档案保管外包服务的发展与风险防范

张洋

摘 要传统档案保管模式是机构自建档案库房并自行管理。随着海量文件档案的生成和不断积累、档案载体和格式的多样化以及信息安全和隐私保护法律法规的强化，机构自我管理档案的压力越来越大。与此同时，具有档案信息保管能力的商业机构也应运而生，出现了档案自行保管与外包服务并存的繁荣发展局面。本文首先分析了档案保管外包的价值，接着提出了档案保管外包的风险及其防范措施，为机构选择档案保管模式提出了建议。

关键词机构 档案保管 外包服务 发展 风险防范

档案是一个机构最重要的信息资产。随着中国经济的持續稳步增长，政府与企事业单位每天产生的档案和数据越来越多，海量档案如何保管一直困扰着档案信息管理部门。档案管理外包是指机构将自身的档案服务，包括但不限于文档整理、扫描、保管、数据备份与恢复、销毁等业务部分或全部委托给有资质的机构运营。在欧美市场中，档案管理外包服务已经形成百亿美金的市场，包括政府机构、金融领域、医疗机构及大型企业均是档案外包的主要客户，据国际外包协会统计数据显示，世界500强企业中已经进行档案外包的企业占比约85%。在国内，档案管理外包服务领域也正在经历快速发展过程，客户需求的集中爆发带动了外包服务商的业务发展[1]1。

一、档案保管外包的价值分析

1.节约投资，降低运营成本。通过前期调研，我们发现多数大型机构的档案保管（尤其是业务档案和财务档案）成本较高，管理利用效率却很低，管理漏洞和隐患较多，长期以来，造成档案管理在设施标准、管理机制、信息化和人员等诸多方面普遍弱化和欠账[2]51，安全与法律风险较大。据国际文件管理协会（PRISM）发布的统计数据，采用档案管理外包服务，通常能够节省25%—50%的成本，特别是对于急需提升管理水平和盈利能力的机构，选择档案外包服务是一个上佳策略。

2.提升档案调阅效率。目前，有很多机构对档案管理多采用麻袋堆垛方式存放，日常搬运和查找十分困难，一旦麻袋或某份档案放错位置寻找起来真似大海捞针。如果开架式存放，则由于库房条件较差容易结灰和受潮湿影响，长时间存放出现粘连毁损概率加大。在管理手段上也较原始，停留在手工记账阶段。即使采用了计算机信息系统，由于档案装具不规范，使档案位置信息无法与档案元数据关联，加上信息采集不全不准，在档案利用上效率很低。档案外包机构往往具有较专业的档案保管技术，一般采用条码和电子标签技术对档案进行全过程跟踪管理，快速定位一份档案所在的卷、档案箱和架具位置，客户通过网络实现远程档案查询、扫描和调用。经实测，任何一份档案，无论其年份、保管期限、类别或机构，平均1分钟即可调出。

3.降低档案管理风险。有统计数据显示，在大部分办公室内，8个文档中就有一个文档被放错位置，20个文档中就有1个发生丢失。造成上述现象的原因通常是档案数量越来越多，保管设施和技术手段严重滞后，加上档案管理力量配置薄弱，使档案管理时刻暴露在风险中。在保管条件方面，档案管理面临的最大风险是档案库房荷载不够造成塌陷、档案库房防火等级不够发生火灾、选址不合理以及内部管理不善造成水灾、水淹或严重受潮，以及因为档案库房不是独立建筑而受到相邻等级较低建筑发生灾害而殃及池鱼等状况。通过符合资格要求的专业档案管理机构托管档案，可以有效降低管理风险，同时也有利于客户专注于核心业务的发展。

