探析基层卫生防疫档案的分级管理模式存在的问题

2020-06-11岳中美

中国卫生产业 2020年7期

岳中美

[摘要] 在基层卫生防疫工作中，档案管理占据着至为重要的位置，只有做好档案管理工作，才能汇总原始数据，为社会提供更加优质的服务。该文将立足基层卫生防疫档案管理工作，探讨分级管理模式存在的问题及应对举措，以期为有识之士提供参考。

[关键词] 基层;卫生防疫;档案管理;分级管理

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）03（a）-0060-03

[Abstract] In grassroots health and epidemic prevention work， archives management occupies a very important position in grassroots health and epidemic prevention work. Only by doing a good job of archives management can raw data be aggregated and provide society with better services. This article will base on the basic level of health and epidemic prevention archives management work， discuss the problems of the hierarchical management model and the corresponding measures， with a view to providing a reference for people of insight.

[Key words] Grassroots; Health and epidemic prevention; Archives management; Hierarchical management

进入新世纪以来，我国的基层卫生防疫工作取得显著成效，各地区构建了基础的档案管理体系，并采用分级管理模式开展档案管理。档案管理能够为基层卫生防疫工作提供支撑，辅助基层卫生站做出防疫工作决策，实现基层卫生防疫工作站的可持续发展。为了迎合时代发展的需要，满足医疗卫生服务需求，基层卫生防疫站应该依据内部档案，明确医疗卫生服务方向。值得注意的是，基层卫生防疫工作档案管理工作处于发展初期，分级管理模式存在与工作实践不相适应的情况。许多基层卫生防疫站并未完善档案管理机制，壮大档案管理人才队伍，构建信息化的档案管理系统，导致分级档案管理效率偏低。在发展过程中，基层卫生防疫站需要把控现实问题，优化档案管理体系。

1 基层卫生防疫档案概述

1.1 类型

我国基层卫生防疫档案相对较多，具体包括如下几类：①文书档案，主要包括基层卫生防疫工作会议总结等;②会计档案，主要包括各类会计凭证等;③设备档案，主要包括基层卫生防疫工作设备的使用说明等[1];④基建档案，主要包括基础设施工程的审批材料等;⑤业务档案，主要包括各个专业科室的日常业务情况等;⑥科研档案，主要包括科研工程的课题申请立项总结材料等;⑦声像档案，主要包括基层卫生防疫的音频视频材料等;⑧人事档案，主要包括干部材料等;⑨技术人员档案，主要包括技术人员的个人证书等。

1.2 作用

基层卫生防疫档案有着重要作用，体现在以下几个方面：①利用基层卫生防疫档案，可以扩大基层卫生防疫工作宣传范围。②利用基层卫生防疫档案，可以总结经验教训，提高防疫工作效率[2]。③利用基层卫生防疫档案，可以辅助监督考评工作。④利用基层卫生防疫档案，可以构建信息化管理体系。

2 基层卫生防疫档案分级管理模式存在的问题

2.1 管理机制并不健全

就目前来看，我国大多数基层卫生防疫站采用了分级管理模式，但是档案管理规范性欠缺，主动收集信息能力较弱[3]。基层卫生防疫站并未按照分级管理原则，对工作任务进行科学分配，主动汇总档案信息，构建完善的建档制度，导致分级档案管理逐渐沦为了形式化的产物。近几年来，我国城市化水平显著提升，城市发展速度加快，大量农民涌入城市，加大了基层卫生防疫工作的压力。外来务工者可能存在传染病等，基层卫生防疫站需要收集传染病信息，建立基层卫生防疫档案。在管理机制并不健全的情况下，基层卫生防疫站无法拓展信息渠道，对传染病信息进行有效收集，并确定信息的归档方式等，導致档案管理并不如意，基层卫生防疫工作漏洞百出[4]。

2.2 专业管理相对欠缺

随着时代的不断发展变革，基层卫生防疫工作面临新变，对工作人员提出了更高要求。基层卫生防疫站工作者需要不断提升业务素质，把握档案分级管理规则。我国幅员辽阔，部分基层卫生防疫站处在偏远地区，存在人才流失的问题，专业的档案管理人才不足，无法对档案信息进行分级管理。基层卫生防疫站并未对档案管理人员开展业务培训，导致工作者知识结构滞后，工作方法落后。由于档案管理人员个人素质偏低，其在档案收集、档案借阅、档案复印等工作上容易出现漏洞，档案资料外泄的情况屡见不鲜[5]。很多档案甚至存在信息讹误问题，制约了基层卫生防疫工作站发展。

