信息化背景下高校档案服务策略研究

邱立

【摘要】信息化背景下，高校档案在服务模式、服务方式、管理制度以及信息化水平等方面存在诸多问题。为此，需要转变档案服务观念，提升服务意识;丰富服务类型，拓宽服务方式;提升档案人员工作意识，促进服务发展;严抓技术培训，加快档案服务建设;完善档案管理制度，提升管理效率。

【关键词】信息化;高校;档案管理;服务策略

随着社会经济的快速发展，信息技术也逐渐走向成熟，并且在高校档案服务中得到了广泛的应用。由于新式的服务方式，缺少实际经验，致使高校很难在短时间内实现优质的服务效能。本文就信息化背景下高校档案的服务进行分析与探讨，希望给有关人员提供一些服务策略。

一、信息化背景下高校档案服务现状

（一）高校档案服务模式落后。高校档案服务模式落后，主要体现在服务过程中缺少上行下效的规章制度，档案服务能力缺少信息化的支持，档案服务方式方法过于固定化，缺少活性。传统的人工查找资料，限制了档案服务提供的质量和效率，已不能满足档案服务的发展需求。随着教育事业的发展，档案服务工作的价值和意义已变得日益突出。高校的档案服务由于没有进行及时有效的改革，致使服务模式日益落后，大大限制了高校档案服务事业的发展，对高校教育事业的发展产生了很多负面影响。例如，在实际档案服务过程中，由于一些档案没有被准确命名和标号，使得工作人员很难在第一时间内找到相关档案资料，从而使高校不能根据自身实际情况，发展和建设教育事业。

（二）高校档案服务方式单一。高校档案服务方式单一，是高校档案事业发展中存在的重要问题。档案服务方式单一，其主要原因就是档案管理模式单一，档案数据种类单一。由于高校在实际工作中，没有重视档案记录工作，对一些重要事件没有给予全面和完整的记录，使得和该事件相关的工作难以得到准确的档案数据支持。另外，由于高校档案工作没有充分利用信息化技术，没有结合档案工作发展的趋势和特点，致使档案服务方式变得越来越狭隘，从而导致服务效果低劣，给高校的档案服务发展带来严重的影响。

（三）高校档案人员工作意识差。高校档案人员工作意识薄弱，也是制约高校发展的重要因素。由于高校日常工作相对比较繁杂，一些档案工作人员养成了不健康的工作心理。再加上档案人员对档案工作没有给予足够的重视，很容易因为粗心大意和业务能力差，导致档案服务工作出现偏差，影响档案服务整体效果和质量。例如，在实际档案工作中，一些档案人员将档案信息编错号，在实际工作中用错了档案，从而给高校带来一些损失。随着信息化技术的发展，高校虽然积极创建了档案信息资源平台，然而在实际平台构建过程中，由于一些安全技术还不够成熟，致使一些档案缺少安全保护，会给高校的发展带来一定的影响和损失。

（四）高校档案人员信息化水平差。高校档案人员信息化水平差，是影响高校教育事业发展的重要因素。一直以来，高校档案人员习惯于传统的工作方式，没有给予信息技术足够的重视，致使自身的信息水平始终不能满足实际发展需求，从而给高校的发展带来诸多的影响。由于档案服务信息化水平差，使得档案资源不能得到有效的整合。在实际应用过程中，很容易出现浪费资源的情况。为了提升档案服务能力，有关人员必须要重视提升档案管理人员的信息能力，从根源上提升档案服务水平。

（五）高校档案服务管理制度不健全。高校档案服务管理制度不健全，给高校档案事业发展带来了极大的影响。由于没有相应的制度约束，一些档案人员极易养成不作为、无作为、乱作为的工作状态，从而使档案服务工作变得异常凌乱，难以发挥实际效用。例如，高校在审核一些教师档案时，一些档案人员拿错了档案，给高校的审评工作，带来一定的影响，甚至使高校对工作人员出现了错误的审评，严重损害了工作人员的利益。这种缺少管理制度约束的服务态度，不仅破坏了高校内部的和谐，也严重挫伤了高校内部建设的公平性和公正性，阻碍了高校各项事业的有序运行。

