当前高校教学秘书工作现状与职业困境分析

2020-06-19王波

时代人物 2020年2期

王波

教学工作是高校工作的核心部分，是立校之本，教学质量的优劣直接受到教学管理水平的影响，在高校中，教学管理工作的直接执行者就是教学秘书，教学秘书的工作质量、工作效率、工作方法、工作积极性等直接影响高校的教学质量，因此，加强教学秘书队伍的建设与发展是保障日常教学工作顺利运行的基础，是高校和谐有序稳定发展的关键。

1高校教学秘书的工作职责

上传下达。教学秘书是学校与学院、学院与学院、学院与学生之间沟通交流的橋梁和纽带。教学秘书需要将学校、教务处等上级教学管理部门下发的各项规章制度、通知要求等及时准确的传达给各个教研室的教师以及学生，以保障日常的教学工作能够井然有序地进行。例如，教学任务落实、调停课通知、期中期末考试通知、补考重修安排等必须及时通知到教师和学生。同时，教学秘书需要将教师和学生的各种疑问、意见和信息反馈给上级部门，以便上级教学管理部门根据实际情况，采取有效解决对策。教师日常工作中主要负责教学、科研工作，与上级管理部门接触的少，甚至是有一定的“距离”，这就造成管理者与被管理者、决策者与执行者之间缺乏有效及时的沟通，这一交流空白就需要教学秘书来填补。例如，排课的疑问与意见，学生选课的不明之处都需要教学秘书来反馈给教务处，然后教务处根据教师与学生提出的问题有的放矢，实现对问题进行合理高效的解决。

日常教学管理。一切教学管理工作都是围绕日常教学进行的，教学秘书的工作繁重复杂。对于本学院教师，教学秘书需要做的工作有：统计、计算各位老师的教学课时和学期总工作量;征订教师教学用书;根据教学日历，为各位老师排课，同时协助老师安排期中考试;协助教师完成教学课堂质量评估;协助教师申报提交各种奖项和科研材料;管理学院公章，对教师财务报销进行审核。对于学生，教学秘书需要做的工作有：学生请假、休学的材料审核;组织学生申报大学生创新创业项目，并完成后续的结项与报销工作;解答学生在学院教学反面的各种疑问;组织学生助教申报工作，计算助教工作量，为助教做工资。

部门间沟通协调。高校管理部门在横向上包括平行学院、财务处、科研处、后勤处等，纵向上包括上级教学管理部门、教务处、教师和学生等，这些部门之间需要依靠沟通协调来实现日常教学工作的有序进行，而这些沟通与协调工作就需要教学秘书来完成。例如，学院聘请学科专家来院讲座，需要教学秘书填报讲座申请提交给科研处，如果是外籍专家，还需要与外事处沟通协调，科研处审批后，教学秘书需要将讲座时间、地点、主题等信息发布给本学院教师、学生以及其他平行学院，讲座完成后，教学秘书再与教务处和财务处沟通，为主讲人申报发放讲座劳务费。

档案与材料整理。教学秘书要对本学院的各科试卷，学生毕业论文按照年级科目进行归档整理，对学生和教师的获奖情况、课表安排、教学评估相关材料等进行整理，有序存放，同时对重要材料进行扫描，电子存档。

