医院经济合同管理中存在的问题及改进措施研究

陆瑜萍

随着医院各种经济活动的不断增加，对外签订经济合同的数量也随之增多，种类也呈现多元化，例如医疗设备和卫生材料采购、后勤物资采购、基建改造修缮工程项目、信息系统建设、专利申请、科研项目合作等等。经济合同的管理已经成为医院经济管理工作的重要内容。但由于重视程度不够、人员专业性不强等方面的因素，使得医院的经济合同管理仍存在不少问题。

一、医院经济合同管理的现状和原因

（一）对经济合同的认识与重视度不够

医院管理工作的开展对管理层的专业分类，具有直接的依赖性。医院管理层大多来自于临床医学等非管理专业人员，往往“重业务轻管理”，对经济合同的管理重视度不够;加之医疗行业属于非盈利公益性，长期的计划体制下形成了思维惯性，且一直以来大多处于合同较强势方，对于经济合同风险防范的法律意识薄弱。

（二）专业知识缺乏。在医疗单位，医护专业人员比例占大部分，即使是职能管理部门也是如此。他们也许是医疗专业的佼佼者，但是在经济合同管理涉及的专业知识却相对缺乏。

（三）管理制度缺乏或者不完善。医院经济合同管理在签订和执行过程中要流经很多部门，涉及到的申请、论证、招标采购、拟定、审查、审批、执行、登记、保管等环节，贯彻于医院整个管理流程。既要各部门各司其职，又要相互监督，还要统筹协调，所以管理制度必不可少。但是，很多医疗单位仍没有制定相关的管理制度，让合同管理无章可循或者即使有制度也不切合实际工作需要，导致制度流于形式。

（四）经济合同管理的手段相对落后。不少医院还在用纸质传递、手工审核、批复的方式，进行合同的管理工作。

二、经济合同管理中的主要风险点

（一）经济合同订立环节存在的风险点，具体表现在以下几个方面：

1.未通过正规的采购环节而直接签订合同;应当签订合同的不签订合同;将重要合同拆分成几个小合同等;

2.对合同方的主体资格审核不严;

3.合同内容不够严谨。例如：合同内容不全、要素不全;合同标的数量、质量、履约方式、支付方式不明确或者表述存在歧义;违约责任和条款的制定不合规等;

4.管理不够规范：例如流程不科学、各部门分工不明确、不相容岗位未分离、各层次未授权审批等。

5.重要经济合同未按照内部控制的要求，实行多人参与、共同决策、相互制衡。

6.院方合同签订人未经法人授权或者超越权限签订合同。

（二）合同执行过程的风险

合同执行环节中，由于管理措施的针对性不足或者管理工作开展不够深入，存在不少风险。这方面问题具体表现如下：1.合同签订后，对合同履行监督力度不够，从而出现实际执行部门未严格执行合同条款或部分执行。2.合同签订人员与执行人员之间衔接脱节，导致实际执行者未能及时发现已经或可能导致单位利益受损情况。3.法律意识不足，对于合同方违约情形，没有收集违约证据的意识，导致举证困难。4.对于合同漏项和合同纠纷的处理不当。

（三）合同登记环节管理风险

合同登记环节管理风险较为容易被忽略掉，在管理过程中一旦出现这方面的问题，将会对医院的利益造成直接的影响。1.合同保管不当，存在篡改、丢失、毁损的风险：各类合同散在相关管理部门分开管理，没有明确的合同统一管理部门。未将合同纳入医院档案，进行统一编号归档管理;未指定专人进行保管;2.合同查阅、复印流程不规范，存在医院机密泄露的风险。

三、針对现状，结合以上风险点，提出的改进措施

（一）强化管理制度

建立一套严谨完善、流程清晰、责权分明、可操作性强的合同管理制度。制度内容至少应当涵盖如下层面：1.内部授权审批控制，明确分级授权审批权限;2.结合本单位的情况，制定切实可行的经济合同签订流程，规定合同起草部门、审核、执行、管理、保管部门，并明确各部门职权、职责;3.明确合同管理中不相容的岗位分离以及定期轮岗。4.重要合同实行会签制，多人参与、集体决策、互相制衡。5.将经济合同纳入医院档案统一管理，并明确保管、查阅、复印等流程。6.落实各环节责任人，制定处罚条款。

（二）推行规范合同文本，逐步按类提供标准化合同模板

借鉴既往合同示范文本，结合实践逐步按类（例如：货物类、服务类、工程类）制定标准化合同范本，并由法律顾问、财务部门、各经办部门等相关部门共同讨论，对签订过程中常见的问题加以约束。这样既可以节省合同草拟人的时间，也可以节约合同审核人的时间，大大的提高了合同审计效率。由经办部门在实际执行中，根据标准文件结合实际情况，进行不断完善和补充。

（三）加强监督，确保制度监管作用能够真正发挥

一是充分发挥医院纪检监察和内部审计的监督作用。纪检监察部门可通过开展法纪法规、预防职务犯罪、反商业贿赂、廉洁自律等方面的教育，落实重点部门、重要岗位定期轮换制度等方式，持续强化对相关岗位的廉政监管。内部审计通过拓展审计内容，开展合同审计工作等，共同加强合同履约过程中的监督力度。

二是实行责任追究制，明确部门负责人为第一责任人，落实处罚条款。对于违反制度的行为，应当严格依照相关的管理内容，加大对相关人员的处理，将管理工作实效与绩效考核相挂钩，确保制度能够深度落实。

（四）加强人员队伍建设

现代化医院发展的多元化，需要更多的复合型管理人才。医院可以通过内部人员建设和外部人力资源两个方面着手，加强人才队伍建设。内部人员建设方式包括外送内培、引进法律人才等多种方式。外部人力资源管理则包括聘请签约法律顾问、重要合同聘请外部审计等形式。在队伍建设工作开展中，还应当革新人才管理理念，对于技能水平高、综合素养高、业务能力强等年轻人才，要给予他们充分的发挥空间，全面提升其工作积极性，为医院管理工作水平的持续推进奠定坚实的基础。

（五）依托信息化管理

引进信息化手段，规范管理，提高效率。例如引进“合同管理系统”，利用OA线上审批等信息化手段，将合同签订全流程包括拟定合同、复核、会签、审批、存档等，均通过信息系统实现。从而实现不相容岗位分离、分级授权、信息留痕以及存档管理、方便查询等目的，完善医院的内部控制机制。

信息化管理同样对工作人员的技能水平有着较高要求，这就要求在信息化平台建设中，必须建立起与医院合同管理工作实际相契合的管理平台。同时还应当加大对管理人员信息化应用培训力度，强化工作人员的信息化素养，以此提升合同管理整体水平。

四、结语

合同管理已经成为医院日常管理工作的重要部分。做好合同管理工作，是确保其他管理工作能够顺利实施的重要保障。在实际工作中，必然要求管理人员强化对经济合同管理重要性的认识，通过制度建设、实效落实、人才队伍建设和信息化技术应用等多个方面的投入，不断提升经济合同管理工作的实效，以此确保医院整体工作开展水平不断提升。（作者单位：广西壮族自治区柳州市中医医院）