解读如何提升基层公共人才档案管理服务水平

摘 要：档案管理工作具有非常重要的服务功能，能够更好地解决人才使用问题。为了能更好地促进基层公共人才档案管理的服务工作，需要对其存在的问题进行分析，从而能够更加具有针对性地进行相应措施的实施，有效促进档案管理服务水平的提升。本文针对基层公共人才档案管理服务工作存在的问题进行阐述，并且针对提升档案管理服务水平的制约因素进行重点分析，提出具体的措施，包括加强公共人才档案资源建设工作、提高档案资源管理信息化水平、提供优质档案管理公共服务内容、大力开发公共人才档案文化产品以及加强档案管理人才队伍建设工作。旨在能够有效促进公共人才档案管理服务水平的提升，更好地为社会和人民服务。

关键词：基层公共人才;档案管理;服务水平;制约因素

在我国社会不断发展的大背景之下，对人才的需求特别重视，只有对人才高效使用才能够促进社会的发展。基层公共人才档案管理工作具有大量的人力资源，能够为相应的工作提供服务，可以更好地进行人才的应用，产生更加有效的社会经济价值。可以有效提供档案服务工作，能够更好地满足社会公共需求。

一、基层公共人才档案管理概述

档案管理指的是对实体档案或者档案信息进行管理并提供利用服务的工作总称。根据中国统计年鉴显示，截止到2020年，我国共有综合档案馆3341个，管理人员35028人，国家专门档案馆206个，管理人员3413人，部门档案馆133个，管理人员1584人。其中档案利用次数为2064.4万次。由上述数据可以看出，我国档案利用次数较多，必须重视档案管理水平的提升，以此实现为社会提供良好服务。基层公共人才档案管理工作具有至关重要的意义。基层公共人才档案管理属于一项服务性工作，该工作不会给单位代开经济利益，但是其可以促进社会人才管理，给社会提供服务。目前，我国基层人才档案管理上还存在一定的困难，例如对基层公共人才档案有所忽视、管理人员不专业、档案管理信息化水平较低等等，在很大程度上限制了基层公共人才档案管理水平的提升。因此，想要提高管理水平，就应该深入分析目前基层公共人才档案管理中存在的问题，有针对性地进行解决。具体的问题在下文进行了详细分析。

二、基层公共人才档案管理服务工作存在的问题

1.档案管理服务与社会实际有差异

根据相关法律的要求，为了能更好地进行人才档案管理，需要采用分级负责的形式，在档案部门中形成一定的组织管理体系，能够更好地进行人才档案管理工作。但是，对于很多档案部门来讲，其所具有的档案资源数量比较少，不能够很好地进行相关服务的提供。档案馆现有的档案内容比较单一，很多关于人才的档案内容都没有，如民生档案、就业档案等内容，而且此内容也缺乏一定的规范整理，不能够进行快速检索，严重影响了对人才档案资源的有效使用。很多部门之间缺乏一定的沟通，对人才档案管理工作造成影响，无法进行有效的服务工作。

2.档案信息化水平与科技发展有差异

在我国新技术的不断发展中，很多信息技术都在各个领域中进行应用，获得比较理想的效果。但是，在人才档案管理工作中使用的技术水平还是处于落后阶段，缺乏一定的创新性。档案管理服务工作受到科技水平的限制而无法发挥其所具有的最大能量，不利于档案管理服务工作的实施。

比如，某档案部门在进行信息技术的使用时，因为误操作而造成人才档案的丢失，为档案管理工作造成了非常大的麻烦，不利于档案管理服务工作的开展。很多档案系统之间不能兼容，出现浪费资源的问题，不利于档案管理工作的有效实施。

3.档案服务工作与社会需求有差异

很多档案部门的管理工作受到传统观念的影响，其服务内容比较单一，服务手段也比较少，服务内容和社会需求之间具有非常大的差异，不能够很好地满足社会需求。档案管理工作缺乏开放性，影响人才档案本身所具有的公共服务功能。同时，很多人才档案无法进行多样的信息检索，对其社会应用具有一定的难度。

4.档案管理队伍建设与其发展有差异

档案管理服务工作需要具备一支高素质的人才队伍才能够实现更好的服务，但是現在很多档案管理人员所具备的专业素养比较低，他们的学历比较低，具备专业学历人才占比例为20%，限制了其服务水平。同时，有些档案管理人员对计算机系统的使用不熟练，导致工作效率比较低，还有一些档案管理人员在日常工作中不够积极，也降低了档案管理工作效率，导致档案管理服务水平下降。

