信息时代事业单位人事档案管理大数据建设的重要性

摘要：人事档案能够促进事业单位持续发展，其主要的管理对象包括工作经历、个人身份以及学历等，记录了各职工的成长与发展，在社会保障以及职称评价等方面起到的作用也不容忽视。信息化时代背景下，众多行业开始广泛运用大数据建设，事业单位也是如此。文章针对信息化速发展形势下，探究了事业单位在管理人事档案时进行大数据建设表现出的重要性。

关键词：事业单位;档案管理;大数据建设

在事业单位不断进行改革的过程中，事业单位开始对人事档案管理提出了更高的要求，人事档案管理是否做单位，决定着事业单位是否能够改革成功。与此同时，随着信息技术的发展以及大数据时代的到来，大数据建设是档案管理工作的主要发展趋势。从事业单位当中人事档案管理角度看，必须明确大数据建设在人事档案管理当中具有的重要性，然后根据事业单位目前档案管理的实际情况，将人事档案管理与信息化技术有机融合，从而使人事档案管理的质量以及效率有效提升。

一、管理人事档案时进行大数据建设的重要性

（一）归档流程变得更加简单

事业单位管理人事档案是进行大数据建设，可以根据类型把人事档案划分成众多形式的信息模块，然后根据时间不同进行档案排序。换句话说，针对某一年度以前生成的一些档案，能够使用档案管理软件录入有关数据，并以传统案卷的方式对档案进行归纳和整理，然后再加上标注“传统处理”;而针对这一年以后生成的一些档案，需要先了解事业单位针对人事档案管理制定的法规，然后将其转化为“软件”的模式进行整理，并运用，管理软件录入有关信息，同时加上标注“简化处理”，这样归档流程变得更加简单，进而实现“一键完成”的调档借阅模式[1]。除此之外，通过大数据建设，可以使档案的完整性得到保证，节省了大量的归档时间、整理时间以及录入时间，而且此种处理模式具有高效检索以及分门别类的优点，这样档案的利用率变得非常高，同时管理人事档案的工作效率也会逐渐提升。

（二）节约了管理成本

实际上事业单位在对人员信息进行调查以及了解时，不但覆盖面积非常广，而且还极其严格。人事档案信息主要包括人员的所有资料，因而传统档案管理方式中的纸质档案非常多，同时还需要非常大的储存空间，此外还要做好防虫、防潮、防霉以及防火等众多工作，管理成本自然而然非常高。而通过大数据建设对人事档案进行管理以后，将不会再发生以上情况，只需要做好维护计算机安全工作以及资料备份工作，进而减少了管理人事档案的成本。

（三）多样化管理档案的设想得以实现

事业单位当中传统纸质档案管理方式以照片记录以及文字记录等为主，保存档案资料信息的方式比较单一，通常不能及时对一些有用的信息进行及时记录与保存。可大数据建设下人事档案的管理，可以将人员的所有信息以图片、音频和视频等多种方式进行记录以及储存，使多样化存储人事档案资料的设想得以实现，同时是人员信息资料变得更加丰富，进而事业单位可以根据这些信息资料更好地进行人员选拔工作[2]。

二、事业单位管理人事档案的大数据建设方法

（一）对大数据建设理念进行宣传

信息化时代事业单位想要通过大数据建设管理人事档案，必须转变管理理念。因此，事业单位应该对现代化的管理理念进行树立，积极宣传大数据建设思想，不应该只对档案人员展开，还应该在其他部门进行宣传，让事业单位当中的所有人员都意识到大数据建设的重要，进而积极地进行大数据建设。换句话说，事业单位当中的档案管理部门儿需要定期组织培训，并倡导档案管理人员积极参加，向他们讲解大数据建设的概念、特征以及优势等，同时还要邀请在此方面具有成就的专家，为档案管理人员讲解目前大数据的实际发展动态。

（二）基于大数据对人事档案的管理平台进行建设

信息化时代背景下，大数据是主要的标志，从事业单位当中人事档案管理角度讲，想要规范有序的对人事档案进行管理，那么档案管理部门必须归纳总结人员信息资料，这就需要做好收集工作、整理工作以及加工工作等，然后再让其对接目前的办公自动化系统，并将这些内容归纳到大数据下档案管理平台当中，通过大数据技术对人员信息资料进行管理，使其可视化得以实现，这样就能够深入分析一些有关数据。譬如：事业单位人员队伍当中所有职称的具体占比情况，通过大数据平台可以直观地展示出来，同时还能够与其他事业单位进行直接比较，掌握自身存在哪些优劣势，然后针对劣势进行积极改正。

（三）深入挖掘和开发人事档案的信息资料

在信息化技术持续深入发展的过程中，事业单位当中对人事档案的管理不再是简简单单的软件运用。云计算以及大数据等现代化技术被广泛运用，因此挖掘人事档案资料的工作面临着新的挑战，此形势下，通过大数据建设管理人事档案应该以挖掘和开发人员资料为主，全面归纳整理各部门当中的所有人员信息资料，并将这些内容归纳到同一个系统之中，然后建立与其对应的档案管理体系，在事业单位内部构建一个良好沟通机制，实现分级开发以及挖掘人员资料的管理体系，进而使开发与挖掘人员资料的工作可以有序展开。

三、结束语

总而言之，信息时代事业单位大数据建设情况，会对人事档案管理效果造成极大影响，所以，事业单位针对人事档案的管理，必须积极进行大数据建设，如：对大数据建设理念进行宣传;基于大数据对人事档案的管理平台进行建设;深入挖掘和开发人事档案的信息资料等，进而在获得高效的档案管理效果的基础上，促进事业单位持续发展。

参考文献：

[1]唐义，应鸣蕾，陈飞达等.按照"图书情报与档案管理"一级学科培养本科生的需求现状——来自本科生的调查分析[J].图书馆论坛，2018，38（10）：78-84.

[2]高爱民，张长林，刘芳等.档案形成在前档案管理在前——档案形成在前理论在建设项目管理中的应用[J].档案管理，2017（5）：22-24.

作者简介：张彩云（1970.12）女，民族：汉，籍贯：内蒙古赤峰市，学历：本科，职称：副高級，研究方向：档案管理方面。