大数据时代高校档案管理探析

摘 要：大数据时代，高校档案数字资源呈现出数据总量大、资源种类多、传播速度快和价值密度低的特点。为推动高校档案资源建设，应理顺工作运行机制，完善相关制度;立足档案工作实际，构建资源体系;结合学校发展需求，开展编研工作;根据用户需求，做好信息服务。

关键词：大数据;档案;高校档案;档案管理

进入大数据时代，信息资源呈井喷式发展，各行各业面临新的机遇与挑战，档案行业也不例外，大数据时代，档案管理工作呈现新的特点。高校档案真是地记录了高校的发展历程，对于学校的长足发展具有重要的价值。当前，高校各项工作的信息化水平的得到了极大的提升，电子文件逐渐占据重要地位，档案数据资源总量增长迅速，高校档案管理工作面临着从传统模式向新型模式的转变，数字化、信息化管理逐步成为高校适应社会发展新需求、顺应行业发展新形势的必然举措。近年来，高校档案信息化建设、数字化管理得到了理论界和实践界的普遍关注，如何有效利用大数据时代的发展契机，结合高校档案工作实际探究档案管理模式的转型路径是高校档案工作者需要考虑的重要问题。

一、高校档案数字资源的特点分析

1.数据总量大。大数据时代，档案数字资源整体呈现出总量巨大的特点，在纸质档案管理时代，资源信息主要以纸张为载体，以纸质资源为主，而档案信息化管理阶段，信息产生的主体进一步拓展、内容也得到了极大的丰富。高校是人才培养的重要基地，人数众多且聚集，因档案信息产生的主体非常多，这就使得高校档案信息资源总量大。以学生信息为例，当前，高校普遍开展智慧校园建设，信息化程度相对较高，一卡通制度的实行，详细记录学生参与各类相关活动的數据信息，如食堂就餐、商店购物、进出入宿舍情况、学生医疗记录等等，而这些活动行程的数据都是档案数据资源的重要组成部分。此外，各高校普遍开展档案数字化建设，纸质档案数字化后形成大量的数字资源，学校使用OA系统、科研成果登记系统、教务管理系统及财务管理系统等等，均会产生大量的电子文件，这些文件对于学校整体发展具有重要价值，是档案数据管理的范畴。档案信息资源的存储单位也有GB到TB再到现在的PB、EB级别。

2.资源种类多。大数据时代，档案的存储载体、资源类型、存储格式都发生了一定的变化。传统的档案管理阶段，纸张为最主要的存储载体，而信息化管理阶段，纸张仍是档案的重要存储载体，但磁带（盘）、光盘同样发挥着重要作用。当前，由于高校很多主体工作都是通过学校各种系统完成，如学校大部分文件的签发是通过学校OA系统在线办理，由此产生大量的电子文件，电子文件的重要性日益凸显。电子文件的类型丰富，格式多样，如文字型电子文件（XML、PDF、TXT），图像电子文件（JPEG、TIFF），音频电子文件（WAV、MP3），影像及多媒体音像数据（MPEG、AVI）等等。总体而言，随着学校信息化建设的逐步推进，学校档案资源的种类也愈发丰富，对于高校档案信息管理既是机遇亦是挑战。

3.传播迅速快。信息技术的发展，高校档案信息资源得到进一步丰富与充实，更加有利于档案机构为学校各项工作的决策提供辅助，彰显档案的价值。档案信息资源的信息化管理能够实现资源最大程度的共享，资源收集、利用更加便捷，在一定程度上减轻了高校档案管理人员的工作量。信息时代，档案信息资源传播速度快，刚上传的信息能在几秒钟内传播至整个校园甚至全世界，这也各档案信息管理机构带来了挑战，相对于纸质档案资源的管理，信息化管理的难度更加大。

4.价值密度低。价值密度低是大数据时代信息资源的一大特征，以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒。前文已经提出随着高校信息化水平的不断提升，各类信息数据剧增，有价值的信息隐藏在大量的数据海中，如何在海量数据中获取、筛选、保存并利用有价值的信息是高校档案管理者需要思考的重要问题。高校的学生群体年龄相对偏小，部分学生心智尚不成熟，容易受到虚假有害信息的误导，而高校又是人群密集之地，如因信息管理不善造成信息泄露，容易造成恐慌。因此，获取有价值信息并有效管理信息十分重要。

二、高校档案数字资源开发策略分析

高校档案数字资源开发涉及全校的二级机构，是一项牵动全校的重要工作，此项工作的顺利开展，需要学校整体规划、档案机构分步落实、各部门积极配合方能做好，具体而言，应注重四个方面的内容建设：

1.理顺工作运行机制，完善相关制度。高校档案工作是以高校档案馆为主导，各二级机构辅助的工作机制，是涉及全校各部门的一项工作，理顺工作机制是开展档案资源建设的重要前提。当前，高校机构多且相对分散，有些部门尚未意识到档案工作的重要性，档案工作的运行机制不够顺畅，在一定程度上阻碍了档案信息化的进程，高校需要通过完善相关制度以确保此项工作的顺利开展。

