新时期高校办公室档案管理工作的新特点与对策

蓝小凤

近年来，我国高校教育改革步伐日益加快，但与此同时也面临着更多问题，在加快教学基础设施建设、扩大办学规模、提高学校声誉、提升办学质量等方面任务艰巨。高校办公室能够为高校各项事业发展提供服务，其运动效率将直接影响学校的社会声誉以及各项工作的顺利落实。档案管理是高校办公室最重要的工作之一，在新学期背景下，档案管理方式也与之前存在较大差异，如何做好这项工作，使其更好的服务于高校发展，应引起相关工作人员的高度重视。

一、网络时代对于高校办公室管理工作产生的影响

高校属于一个综合化系统，需要不同部门之间的相互配合才能良性运作，与此同时，它也是由千千万万的学生和教师共同构成的大家庭，能够为教师的教学工作以及学生学习提供服务。高校的各项工作表面上看比较简单，但其实涵盖了诸多内容，对于办公室工作人员的各项能力、素质要求较高。特别是档案管理工作，进入网络化时代，也对高校的行政管理工作造成了一定冲击，例如，随着网络办公软件的快速普及以及自动化办公理念的逐渐渗透，要求相关工作人员能够对以往的办公流程进行转变，对现代化先进技术进行引进，在档案管理工作方面亦是如此，要求高校能够与时俱进，不断创新，只有这样才能更好地适应现代社会发展趋势。除此之外，为了提高高校办公室工作效率，还需要对档案管理手段进行创新，只有这样才能够为档案管理工作的有序、健康发展提供保障。

二、新时期背景下高校办公室档案管理工作特征分析

新时期背景下，高校办公室的档案管理工作与网络具有十分密切的关系，互联网的突出特征都能够在日常的档案管理工作中进行凸显，以下是对新时期背景下高校办公室档案管理工作特征的分析：

（一）信息化

随着信息通信技术以及互联网技术在现代社会生活和生产中的日益普及，也要求高校办公室档案管理工作模式不断创新，其逐渐开始向电子化办公方向发展，不仅提高了档案管理工作效率，同时也对整个办公环境进行了优化。高校是对高素质、高水平人才进行培养的重要基地，因此，在新形势下更应该与时俱进，具备一定的创新精神和较高的新事物接受能力。近年来，很多高校都已经实现了无纸化办公，在档案管理方面，形式和内容也更加丰富多样，档案信息存储的信息化、通讯的网络化等，都在很大程度上提高了高校办公室档案管理工作质量，使其不断朝着信息化方向发展。

（二）社会化

高校承担着高素质人才培养的重任，与社会必然会存在很多联系，而要想实现上述目标，首先就是要敞开怀抱接纳来自全国各地的学生，在完成教育培训之后，将这些人才输送到相应的企业或单位，而这也是高校的责任和使命所在。学生从入校的那一刻开始，高校办公室就应将其受教育情况、科研成果、受奖励情况、学习成绩等记录在到案，最后还要由特定的工作人员对这些档案进行整理和归纳。通过这些档案，能够对学生的综合能力、人品素质、学习成绩来进行衡量，而这也是其未来走向社会工作岗位的重要凭证之一，将直接影响着学生的健康成长。高校办公室在对学生档案进行整理时，通常会与社会团体、组织机构、个人等取得外在联系，而由此也决定了高校办公室档案管理的社会化特征。

（三）综合化

对于高校办公室来说，除了常规化的档案管理工作以外，对于在教学实践活动当中所产生的专业档案、科研活动中产生的科技档案、财务活动中产生的会计档案以及人力资源管理中产生的人事档案等，也要进行高效综合管理。进入网络化新时代，纸张不再是档案的唯一载体，同时也包括光盘、磁盘等，多种形式的档案也从侧面凸显了高校档案管理工作的综合化特征。

（四）竞争化

高校的主要责任就是培养高素质、专业能力强的人才，现代社会发展中，人才市场竞争压力越来越大，因此，高校在对人才进行培养的过程中，必须要向市场需求作为导向，制定出相应的人才培养方案。在高校管理活动当中，与学生相关的文书档案管理至关重要，高校在和相关的用人岗位进行互动时，招聘单位首先就是要对学生的档案信息进行了解，之后再确定人才是否与用人岗位相匹配，最终决定是否录用学生，由此也凸显了高校办公室档案管理的竞争化特征。除此之外，高校的技术发明、科研产品等也会成为竞争者们所关注的焦点，因此，对于高校办公室的科研档案来说，其应该结合相关的市场准入法则，逐步的加入到市场竞争当中，这一般是由高校人才培养目标和市场竞争机制所决定，明确了高校档案管理的竞争化特征，能够为本校的教学工作提供更优质的服务。

三、新时期做好高校办公室档案管理工作的有效途径

新时期背景下，也对高校办公室档案管理工作提出更高要求，相关工作人员必须要立足于当前的社会环境，积极应对高校内部和外部环境的变化，从自身做起，不断提高档案管理质量和水平，使其能够更加符合现代化发展趋势

（一）积极转变工作理念

目前，高校的办公室档案管理工作逐渐开始朝着网络化方向发展，电子文书的应用越来越频繁，档案信息逐渐实现远程传输，由此也对相关工作人员的综合素质和能力提出更高要求，他们的能力和素养必须要与现代发展相一致，具备一定的新事物接受能力，熟练掌握自动化办公软件，从行为到意识上都要认识到档案管理工作的新变化，与时俱进，积极转变工作理念。与此同时，还要对档案管理信息化模式进行構建，建立起具备高校特色的档案管理数据库，从而为高校师生提供更加优质、全面的服务。

（二）积极应用现代化设备

新时期背景下，高校办公室档案管理工作，为了更好地适应社会发展，还需要对各种现代化设备与软件进行应用，创建一个网络化办公环境。要想实现这一目标，要求高校能够加大资金投入力度，例如，在对现代化设备进行采购时，必须要考虑其先进性和性能，以此建立起现代化先进的网络系统，所应用的软件必须要具有规范化和先进化特征，但要注意的是，在对这些高科技软件进行应用时，一定要注意安全防护，避免病毒入侵，以此为档案信息的安全性和完整性提供保。

四、结语

综上所述，本文主要对新时期背景下高校办公室档案管理工作特征以及相应发展对策进行了研究。总之，高校档案与高校的健康稳定发展息息相关，同时也会对学生的未来就业产生直接影响，在此情况下，高校办公室必须要强化档案管理，工作创新，积极转变工作理念，使其能够符合现代社会发展需求，为师生提供更加优质全面的服务。（作者单位：广西科技大学鹿山学院）