政务服务事项电子出证文件归档规范

1 范围

本规范规定了政务服务事项电子出证文件归档的一般方法，包括电子出证文件的归档功能需求、归档内容、组织结构和存储格式等。

本规范适用于政务服务机构在统建的政务服务平台和自建的业务办理系统（以下统称为政务服务平台）办理政务服务事项时依托公共数据共享平台或其他提供电子出证文件的数据平台（以下统称为数据共享平台）通过数据共享获取的电子出证文件的归档。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T 36901-2018 电子证照 总体技术架构

GB/T 36903-2018 电子证照 元数据规范

GB/T 36905-2018 电子证照 文件技术要求

DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范

DA/T 85-2019 政务服务事项电子文件归档规范

3 术语和定义

3.1 电子出证 electronic certificates issuing

政务服务机构在政务服务平台办理政务服务事项时通过数据共享获取能够反映事项真实情况、与待证事实相关联、来源和形式符合法律规定的公共数据，并作为办事和执法法定依据的过程。

3.2 电子出证文件 documents from electronic certificates issuing

政务服务机构在电子出证过程中获取的电子证照、数据库记录、电子出证记录等结构化数据和电子文件。

3.3 电子出证记录 records for electronic certificates issuing

描述电子出证全过程的元数据。

3.4 证照 certificate

由机关、团体、企事业单位颁发、能够证明资格或权利等的凭证类文件。

注：证照包括证件和执照等。[GB/T 36901-2018，术语和定义3.1]

3.5 电子证照 electronic certificate

由计算机等电子设备形成、传输和存储的证照数据文件。[GB/T 36901-2018，术语和定义3.3]

3.6 归档 archiving

将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。[GB/T 18894-2016，术语和定义3.12]

3.7 元数据 metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。[GB/T 18894-2016，术语和定义3.3]

3.8 信息包 information package

由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体。

4 总则

4.1 政务服务事项电子出证文件的归档作为政务服务事项电子文件归档的组成部分，应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则。

4.2 符合国家和省有关规定要求的政务服务事项电子出证文件可仅以电子形式归档。

4.3 应明确政务服务事项电子出证文件归档工作的职责和分工，包括以下四类部门的职责和分工：

a）数据应用部门负责根据本部门的政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表，在对政务服务事项电子文件进行归档的同时，对电子出证文件进行同步归档，并对归档后形成的电子档案按照《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》等规定进行管理；

b）数源部门按照《浙江省公共数据和电子政务管理办法》等规定，负责提供用于电子出证的结构化数据或电子文件，并确保其真实性、完整性、安全性和可用性；

c）各级政务服务平台和数据共享平台的建设部门负责为电子出证文件的归档工作提供技术支持，包括：开发或完善政务服务平台和数据共享平台的数据共享接口以实现电子出证文件向政务服务平台的传输；开发或完善政务服务平台的预归档模块，以支持电子出证文件的归档；

d）档案行政管理部门负责对政务服务平台提出电子出证文件归档的功能需求，指导和监督政务服务事项电子出证文件归档工作。

4.4 归档的电子出证文件作为整个办件的一部分，与该办件的其他电子文件组件及元数据共同构成一份完整的电子档案。

5 归档功能需求

5.1 政务服务平台的预归档模块应具备收集、检测、整理电子出证文件等基本归档功能，并符合DA/T 85-2019的规定。

5.2 政务服务平台的预归档模块包括但不限于以下功能：

a）应将电子出证文件的归档范围嵌入整个政务服务事项电子文件的归档范围配置中；

b）应能接收和保存数据共享平台传输的电子出证文件，并根据归档配置自动对电子出证文件进行收集和整理，作为归档信息包的组成部分。收集的归档内容符合第6章的规定，整理的组织结构和命名符合第7章的规定；

c）应能对归档电子出证文件的真实性、完整性、安全性和可用性进行自动检测，并支持对检测不合格的电子出证文件进行补充；

d）应能对电子出证文件来源可追溯，对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计。

5.3 数据共享平台应具备采集、导出、查询电子出证文件的功能，包括但不限于以下功能：

a）应能收集和保存电子出证过程中提供的原始数据或证明文件以及相关元数据，并支持通过电子出证唯一标识码进行查验；

b）应能通过数据接口将符合法定办事要求的原始数据或证明文件以及相关元数据实时传输给数据应用部门，并支持一定时间内（至少1年）向数据应用部门提供应归档数据的二次查询和导出，以确保该查证事项可在规定时间内完成归档；