一方面进一步完善高校档案管理制度，参照《档案法》《高等学校档案管理办法》等法律规章，结合学校档案工作信息化建设的实际，更新补充相关内容，明确全校范围内档案工作的要求，特别是各二级部门在档案信息化建设中的工作职责，形成全校合力共同推动档案信息化建设。另一方面进一步细化高校档案信息化工作规划。高校档案信息化建设是一项系统工作，不可能一蹴而就，这就需要结合学校档案工作实际情况，顺应学校的发展需求制定切实可行的工作规划，有计划地开展档案信息化工作。

2.立足档案工作实际，构建资源体系。《高校档案管理办法》中明确高校档案包括党群、行政、教学、财会及仪器设备等多种类别，载体类型也比较丰富，包括纸质、电子、胶片等。构建资源体系，首先需要将档案管理系统与学校各业务系统建立有效的对接，档案机构能够实现对各种数据资源的有效管理。但当前，由于各类信息其主管部门不一，数据信息分布分散，未形成数据信息统一管理的局面。档案实现信息化管理后，初步设想建立学生、教务、学工、科研、图书数据资源库，采用数据搜集、数据挖掘、数据分析、云存储等技术对各类数据进行实时收集与监测，过滤无用信息，将有价值的数据信息进行整合上传，充实资源体系。

3.结合学校发展需求，开展编研工作。档案编研是档案机构变被动为主动服务的重要体现，通过档案编研将有用信息进行加工整合并提供利用，既能为学校各项工作提供参考，也是彰显档案价值提升档案影响力的有效途径。大数据时代开展档案编研可以从以下几个角度着手：一是根据用户群体的需求确定编研主题。高校档案的利用主体主要为学校师生，而师生的需求具有一定的稳定性，如教师关注的主要为教学、科研、竞赛等相关主题的内容，而师生关注的主要为学校政策性文件。根据两大用户群体的需求，可以考虑将不同的内容分为不同的专题进行档案编研。二是丰富编研的成果类型。传统的档案编研，其成果以纸质成品为主，编研花费时间长且受众有限。而高校大学生，思维活跃、创新意识强，单一枯燥的编研成果难以满足学生群体的需求，丰富编研形式十分重要。如制作视频、开展网络展览，或者通过社交媒体来宣传推广编研成品，能在很大程度上提升编研成品的利用效率。三是充分借助大数据技术开展编研。以往的编研是档案工作者通过翻阅文件来完成，而大数据时代，档案信息资源繁杂，人工的方式已经不适用发展需求，借助大数据技术对信息进行搜集、筛选，以数据分析为基础，做出更多的正确决策，而不仅仅依赖直觉和经验做出决策。

4.根据用户信息需求，做好信息服务。提供利用是实现档案价值的主要路径，而高校档案利用的主体主要为学校教师和学生，用户群体的信息需求和行为习惯均有不同，需针对不同的需求群体开展有针对性的信息服务。一些年纪稍长的教师用户可能习惯于实地利用，还有部分业务在线无法办理，针对这样的情况，则延续到馆利用的服务模式，以优质的服务态度为用户提供便捷服务。而学生和青年教师群体，可能更倾向于新型的利用模式，针对这部分用户，档案机构需积极运用新技术、利用新媒介，为用户提供优质的信息服务。具体而言，可以从几个方面入手：

（1）加強档案网站建设。档案网站是档案用户获取信息最为便捷的一种方式，档案机构可以将官方网站打造为信息资讯平台，发布可公开信息。可以设置多个板块，如学校发展板块，发布学校历年的政策、学校发展历程中重大事件的始末、学校档案馆藏资源分布，将其打造为了解学校发展历程的窗口。此外，设置学校档案工作动态板块，明确学校档案利用的流程及审批手续、学校档案馆的组织机构、馆藏资源、人才队伍等等。

（2）加强服务平台建设。针对档案用户搭建的服务平台，明确档案在线利用档案的流程及审批手续，用户可以通过在线提交利用需求，经档案部门审核后通过在线传输实现档案的利用，大大提高档案利用的效率。设置功能清晰、覆盖全面的业务资源模块，如学生学籍档案查询、学生学历学位认证、毕业生档案提取等业务，用户能快速、准确地获取相关信息。此外，加强硬件设施建设，配置业务查询终端，确保部分业务能够通过自助终端申请——获取——打印一站式办理。

参考文献：

[1]赵映诚，陈晓明等.文书工作与档案管理——电子文书的形成[M].高等教育出版社，2019

[2]李丽芳.大数据时代档案信息利用及效果探析[J].城建档案，2016

（作者单位：晋中师范高等专科学校）

作者简介：王剑（1982-），男，汉，山西太谷人，本科，馆员，晋中师范高等专科学校。