设备管理。负责管理本学院名下登记的所有设备，包括电脑、打印机、投影仪等，对设备进行维护与报修。对学院各个教研室的工位进行登记，将信息报给设备科存档。

领导安排的其他工作。如撰写发言稿，会场的布置，教师日常用纸、笔、水等办公用品和行政维持用品的采购等

总体来说，教学秘书就好比一个大家庭的管家，工作繁琐、细碎，需要足够的耐心、细心、爱心和恒心，才能保质保量的及时完成本职工作。

2高校教学秘书的工作现状与职业困境

工作压力大

高校教师、学生人数众多，教育部规定，高校应按照不低于1：200的比例来设置专职辅导员岗位，笔者认为教学秘书的岗位也应该遵循一定的人员比例，否则，巨大的工作量的保质完成对于教学秘书来说是一个极具困难的挑战。目前我国大部分高校，每个学院只安排一个教学秘书，有的甚至是本科生教育和研究生教育统一由一位教学秘书来管理，师生总共几百人甚至达到千人，教学秘书需要对接教务处、财务处、科研处、设备科、外事处等等，每个部门的一个通知的下发与反馈信息的回收就是一个巨大的工作量，就要占用大量的时间，每天学生与老师的微信和电话不断，各种问题的咨询与处理，同时，课程安排、学生考勤共计、调停课等各种教学日常事件都需要教学秘书协调，而且一些工作细碎繁琐，有的是时间紧迫，稍有失误，就有可能出现教学事故，可以说是一刻不得闲，一刻不放松。由于没有明确的工作体制和工作标准，巨大的工作量使得教学秘书身心俱疲。但即使是这样，仍要时时保持微笑，为师生提供及时细心的服务，可见，教学秘书所承受的压力之重。

职业发展空间不足，工资待遇低

在高校的教学管理工作中，教学秘书付出了大量的心血，无论是时间安排上还是工作内容上，教学秘书的工作都具有难度。虽然教学秘书做了大量的工作，但教学秘书属于辅助性的行政岗位，这个岗位没有晋升渠道，除此之外，高校现有的职称体系也无法赋予教学秘书更高的职称。除了无法晋升，教学秘书岗位在工资待遇上也远远低于辅导员、教务管理等其他行政岗位，长期辛苦的工作最后得不到有效的晋升，完全没有职业发展空间，也没有平等的福利待遇，这极大的影响了教学秘书的工作积极性，这也是高校教学秘书离职率高的原因之一。

职业认同感低

教学秘书在高校教学管理工作中处于关键重要的地位，是桥梁与纽带，但由于其职业特点，很多人并不能认识到教学秘书的辛苦，同时，由于一些教学秘书不具有事业编制，与高校是合同制的工作关系，一些老师和学生就认为教学秘书只是学院的助理而已，与学生助教差别不大，大部分教师只是在一线教学，没有具体从事过行政工作，不知道其中的繁琐复杂，认为教学秘书只是发个通知、接个电话，认为这个岗位并没有多累，也不需要技术性和专业性，对教学秘书的认同感低，而实际上教学秘书所付出的努力与辛苦是远远超过他们的想象的。极低的职业认同感深深打击了教学秘书的工作热情。

3高校教学秘书的职业发展策略

调整心态，继续积极保质的完成工作

有效调整工作心态，充分理解和认识教学秘书工作的服务性，认识到其重要性，乐于奉献，甘当配角，把握正确的工作原则，按照教学目标认真开展每一項工作，使工作内容得到有效落实，用饱满的工作热情为师生提供高效的服务。同时，不断的学习，提高职业素养和工作能力，提高工作的责任感，哲学家爱默生认为，责任具有至高无上的价值，它是一种伟大的品格，在所有价值中它处于最高的位置。教学秘书的工作与实际教学密切相关，牵扯到学生的实际利益，必须梳理高度的责任感，一丝不苟，认真负责，还要有一定的法律意识，对重要的文件、学生试卷、论文等重要资料保密管理，坚决避免任何一个教学事故的发生。

为教学秘书提供合理的晋升空间

鉴于目前教学秘书这一岗位存在的晋升缺陷，笔者建议，高校是否可以改变对这一岗位的编制管理与工资管理，实行与其他行政岗位一样的福利与待遇，实现同工同酬。同时，为教学秘书提供合理的职称晋升机会和职位晋升的空间。

实行有效的激励机制，增强教学秘书的职业认同感

在实际工作中，高校应实施有效的激励机制，提高教学秘书的工作积极性和实效性。例如，完善奖惩机制，对教学秘书在工作中的付出与取得的工作成绩予以物质或者精神上的奖励，可以发放奖金，也可以颁发优秀工作者的证书。对于由于懈怠而造成教学事故，严重影响教学秩序的行为，要给予处罚。不能做与不做一个样，做好做坏一个样。完善考核机制，对于考核优秀的提供转为事业编制的机会。只有赏罚分明，才能有效激励教学秘书更好的完成本职工作，提高教学秘书的职业认同感。

高校教学秘书是高校教学管理工作执行的关键所在，是纽带与桥梁，只有充分了解其现状，使其能认同本职工作，不断提高自身业务素养，提高责任意识、服务意识、法律意识，才能更好的发挥教学秘书的作用，实现教学工作的有序开展，实现高校教学管理工作的稳定发展。