科学高效管理人事档案

李嫦青

【摘要】要想使高校管理人事档案服务工作得到进一步的提升，可以从多个路径入手，例如档案的查借阅、档案的管理、档案的管理人员以及档案的收集等，由此更加高效且科学地管理高校干部人事档案。本文先对高校人事档案服务工作内容及其重要性进行简单概述，再对提升高校干部人事档案工作服务水平的具体路径进行进一步探究。

【关键词】人事档案;高校干部;路径;服务水平

对于高校的综合竞争力及其今后的发展来说，人事档案发挥着不可小觑的作用和影响。在我国，高校是聚集大量高素质人才的地方，因此如何对人事档案进行科学有效的管理，如何记录才能将人才在科研、教学、管理等方面的杰出表现以及个人特征进行准确描述和记录，如何建设更加优秀的科研、教学、管理相关队伍，如何对人才进行更加合理的利用，如何将教师们的学术潜力充分调动起来，如何研发出更多高水平、高质量的科研成果，以上这些问题都是高校在今后发展中非常有必要进行探索和研究的。

一、高校人事档案管理服务工作的具体内容

（一）为干部人事档案提供收集服务。确保档案服务工作能够顺利展开的前提就是档案的收集工作，档案管理工作可以总结为“收管用”三个环节，而档案的收集工作则是其中最基本也是最重要的一个环节，要求其具有一定的规范性。对于那些分散于其他不同地方的档案资料来说，通过建立并健全相关的收集方式以及接收制度，可以更加科学有效地将相关档案进行收集，并归到档案室或者档案馆中。对于档案管理工作的整个流程来说，档案收集工作可以说是整个工作的起点。对于一个高校干部的考核、培养以及晋升任用等方面来说，其与高校是否能够将干部人事档案进行全面、及时、准确、规范的收集有直接的关系。

（二）为干部人事档案提供保存服务。对于档案管理工作来说，对档案进行保存是其中一项尤为重要的工作环节，干部人事档案保存服务指的是科学合理摆放已收集的档案资料，以免档案出现破损、丢失等意外情况，从而使档案能够长久保存下去。档案保存服务质量的好坏直接影响着档案的安全、保密以及完整性，同时也和人事部门干部的任职有着直接关系，尤其会影响高校教职工的自身利益。一旦由于档案保存的安全措施不完善而导致档案资料出现丢失，那么就会严重威胁到档案的安全、保密、完整性，对于管理层来说，也将会面临严峻的问题。由此可见，对于高校干部人事档案服务来说，档案保存过程中确保其保密性尤为重要。

（三）为干部人事档案提供查借阅服务。由具有相关资质的团体或者个人，首先提出查阅或者借阅档案的相关申请，填写相关申请表后交由档案室。之后再由档案管理相关部门验明身份后，提供其所需查阅或借阅的档案。对于高校干部人事档案来说，由于将干部个人成长的过程全部详细记录其中，因此具有很大的真实性和独特性。其不仅具有很大的历史价值，而且还需要长期完好保存下去，如此才能在今后的高校干部选拔考核管理中提供一定的参考价值。

二、高校人事档案管理服务工作的重要性

（一）可以作为历史研究的宝贵资料。对于人事档案来说，其中记录的时间及情节都是非常真实具体的，因此对于历史研究来说，可以作为宝贵的资料，在进行历史考证时可以作为一种权威和可靠的参考资料。高校作为一个人才济济的地方，只有对人事进行更加合理科学的管理，才能促使其不断进步与成长，对于社会发展及人才管理才能具有更大的影响和价值。

（二）可以作为挖掘人才的重要工具。对于高校档案来说，高校人事档案是其中重要组成部分。人事档案所记录的是教师的思想品德、薪资水平、家庭背景、工作经历、健康状况、科研水平、专业能力、教育背景、奖惩情况等等，其可以充分将教师的道德表现及个人经历真实反映出来，因此对于高校引进、选拔、使用、培养人才来说，可以作为一个考核的基本资料。

（三）可以推进人才的高效流转。学者以及高层次知识分子在所有的学校管理要素中，属于最具动态性、扩张性以及可持续性的，其将所有的人力、信息、物质等资源有机整合在一起，从而成为最大限度发挥事件效率的因素。作为高校管理的基础工作，要想使学生的竞争力快速提升，人事档案管理工作是根本支撑。

三、如何在大数据背景下实施文书档案信息化管理

（一）将档案收集服务水平进行提升。定时收集、补充收集、定向收集、跟踪收集等这些收集方式，在进行档案收集的时候都可以灵活加以运用。例如，如果出现了档案存在不准确或者遗漏的信息，需要相关工作人员及时予以补充，还需要将补充的信息核对准确，从而确保档案信息的完整和真实。如果高校干部出现了如职称评定、进修、晋升等这种小规模、临时性的变动，则相关工作人员需要将变动情况进行及时了解和掌握，并安排相关人员与该高校干部进行联系。对于那些日常档案的变更，比如季度考核、期末考核、年终考核等等，需要先将汇总方式拟定，例如定向汇总、定期汇总等，最大限度提升工作效率。

（二）将档案保管服务水平进行提升。想要有效提升高校干部人事档案保管整体水平，在如今信息化的时代背景下，首先需要将干部人事档案的信息化基础设施建设起来。对干部人事档案进行信息化建设时，建设初期需要综合高校的实际情况进行考虑，事先将档案信息化建设进行整体规划，将相应的信息化标准及信息化范围制定下来，再结合制定的方案将档案信息化设备进行有针对性的购入，如此一来，才能够将档案信息化建设工作进行进一步的完善。对于干部人事档案来说，除了需要以电子保存为基础，还需要将档案进行科学合理的分类，对干部人事档案利用计算机技术进行高效处理，从而将信息进行更加有效的利用。除此之外，在对人事档案进行信息化建设后，还需要将安全管理问题充分重视起来。与纸质文档不同，电子文档是通过互联网进行数据传输的，而且如今的网络都是公众对外开放的，一旦有人通过某些非法的行为对数据进行窃取、伪造或者篡改，带来的损失将是极为严重的。

（三）将档案查借阅服务水平进行提升。以干部人事档案的信息化建设为基础，需要对档案进行进一步的整理和编目，整理完成后再将档案信息上传到专业网站上，将公共查询的权限进行设置和开通，从而为人们提供日常的档案查借阅服务。如果高校干部发生了相关的人事变更，其获得权限后可自行通过网络对个人信息进行变更，从而更加高效、及时地对档案进行更新，实现档案的动态管理。此外，想要提供更好的查借阅服务，还需要及时将相關的硬件、软件设备进行更新，对于档案管理网站需要相关人员切实做好维护工作，以便人们可以更加高效地进行查借阅，从而最大限度提升档案的利用率。

四、结语

结合以上观点，作为汇聚着我国人才的重要地点，高校如何才能对优秀人才的人事档案进行科学高效的管理，如今已经成为务必要进行探索的问题。对于高校来说，干部人事档案具有至关重要的作用，可以作为历史研究的宝贵资料、作为挖掘人才的重要工具，也可以推进人才的高效流转，因此加强其信息化建设至关重要。通过将档案收集服务水平进行提升、将档案保管服务水平进行提升以及将档案查借阅服务水平进行提升，可以使我国高校干部人事档案的整体服务水平进一步提升。

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