提升档案管理工作效率的策略讨论

王立国

摘 要：档案是关于一个人经历的记录，档案对个人的影响十分重大。随着市场经济的发展，人才和企业实现了双向选择，企业在招聘人才的时候除了面试还会去查阅个人的档案。但是当前的档案管理工作效率较低，有一部分档案管理工作人员的素质不够，给档案使用者的生活和工作带来了一定的不便利，需要对档案管理的工作效率进行提升。

关键词：档案管理;工作效率;管理素质

从当前来档案管理工作存在两方面的缺陷，其一是上面所说的管理人员的素质和技能问题，档案管理工作人员对此工作的认识不到位，不去主动积极的学习档案管理策略;其次是文书工作和档案衔接不到位，一般来说文书和档案是有关联的，但是现在是分属两个部门管理，两个部门沟通不到位，影响了档案管理和文书的衔接。基于这种现实需要对档案管理工作效率进行提升。

一、提升档案管理人员的素质和技能

档案管理人员一定要深刻的认识到自身工作的重要性，要深刻认识到档案对人们生活和工作的影响，抱着为人民服务的心态去进行档案管理工作。当前部分档案管理人员思想觉悟不高，对工作的性质认识不到位，要么认为档案管理工作十分清闲，毕竟不是每个人时时刻刻都需要查阅档案;要么就是认为档案管理工作处理的都是琐碎小事，不用学什么技能，就是分分捡捡，进行保管就行。这两种态度都是不正确，这就造成了档案管理工作人员的工作积极性不高。因此，档案管理负责人要在业余时间对档案管理人员进行专业技能培养，聘请具有丰富经验的行业专家来集中进行授课，逐步提升档案管理人员的信息化操作水平和档案管理专业技能，逐步形成一支作风优良、专业素质较强、工作效率较高的文书档案管理专业队伍来提升机关内部的文书档案管理效率。档案管理的负责人也可以在平时进行监督和抽查，发现工作人员出现了错误及时进行纠正，防止出现更大错误。当然改变檔案管理工作人员的思想是最为重要的，必须要让档案管理人员在思想上认识到这项工作的重要性，从而激发主动学习意识。

二、加强文书工作和档案管理的衔接

档案和文书之间既有联系也区别，在行政机关很多文书都涉及到了行政机关的决策，这就和行政机关的负责人有很大的联系，如果是重大决策产生较为深远影响的就可以载入档案。从目前来看很多地方都是将文书和档案分属两个们来管理，有的文书是由秘书等起草的，因此有一部分文书由秘书或者起草文书的人保管。部门不同就造成了文书和档案管理之间的隔阂，两个部门基本上是相互独立的，二者很少进行沟通。这就要求在当前机关内部文书档案管理工作开展过程中要注重文书信息的有效搜集，要以加强文件管理效率，提高文书管理质量作为档案信息处理的核心环节。要逐步完善工作管理流程，通过强化二者的联系来提升二者的衔接程度，逐步完善管理机制建设，按照规章制度对文件科学进行分类，注重文件信息的管理细节，从根本上保障文件的完整。在实际工作当中也会出现重要文书内容没有及时收入档案的情况，造成之后文书丢失或者损失等各种问题，影响了档案管理，为了避免这种现象的发生就更要加强两个部门之间的联系，促进文书和档案管理的衔接。

三、加强信息化的档案管理工作

随着科技的发展，电子文档逐渐开始代替纸质文档，在地区进行大规模流传。电子文档具有很大的优势，首先是容量巨大可以节省纸张，其次保管方便，纸质文档需要存放在柜子当中，占据的空间较大，而电子文档可以存储在U盘，网盘当中，不占用大空间，并且不用考虑纸质档案的防潮和虫咬的情况，想要寻找档案也十分快捷，只要找准文件夹就可以快速找到。从长期来看成本也是比较低，值得推广。但是目前各个地区的档案信息化管理还不是很完善，首先是基础设施的不完善，不能实现全面的网络传播，也不能保证电子档案管理的绝对安全。因此在未来的建设当中应该加强对电子档案的投入，包括资金和技术的投入，从各个方面提高档案的管理效率。另外也应该积极的培养网络化电子档案开发和维护人员，人才投入是第一投入，目前电子档案存在的最大困难就是人才缺失，无法建立全国统一的电子档案管理系统，只能实现地区的小规模传播。档案管理的负责人也要积极的学习电子档案的知识，积极与其他地区的档案管理负责人进行沟通和学习，提高自身的管理技巧，从而提升管理效率。

综上所述：档案管理是一项重要的工作，与人们的工作和生活息息相关，当前的档案管理工作效率较低，存在管理工作人员素质技能不能满足需求和档案文书管理脱节的问题。针对这种问题要强化档案管理工作人员的思想觉悟，提升管理技能;同时还要加强档案和文书的衔接工作，加强两个部门的沟通，及时收入重要文书，提高档案的完整性;最后要积极研究电子档案的管理模式，提高档案管理的效率，努力培养电子档案管理人才，加强人才投入。

参考文献

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