三、制约基层公共人才档案管理服务能力提升的因素

1.档案部门体制制约

（1）行政环境差

档案管理服务工作有一定的滞后性特点，因为行政环境比较差，会导致档案服务水平比较低。例如，在进行人才档案管理的过程中，需要进行分组管理工作，这样就会导致人才档案管理需要进行多个部门共同合作，但是因为档案部门所具有的地位比较弱势，很多单位部门不配合，从而导致档案管理服务工作会受到一定的阻碍，提高档案管理服务的难度。

（2）法律比较滞后

为能够更好地促进我国档案管理服务水平的提升，我国特别制定《档案法》提供法律支持。但是，因为法律本身有一定的滞后性，在具体实施过程中会存在着落实困难的问题，需要进行相关规定审查工作，审查流程非常复杂，造成员工对工作失去积极性，工作拖沓，会影响整个档案管理的服务水平。

（3）行政职能弱化

虽然档案管理部门具备一定的行政职能，但是因为受到各种因素影响导致其行政职能无法进行充分发挥，从而造成相关工作执行不到位，无法进行有效的监督和管理工作。档案管理部门还会因为自身的编制数量不足而导致无法设置法规科室，其行政职能弱化。因此，档案管理部门并没有得到应有的人力、物力和财力的保障，造成其服务水平无法得到提升。

2.档案部门机制制约

（1）服务理念落后

良好的服务理念能够助推档案管理服务水平的提升，但是很多档案管理工作都缺乏先进的服务理念。档案部门的工作带有非常浓烈的行政色彩，没有树立服务意识，没有构建沟通交流渠道，所有的档案服务工作都是单向输出，缺乏有效的服务反馈内容，无法实现档案管理服务水平的提升。同时，很多档案管理部门缺乏良好的信息技术作为支撑，其服务水平无法实现提高。

（2）缺乏服务动力

档案工作人员在日常工作中缺乏一定的动力，从内部因素来讲，档案管理服务工作具有一定的垄断性特点，不会加入市场竞争之中，没有竞争机制来对档案部门进行施压，自然不会提升自身的服务水平。有的档案服务工作不会对相关数据进行具体的评估工作，造成工作内容比较粗糙，无法很好地进行针对性服务，不利于服务质量的提升。对于档案服务工作来讲，缺乏相应的监督管理，不利于档案管理服务水平的进步。同时，人才档案信息具有一定的秘密性，缺乏公众的监督，就无法实现有效地监督和管理，造成服务水平比较低的问题出现。

3.档案部门人才制约

（1）档案管理人才专业程度受限

档案部门工作人员的专业程度对整体的服务水平会造成非常大的影响，根据相关调查研究显示，档案部门管理人员所具有的专业性人才占比只有20%，工作人员专业素质较低，在很大程度上影响档案管理服务质量。因为档案管理工作人员缺乏相应的动力，不会在工作中进行专业能力的研究，也不进行专业方面论文的发表，缺乏压力激励，让他们在日常的工作中变得越来越懈怠，从而降低了档案管理水平，限制了档案管理服务水平的发展。

（2）档案管理人才综合素质较差

档案管理服务水平与工作人员的综合素养之间具有非常重要的关系，为了能更好地为社会提供档案资源服务，不仅需要工作人员具有专业的档案管理知识，还需要进行综合素养的提升。档案管理人员应该具有信息技术应用能力，能够在档案管理工作中熟练进行计算机的运用，为档案资源服务提供更快的工作效率。只有档案管理人员具备多种能力，才能够更好地为社会服务。

（3）档案部门缺乏激励机制体系

人才发展还与档案部门的管理机制有非常大的关系，很多档案部门没有注重人才档案资源的服务工作，因此没有设定激励机制，让整个档案管理工作人员失去工作动力，无法提高其工作积极性。长此以往，会在档案管理部门形成不良的工作作风，管理人员工作疏忽、懈怠，无法促进档案管理质量提升，更加无法提升档案资源的服务水平，让工作人员的工作热情消失殆尽。

四、提高基层公共人才档案管理服务水平措施

1.加强公共人才档案资源建设工作

为能够更加有效地提升人才档案管理服务水平，需要加强人才档案资源的建设工作。首先，需要对档案机构的行政职能进行优化，能够更好地避免不愿意移交档案的问题出现。对相关档案管理部门职能进行确定，才能有助于档案管理工作的实施。其次，需要丰富人才档案资源。建立多元化的档案资源，才能够更好地对档案进行管理，有效为档案服务工作提供更多的资源。通过对多种人才档案资源的融入，能够更好地促进服务水平的提升。最后，需要加强档案的征集工作，通过征集档案能够更好地对基层公共人才的档案资源进行整合，才能够有效丰富档案资源的内容。还可以在网络上进行信息的收集，因为网络上有着非常多的信息资源，可以更好地丰富档案资源。同时，需要保证具有一定执行力，才能够顺利进行相关工作的开展，为提高档案管理服务水平奠定基础。