4.满足不断严格的法规要求。档案记载着大量业务数据，包括客户数据、商业机密以及客户隐私信息，比如银行的开户资料、保险公司的承包合同、医院的病案等。如果信息管理不当，不仅会造成公司信息的泄露，也会泄露大量客户数据。这方面的案例举不胜举。特别是随着信息和大数据时代的到来，规范与保障数据安全不仅成为机构关注的焦点，也成为政府部门重点监管的对象，为此，政府相关部门和行业监督机构制定了更加严格和详尽的法律、法规和标准。作为档案管理部门，其管理的业务档案数量巨大，时间跨度也很大，很难保证所有档案管理都符合国家的规范，而要在短时间内完全达到监管要求和质量体系标准，选择符合资格的档案服务外包是一种必然选择。

5.档案部门能更好地服务核心业务。对于档案管理部门而言，安全地做好保管是最基本的职责，随着业务量的快速增长，监管、审计、诉讼和理赔等很多业务需要查阅档案原件。因此，快速、准确、及时地调阅档案能更好地支持业务部门服务客户，满足监管要求。

6.帮助档案部门转向知识管理。由于市场竞争更加激烈，无论是精准营销，还是内部风险控制，乃至产品设计，都离不开机构累积下来的宝贵数据资源。档案部门在知识和信息时代，能够利用掌管的档案资料，将其转化为数据，就能利用大数据技术，将更有价值的信息提供给业务部门与决策者，使档案在大数据时代发挥出卓越的超乎想象的价值。

二、档案保管外包的风险控制

虽然档案保管服务外包与传统管理模式相比有较大的优势，但机构在选择档案保管外包服务模式时，要确保档案的安全和利用。为此，需要机构在实施档案保管外包时，做好事前、事中及事后的风险评估和风险管理工作。陆璟在其文章中提出，要做好档案管理业务外包的风险防范，包括制定外包实施方案、选择外包服务商等方面提出相关建议[3]55。笔者认为，机构在选择档案保管外包时，要重点做好以下几方面工作。

1.合理选择保管外包范围。对于涉密档案要符合本单位的保密制度，不能采取外包的涉密档案严禁外包;对于调档频繁的档案原则上在本地管理，已经完成数字化处理的档案除外;充分利用现有保管设施，可以按照档案的活跃程度划分自我保管和外包的范围。

2.选择符合资格要求的外包商。选择外包服务机构时，要对其保管设施、管理流程、安全和应急制度及服务响应能力作出全面评估。由于档案保管事关档案安全，是一项极其严肃和专业的工作，保管设施合规性只是保管安全的必要条件而非充分条件。目前，提供保管服务的供应商中有一些只是具备保管设施，大多数档案寄存托管公司的员工文化水平较低[4]30，因此，在管理团队、管理制度和流程及管理经验上根本不具备档案管理的条件，即使有所谓经过验收的设施，但消防、安全的实际措施仍形同虚设。

3.规范外包服务合同。与外包服务商签订规范的服务合同是保障档案安全的重要措施之一。值得注意的是，一定要在合同中明确档案设施的合规性、档案保密责任、档案递送服务要求、违约赔偿机制和应急预案等条款，最大限度地保证档案的安全，保障机构对档案调阅和利用的便利性。

4.严格事中管控，做好阶段性总结。机构开展档案保管外包时，要在档案保管期间做好过程管控工作，包括定期和不定期地对外包机构的设施和服务作出评价，根据应急方案做好安全防火演习，对于机构的人员管理和变化也要做好相应的管理。阶段性服务期限结束后，要对服务合同、供应商服务流程等方面实施进一步总结和提升。

当下，机构的档案保管受到多方面因素的影响：机构业务量持续稳定发展，档案和数据迅速增加;数字化转型则使纸质档案的增长速度快速下滑;合规性要求导致档案保管期限被延长;投资节约和成本费用的压力使机构不愿意大规模地建设档案保管设施和增加人员。多重因素叠加的情况下，机构如何选择档案管理模式面临选择难题。机构可根据自身情况，选择一个或多个方案的组合，保证档案保管在合规、安全的基础上，实现投资节约和成本费用的最优化。