐出库物料批次，有效控制了积压库存的产生。

B.其他用途的领用需求由用料单位在OA 系统中完成，通过与ERP 系统的集成，自动生成预留单，保管员直接向预留出库即可，财务部门也会同步在相应的科目、成本中心记账。

C.原材料、废料销售出库业务在ERP系统中参照销售业务标准流程，从创建销售订单、交货单到打印辅助发票作为出门证均在系统中完成，保证了系统中所有业务数据的完整性，实现了原材料销售业务物流与财务资金流一体化。

四、结束语

ERP 系统库存管理模块基本实现了企业主要原材料、辅材等库存资源的整合与共享，一方面，使得库存管理工作更加透明化、精细化；另一方面，通过ERP 系统对整个供应链业务的集成与整合，真正实现了物流与资金流的统一，通过对库存物资的实时监控，采购计划、生产计划可以随时做出调整，积压库存的减少对企业资金流的盘活起着至关重要的作用。