2.提高档案资源管理的信息化水平

良好的档案管理服务水平需要进行信息技术使用，才能够更加有效地进行档案管理工作，有效打破时间和空间对档案资源服务的束缚，有效推动人才档案服务工作开展。档案管理部门需要加强自身数字化档案建设，更好地将电子版人才档案进行存储管理，从而形成数字化人才资源档案管理体系。同时，做好备份工作，以防出现档案信息丢失的问题。还应该注重计算机网络安全问题，进行网络安全措施的制订和实施，从而保证档案部门计算机数据的安全。还需要加强档案网站的建设工作，能够更好地通过网站进行人才档案信息管理，有效促进档案检索工作效率的提升，为提高档案服务水平奠定基础。此外，还需要建立档案信息共享服务平台，通过平台进行人才档案信息資源的查阅和使用， 有效提升档案资源的服务水平，进一步推动社会的发展。

3.提供优质档案管理公共服务内容

为能够更好地促进人才档案管理服务水平的提升，需要为社会提供优质的公共服务内容。因此，在进行档案服务的过程中，应该采取“以人为本”的服务宗旨。首先，需要进行服务理念的转变。档案管理人员需要牢记自身的工作使命，热心进行档案服务，提升服务质量。还需要进行多种服务方式的实施，可以通过网络在线咨询服务，为人们进行一定的档案服务工作。还可以进行个性化服务、推送服务等方式，从而能够更好地借助网络信息来为人们提供档案信息服务。同时，还需要对服务环境进行一定优化，如应该建设休息室，提供休闲场所，提高档案管理服务水平。另外，还需要建立一定的反馈机制，能够了解自身的服务水平情况，从而不断进行优化，提升自身服务水平。还需要做好档案的鉴定工作，有效进行档案管理创新，并对档案相应地开放，让群众更好地监督，同时 对于一些机密档案必须进行保密，确保维护公共安全。

4.大力开发公共人才档案文化产品

为能够提升档案管理服务水平，需要进行人才档案文化产品的开发。可以进行档案活动的开展，更好地将群众吸引到档案馆之内，还可以开展公益性的讲座，进行文化产品品牌知名度的打造，有效提升知名度。此外，加强档案的编辑工作，可以更好地提升档案管理工作质量， 在档案管理的过程中更加精准地提供服务。

5.加强档案管理人才队伍建设

人才的建设是档案管理服务水平提升的基本保障，需要对档案管理人员的专业能力进行培养，让其能够对档案管理的专业知识进行了解，同时也需要对其进行具体的工作技能培养。

比如，可以对工作人员进行计算机档案管理技能的培训，让其能够更好地利用计算机技术进行档案管理，从而提高档案服务质量，提高工作效率。同时，还需要加强档案管理人员的综合素养，加强其职业道德建设，有效提高工作人员的责任感。建立有效的人才考核机制，通过人才考核制度来进行人才的工作成果评价，能够更好地促进档案管理人员不断努力，不断提升自身的服务水平。

五、结语

综上所述，基层公共人才档案管理工作十分重要，能够更好地为社会提供有效的公共服务，同时也能够满足社会对人才的需求，有效促进我国社会经济和民生的发展。档案管理部门应该对人才档案资源进行建设，在档案管理工作中充分应用信息技术，进行人才队伍的建设，不断提升档案管理服务工作质量，发挥档案管理工作的作用，更好地促进人才档案管理，进一步为社会提供相应服务。

参考文献：

[1]郑祖梁.浅析如何提升基层公共人才档案管理服务水平[J].西部皮革，2017

[2]徐晨晔.浅谈人才交流服务中心档案管理工作[J].人才资源开发，2018

[3]胡安全.公共就业与人才服务机构对高校毕业生人事档案管理的几点思考[J].科技信息，2013

[4]刘 宏.新时期就业和人事人才公共服务中心档案管理工作研究[J].读天下，2017

[5]周 珍.谈人事人才档案管理工作的提升[J].人力资源管理，2016

[6]秦好奎，高洪伟.浅谈公共就业和人才服务档案规范化管理[J].办公室业务，2019

[7]曾日河，李 东.公共管理档案资源及服务扩展研究[J].兰台世界，2014

（作者单位：滨州市公共就业和人才服务中心）

作者简介：王英（1970—），女，汉族，山东博兴人，副研究馆员，本科学历，研究方向：档案管理和就业失业人员档案管理方面的研究。