人事档案管理的重要性及优化途径探讨

陈建平

【摘要】人事档案能够准确反映出每位员工的工作经历、社会关系以及学习情况等基本信息，在人事管理工作中发挥着极为重要的作用。因此，用人单位要从根本上认识到人事档案管理的重要性，采取有效的途径不断优化人事档案管理水平，通过完善的人事档案管理工作，为用人单位人才选拔提供档案支撑，为企业的发展提供档案服务。

【关键词】人事档案管理;重要性;优化途径

人事档案是每个人工作过程中不可或缺的一部分，它完整记录了每位员工的基本信息，不论是单位选拔人才还是员工升职加薪，都可以第一时间通过人事檔案了解员工的详细信息。企业人事管理部门必须高度重视人事档案管理的重要性，优化人事档案管理办法，提高人事档案管理水平。只有完善的人事档案管理工作才能满足企业人才流动的需要，为企业员工提供全面优质的档案服务。

一、人事档案管理的重要性

人事档案在每个人的工作中发挥着重要的作用，随着企业员工工作年龄的增长，其工作经历和成长历程都会被详细记录在人事档案之中，并伴随每位员工的一生。人事档案详细记录了员工学习和工作情况、工作过程中取得的业绩以及重要的社会关系，通过人事档案能够全面了解员工的详细信息，为员工的升职加薪、工作变动提供重要的参考。因此，深入研究人事档案管理工作的重要性意义重大，人事档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面。

（一）档案管理是人事管理工作的重中之重。人事档案详细记录了每个人的人生轨迹，在每个人的一生中都发挥着极为重要的作用。因此人事档案管理工作是人事管理工作的重中之重。人事管理工作者要认识到人事档案管理的重要性，认真细致对待人事档案管理工作，务必保证员工档案的真实性和完整性。

（二）真实完整的人事档案有助于单位人才选拔。人事档案管理是一项基础性工作，为企业和员工的发展提供必要的档案服务。员工档案的真实性和完整性是人事档案管理工作者工作质量的根本体现。人事部门可以从真实完整的档案记载中了解员工的学习及工作经历以及工作过程中取得的成绩等详细信息，为人才选拔和员工的升职加薪提供参考依据。因此，人事管理部门要不断完善档案管理制度，提高人事档案管理水平，确保人事档案信息的真实、准确、完整。

（三）人事档案管理工作意义重大。人事档案管理工作关系到每位员工的发展和收入等重要内容，因此意义非常重大。每位人事档案管理人员都要充分认识到人事档案管理工作的重要意义，在日常工作中认真仔细，确保人事档案信息的真实性和准确性，不断提升人事档案管理工作的质量，让人事档案管理工作为每位员工提供优质的档案服务。

二、提高人事档案管理工作水平的优化途径

人事档案管理工作对于企业和员工的发展都有重要的意义，因此企业人事管理工作人员必须采取有效措施和途径优化人事档案管理工作，提高工作质量，更好地为企业员工提供档案服务。

（一）提高对人事档案管理工作的重视程度。企业人事档案是每位员工资历的重要证明，是选拔人才的有力凭证。企业人事档案管理工作能够提升企业人力资源竞争力，助推企业持续稳定发展。在企业运行的过程中，企业不同工作岗位分工日渐明确，效率也不断提升。企业人事管理部门也要与时俱进，充分认识到人事档案管理工作的巨大价值，提高对人事档案管理工作的重视程度，运用科学的管理方法不断提高人事档案管理工作的效率和质量，全力维护人事档案的准确性和完整性。

（二）完善企业人事档案管理制度。完善的制度是保障企业人事档案工作顺利开展的必要条件。有制度为依据，企业人事档案管理人员就可以依据制度要求将人事档案管理工作做精做细。首先，企业人事管理部门要建立规范的人事档案管理制度。企业人事部门可以吸取和借鉴国内外优秀企业的人事档案管理经验，结合本单位的实际情况制定具备较强操作性的人事档案管理制度。让相关工作人员在具体的人事档案管理工作中有章可依，有据可查。通过有条理的人事档案管理工作，避免各种信息遗漏的现象发生，提高人事档案信息的质量。其次，企业人事管理部门要根据人事档案管理人员的工作情况制定合理的奖惩措施，激发人事档案管理人员的工作积极性。对那些工作认真负责，既能保证工作效率，又能保证工作质量的管理人员要给予一定的奖励。对那些工作弄虚作假，违反人事档案管理制度的工作人员要采取相应的惩罚措施。通过这样明确的奖惩制度，能够保证人事档案工作人员在工作过程中遵章执行，经过层层落实，确保人事档案信息的准确完整，提高人事档案管理工作的质量。

（三）打造一支素质过硬的人事档案管理队伍。人事档案管理工作人员的综合素质直接影响人事档案管理工作的质量和效率。因此，企业人事管理部门在完善人事档案管理制度的同时，也要注意人事档案管理人才队伍建设，提升人事档案管理人员的综合素质，保证人事档案管理工作的效率和质量。一方面，人事部门要吸收优秀的人才加入人事档案管理队伍当中。通过新鲜血液的引进，提高整个档案管理队伍的综合素质：让年轻员工的工作激情和高效的工作方式带动人事档案工作高效运行;让老员工扎实的工作经验和认真的工作态度影响年轻员工的工作作风。通过新老搭配，确保人事档案工作高效率、高质量开展。另一方面，人事部门要定期对人事档案管理工作者进行培训。随着企业的发展和各项管理系统的引进，人事档案管理工作逐渐向信息化发展。企业人事部门要定期对人事档案管理工作人员进行业务能力和思想认识的培训，确保人事档案管理人员端正工作态度，熟练掌握档案管理系统的操作方法。通过提高人事档案管理人员的综合素质，满足企业人事档案管理的专业化需求，提高人事档案管理的质量。

（四）创新人事档案管理方法，进一步提升人事档案管理信息化水平。企业人事档案管理人员要提高工作的积极性和主动性，不断创新人事档案管理工作方法，提高工作效率和质量。比如人事档案管理人员可以通过分组工作的方式进行日常的人事档案管理：一方面，不同组之间互相监督检查可以保证档案信息的准确性;另一方面，通过分组工作能够极大提高人事档案工作效率。像这样不断创新工作方法既能降低人事档案管理人员的工作量，又能够保证人事档案信息的准确性。另外，近年来信息技术迅速发展，在不同部门得到了广泛的应用，大大提高了企业管理的效率。企业人事档案管理要与时俱进，不断提升人事档案管理的信息化水平。通过人事档案信息管理系统的引进，既能够大大降低人事档案管理人员的工作量，又能够通过电脑系统和数据库的使用降低各种人为错误的发生，提高人事档案信息的准确性。电子档案的录入还可以更好地为员工提供档案服务，保证人事档案能够快速准确地传递给需要的人员，让档案发挥其巨大的价值。

总之，人事档案管理工作对于企业和个人都具有极为重要的意义，企业要采取有效的措施和途径不断优化人事档案管理。积极引进相关的设备和系统推动人事档案管理的信息化水平，打造一支综合素质过硬的人事档案管理队伍，创新人事档案管理方法，让人事档案管理工作为企业和员工的发展提供高效优质的档案服务。

【参考文献】

[1]王悦，罗振.人事档案管理的重要性及优化的几点建议[J].低碳世界，2017（35）：365-366.

[2]莫丽华.新时期加强企业人事档案管理的措施探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：78+98.