新时期做好办公室档案管理工作的几点思考

宫国裕

摘要：办公室是当前单位以及各种组织机构运转的中枢核心，办公室作为这些单位的信息管理、信息处理以及信息交流的中心，有着不可忽视的重要作用。随着科技的办公室档案管理工作对于提升单位的管理水平、提高员工工作效率、塑造单传良好形象具有重要的现实意义。本文在阐述办公室档案管理工作重要性的基础上，分析了当前办公室档案管理中存在的问题，提出了提高档案管理工作效率的主要途径。

关键词：重要性;新时期;办公室;档案管理;思考

一、办公室档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作有利于单位持续发展

办公室档案工作从整体角度说，是单位总体发展轨迹的缩影和记录，更是提高内部工作效率和工作质量的重要因素。它直接影响管理者对本单位实际情况的了解，是促进单位发展的重要参考依据[1]。在办公室工作中，档案管理具有重要的地位，不仅为各项工作提高了效率与质量，而且为单位的发展发挥着自身的价值。首先，促进档案管理工作的可持续发展。在档案管理的过程中，能够依据档案信息的特点进行储存与管理，确保档案管理的连续性，不断创新管理模式与管理念，用科学合理的管理手段进行管理，既能够满足办公室的工作要求，还能够促进档案管理工作的开展。

（二）档案管理工作能够提升单位整体运行效率

通过日常工作及重要档案的管理，可有效提高工作效率。这主要是因为办公室的信息档案与资料大部分是指导性的，对各部门的工作和思路有针对性指导作用。在使用信息技术实现档案管理电子化后，可以通过搜索功能实现数据访问，为查阅档案资料提供诸多便利[2]。

二、新时期办公室档案管理工作中存在的问题

（一）重视程度不够

在当前的单位中，有很大一部分单位对于办公室文书档案的收集与归档工作重视程度较低，或者说对其较为轻视。就目前的情况来看，很多单位的管理人员认为，办公室档案管理的相关工作不重要，對于提升单位工作效率较为有限并且管理工作所消耗的时长较多，因此，这就导致了很多单位对于办公室文书档案的工作重视程度不够。对于办公室文书档案工作的重视程度不足，就会使得相应的文书档案的收集与归档工作效率降低，于此同时，单位不重视也会导致基层工作的员工更加忽视办公室档案的相关管理工作。这样，不仅仅使得办公室档案无法为单位带来切实有效的作用，还在很大的程度上制约了单位自身的发展，阻碍了单位的发展与进步。

（二）收集和归档工作的力度不够

就目前来看，虽然部分单位单位已经开始逐渐重视起办公室文书档案的收集与管理工作，但是，在实际的管理实施与活动开展中，其管理力度是不够的。很多的单位仅仅只是开展了文书档案的管理工作，但是没有实际的管理操作规范以及监督管理机制。这就会造成文书档案管理的相关工作流于表面，很多文件、档案或者资料由于缺乏科学有效的档案管理，就会出现损坏和缺失的现象。与此同时，档案管理的工作人员不是机器，有时候难免会出现档案收集与归档的错误，如果缺乏相应的监督管理机制，就会造成错误无法被及时地发现，影响单位的工作效率。

（三）缺乏信息化管理

随着科技的不断进步，电子信息技术以及互联网的大量普及，越来越多的行业开始采用数字化信息技术。在目前的档案管理领域，大部分单位还是以纸质的档案为主，实施电子档案管理很多时候并不完全和充分。信息化技术给办公室文书档案的收集与归档工作带来了极大的便利，但是，如果不能正确的运用反而会适得其反，给档案管理的相关工作带来不必要的麻烦。

三、新时期做好办公室档案管理工作的对策

（一）树立现代化档案管理思维

在开展档案管理工作时，需要创新档案管理工作理念，将档案管理工作现状与实际发展相结合，制定详细的管理制度，跟上时代的发展步伐，从而有效地提高档案管理工作的效率。与此同时，由于档案管理工作的内容比较多，为了给档案管理工作人员减轻工作负担，在管理的过程中应用科学的管理手段进行现代化的管理，为档案管理工作的现代化发展起到促进作用。

（二）优化档案管理理念

优化管理理念，是档案管理工作可持续发展中最重要的影响因素。首先，需要充分地了解与掌握档案管理工作，明确档案管理所具有的重要意义，对档案管理工作的内容与管理职责都有所掌握，使管理人员在岗位中能够恪尽职守，完全地投入到档案管理工作中[3]。其次，在档案管理工作中，对管理知识进行定期的培训与管理，使办公室内所涉及的所有人员都能具备专业的能力，充分掌握管理知识，并能在现代化的发展中，不断改革与创新档案管理理念及管理模式，把学习到的档案知识正确地运用到日常的工作中，促进档案管理工作的发展。最后，要以档案管理工作为主题，定期开展交流会，针对问题制定详细的解决方案，在商讨的过程中明确档案管理工作的开展方向，促进档案管理工作的开展。此外，需要大力宣传档案管理工作，明确档案管理工作的重要性。

（三）完善管理制度

不断完善档案管理工作的管理制度，是实现可持续发展的重要策略之一。其一，对档案管理制度进行分析，及时发现存在的问题以及不足之处，并且针对问题制定详细的解决策略。其二，及时地搜集、整理信息资源，按照分类进行存储，确保档案信息的完整性。其三，对档案进行分类管理，可以根据档案类型、储存时间等形式进行划分管理，能够为日后的查阅工作带来方便，并且对于一些重点的档案严加管理，提高档案的安全性。其四，对档案流程进行梳理，推动各项工作的发展，完善管理制度。

（四）推动信息化管理

档案信息化管理，需要配置齐全的基础设备，计算机、扫描机、打印机必不可少，设备的齐全为信息化管理的开展奠定基础。与此同时，还要针信息资源进行处理，将纸质文件转换为电子文件，方便储存与管理，管理人员的专业能力与综合素质为档案信息化管理工作的开展提高保障，实现信息化管理。

四、结束语

综上所述，办公室档案管理工作对单位的发展具有重要的影响，不仅要与时代共同发展，还要优化与创新管理制度，使档案管理工作更加具有规范性，逐渐地把档案管理工作发展为信息化、智能化管理，促进单位的持续发展。

参考文献：

[1]谈巍花.办公室档案管理优化建设之我见[J].青海教育，2019（Z2）：96.

[2]李佳.办公室档案管理工作效率提升途径[J].办公室业务，2019（21）：189-190.

[3]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].单位改革与管理，2019（18）：29+35.