2.3 信息技术引用不足

现代信息技术不断发展，其与基层卫生防疫事业的融合更加紧密，将现代信息技术应用在分级档案管理中，可以取得事半功倍的效果。基层卫生防疫站档案信息较多，现代信息技术取缔了人工管理方式，能够构建庞大的信息数据系统，对档案信息进行自动分类。部分基层卫生防疫站并未认识到现代信息技术的重要性，缺乏必要的资金投入，致使信息化档案管理系统无法构建起来。纸质档案的管理难度较大，容易增加档案管理风险。

3 基层卫生防疫档案分级管理模式的应用路径

3.1 完善管理机制

在基层卫生防疫档案管理中，必须建立健全档案分级管理机制，明确档案分级管理工作要求，对档案进行收集分类，做好档案储存工作[6]。基层卫生防疫站档案分级管理机制应该包括如下几项内容：①需要确定信息收集、档案归类工作流程;②需要确定档案存档、档案借阅标准;③需要确定档案处理、档案销毁工作规范。为了保证档案分级管理工作的顺利开展，基层卫生防疫站需要完善相关管理制度，统一防疫站和各个科室的管理标准，并对档案进行有效排序，按照序号进行档案管理。基层卫生防疫站需要制定奖惩机制约束管理行为，不断提高档案管理效率。

3.2 壮大人才队伍

档案管理工作直接关系着基层卫生防疫站的平稳运行，因此需要充分认识到档案管理工作的重要性，壮大档案管理人才队伍。档案分级管理的主体包括防疫站、各个科室、村卫生防疫工作者等，为了提升人员素质，应该做到以下几点：①应该先分配防疫站内部工作者的档案管理责任，设置专门的档案管理部门，并贯彻落实分级管理模式，指派工作人员投入到档案管理之中，为档案管理者提供必要的工作支持，如设备支持、技术支持等等;②应该对各科室进行动态监督，保证科室人员履行自身的工作责任;③应该和村卫生防疫工作者建立互通联系，明确村卫生防疫工作者权责[7];④应该定期开展教育培训，提升档案管理者个人素质;⑤应该提高薪资待遇水平，吸引更多专业人才的注意力。

3.3 利用信息技术

现代信息技术在档案管理中不可或缺，基层卫生防疫站需要投入技术资金，引进现代信息技术，构建档案管理信息化系统。近几年来基层卫生防疫档案材料逐年增加，但受到人力资源、物力资源的限制，档案管理效率相对较低。现代信息技术为基层卫生防疫档案管理提供了必要支持，基层卫生防疫站需要提高档案管理的微机化水平。一方面，基层卫生防疫站应该积极录入重要信息，包括传染病信息、会议记录等，并对档案信息进行自动分类，审核档案信息内容[8];另一方面，应该优化顶层设计，拓展档案管理信息化系统的功能，随时查询档案状态，确保档案信息准确无误。

3.4 明确管理内容

卫生防疫档案分级管理应该接受档案工作管理委员会的统一领导，分级管理应该包括站级档案管理和科级档案管理。划归站级管理和科级管理的基层卫生医疗档案，应该由各个档案员负责整理、立卷，完成归档任务，并由档案室保管档案，在必要情况下应用档案资料[9-10]。各站级业务档案范围如下：在确定站级档案管理任務时，需要秉持总体性原则，对站级档案进行学术性划分。基层卫生防疫档案中有部分学术性较强的材料，这些档案材料有较高的学术价值，需要延长保管年限，对档案材料进行有效保存。具体而言，这一类材料包括基层卫生防疫业务工作法律法规、基层卫生防疫业务工作方法、传染病防治方案、传染病预测发展趋势、年度月度基层防疫卫生监督报告、重大卫生事故调查报告、基层卫生防疫业务论文、业务年报、业务月报等。科级业务档案管理范围如下：在确定科技业务档案管理范围时，需要将着眼点放在本辖区之内，定期开展卫生监督工作，提供卫生监测服务，对经常发生的传染病进行动态监测，形成档案材料加以保管，且要随着工作年限的延长补充档案材料。具体而言，这一类材料包括预防性和常规性的卫生监督材料、一般性的污染事故调查处理材料、食物中毒调查处理材料、辖区产品鉴定材料、行政处罚材料、工作人员体检材料、工作人员卫生培训材料、咨询登记材料、病毒化验材料等[11-12]。

4 结语

综上所述，在基层卫生防疫工作中，需要对档案信息进行汇总，提高档案的利用效率，保证档案管理的专业性。为了提高档案管理效率，我国基层卫生防疫站需要采用分级管理模式，建立健全档案管理制度，壮大档案管理人才队伍，构建信息化管理系统。

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[5] 王巍.基于云计算网络的疾病预防控制中心档案管理信息化初探[J].世界最新医学信息文摘，2018，18（81）：187.

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[9] 金波，晏秦.从档案管理走向档案治理[J].档案学研究，2019， 166（1）：48-57.