二、信息化背景下高校档案服务的策略方法

（一）转变档案服务观念，提升服务意识。一方面，档案人员必须要转变服务观念，不断提升自身的服务意识和业务能力。通过努力学习信息技术，保证档案工作的质量性和效率性，从而为高校的内部建设提供客观保障。一直以来，由于档案人员服务观念陈旧，一些档案工作人员很难将自身的作用有效地发挥出来。甚至在实际工作中，档案人员的整体地位开始下降，不能成为高校重视的对象。为了改变这一局面，高校必须要重视档案管理工作，通过对档案人员进行积极的培训，不断提升档案人员的职业素质和业务能力，从而使档案人员更好地为高校发展服务;另一方面，档案人员应自觉遵守规章制度。通过不断提升创新能力，不断提高服务品质，从根本上为高校内部建设融入助力，从而实现自身价值，推进高校发展。

（二）丰富服务类型，拓宽服务方式。丰富服务类型，拓宽服务方式，是高校档案发展的必然趋势。在信息化时代背景下，服务方式和服务质量决定工作成败。因此，档案人员必须要抓住时代契机，通过不断提升信息技术水平，不断实现档案管理信息化，从而为高校创建一个良好的档案信息资源平台，进而使高校依据自身实际需求，进行有目标性的发展。另外，有关人员还应通过拓宽档案服务方式，丰富档案服务类型，将服务面向高校的教学、科研等方面，从而给高校提供一个优质的后盾保障。在此基础上，有关档案工作人员，还应考虑现代化服务模式。通过对现代化服务模式进行深入的研究，不断创新服务技术，不断提升服务价值，从而使高校各项服务活动，都能在档案信息的规划下，得到合理和准确的开展。

（三）提升档案人员工作意识，促进服务发展。提高档案人员的工作意识，是提升服務发展能力的重要途径。因此，有关领导必须要重视提升档案人员的工作意识。首先，档案人员扩大开放度。通过开发和利用档案信息资源，不断拓宽档案工作内容，从而保证档案人员的工作量。其次，有关领导应加大档案工作宣传力度，通过不断提升所有人员的档案使用意识，刺激和提升档案工作人员的服务意识。再次，拓宽档案人才的吸引渠道。不断雇佣专业人才，减少兼职人员，从根本上提升档案人员的整体素质层次，从而使档案服务能够标准化、常态化。最后，档案人员应主动学习专业技能，通过提升工作意识，不断总结收集、整理、管理、服务等工作经验，从而提升自身的创新服务能力，进而保证档案服务的高效发展。

（四）严抓技术培训，加快档案服务建设。为了提高档案人员的工作能力，有关领导必须要做好相应的技术培训工作。通过严明技术培训内容，使档案人员能够从根本上提升工作意识和能力，从而加快档案服务建设进程。通过制定严厉的培训制度，筛选和提拔档案专业人才。对培训成绩好的档案人员，给予重点培养，在最短的时间内，将他们打造成档案管理负责人。对培训成绩较差的档案人员，给予严厉的处罚。如果他们仍不能提升自身的专业能力，就给予停职或开除处理。

（五）完善档案管理制度，提升管理效率。完善档案管理制度，提高管理效率，是保证档案服务的根本方法。一直以来，高校忽视了档案管理工作，没有将档案服务提到日程上，致使一些档案人员出现了懒惰的工作态度，从而影响了高校的正常发展。为了提高档案服务能力，高校必须要建立严明的管理制度。通过依托完善的管理制度，将那些懒散的工作人员排斥出去，使那些有工作积极性的工作人员，能够努力学习专业技能，提高服务能力。通过创建良好的工作环境，保证每一个员工都能用积极的态度面对工作，从而使每一个员工都能实现和创造自身的价值。

总之，随着信息化技术的发展，高校档案服务必将迎来春天。为了迎合高校发展，有关档案人员必须要转变服务理念，转变服务方法，提升服务能力和效率，从根本上提升档案信息化的工作质量。

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