c）应支持通过时间戳、数字摘要、区块链等技术手段确保传输给数据应用部门的原始数据或证明文件及相关元数据不被篡改。

电子出证文件的具体归档过程参见图1。

6 归档内容

6.1 电子出证文件组件

6.1.1 归档的电子出证文件组件为下列形式中的任意一种：

a）电子证照，包括版式和非版式；

b）档案数字化成果、电子档案复制件或其证明文件；

c）系统通过共享数据自动生成的电子证明材料。

图 1 电子出证文件归档示意图

6.1.2 归档的电子出证文件组件应包含证明其来源可靠的电子签名、时间戳、电子印章或应用区块链等技术生成的数字凭证或数字摘要。

6.1.3 政务服务机构在提取电子出证文件过程中如需当事人进行有效授权和确认的，获取的当事人有效授权和确认信息应与电子出证文件一并归档保存。

6.1.4 当事人有效授权和确认为现场签署的纸质材料时，政务服务机构的经办人应通过数字化扫描等方式上传至政务服务平台进行归档。数字化扫描应符合DA／T31—2017的规定，满足信息内容真实完整、清晰可读的最低限度要求，推荐采用200dpi扫描。

6.2 电子出证记录

6.2.1 归档的电子出证记录应包括：电子出证唯一标识码、数据应用部门和系统编码、数据来源部门和接口编码、请求时间、响应时间、办事对象的法定身份标识和名称、事项编码、办件统一申报号、应用材料或表单名称、数据查询参数、数据返回结果、数据查询者信息。

6.2.2 电子出证记录以XML格式文档保存，命名为“电子出证记录.XML”，其基本元数据和格式示范参见附录A。

6.2.3 电子出证记录由数据共享平台通过接口提供给政务服务平台归档保存。

7 组织结构和命名

7.1 电子出证文件与同一办件其他归档电子文件组件一并形成完整的归档信息包。归档信息包的组织结构应当符合DA/T 85-2019的规定。

7.2 归档的电子出证文件存放在同一文件夹中，该文件夹存放在以归档材料目录命名的文件夹下。组织结构示例如图2所示。

7.3 同一个政务服务事项办件中多次电子出证形成的电子出证文件分别存放在各自的文件夹中。

7.4 存放电子出证文件的文件夹以电子出证文件所指代的材料名称命名，如“婚姻证明”。

7.5 电子出证文件组件一般采用原始名称命名。版式电子证照、电子档案可直接采用原文件名；非版式电子证照和其他电子出证数据在转换成标准存储格式后以电子出证文件所指代的材料名称命名，如“婚姻电子证照”。有效授权和确认形成的文件以其所指代的行为命名，如“有效授权信息”或“确认书”等。

8 存储格式

8.1 归档电子出证文件的存储格式应符合DB/T 85-2019的规定。

8.2 版式电子证照、电子档案采用ofd、pdf等格式保存。

8.3 从数据库记录提取的非版式电子证照，以xml等易于读取和显示的格式保存，电子证照的元数据应符合GB/T 36903-2018的规定。示例参见附录B。

8.4 其他采用非标准或通用格式的电子出证数据，归档时应转换为标准或通用格式一并保存。

8.5 电子出证记录等元数据文件以xml格式保存。

8.6 当事人有效授权和确认为电子信息的，以xml等易于读取和显示的格式保存；当事人有效授权和确认为数字化扫描副本上传的，以pdf、jpg等通用格式保存。

图 2 归档电子出证文件的组织结构示例

附录A（资料性附录）

电子出证记录的元数据描述和格式示范

本资料性附录给出了电子出证记录的元数据描述（见表A.1）和格式示范参考

表 A.1 电子出证记录的元数据描述

格式示范如下：

附录B（资料性附录）

非版式电子证照归档示例

本资料性附录给出了非版式电子证照归档示例