国企改制过程中档案管理现状与改进策略研究

周翊

摘 要 从20世纪90年代起，国有企业为了适应市场经济发展的需要，开始了企业体制和经营方式的大转变。档案管理工作是国企管理中不可分割的一部分，国企转换经营机制，国企的档案管理工作也应该随之转换相应的管理模式。系统、完整、科学的国企档案是改制后新企业运行的坚实基础和企业做大做强源源不断的动力。因为国企档案具有一定的特殊性，因而增加了改制档案管理难度。本文从分析国企档案管理特点和国企改制对档案管理的影响入手，研究国企改制档案管理现状，并提出相应的改进策略，以期为相关工作提供参考。

关键词 国企改制 档案管理 现状 改进策略

国企改制是国有独资企业或控股企业为了适应市场经济发展需求，企业体制和经营管理方式发生改变，形成国有股份制企业或中外合资企业等。国企改制通过重组、兼并和产权转让等多种形式进行，国企改制涉及内容多、过程复杂，给各方面工作带来了较大影响。

一、国企改制档案管理相关概述

（一）国企档案管理特点

1.非公共性

国企档案是国企自身在长期经营和发展中积累的财产，归国企自身所有。计划经济时代，各级地方政府和企业上级主管部门随意无偿调用国企档案的现象已经一去不复返了。国企档案中包含了企业管理文化、企业资产评估与处置、人员安置与遗留等多方面的问题，其中还涉及企业经营中的商业秘密、客户信息、科技创新、国企知识产权方面的内容，这些不可公开的内容是国企经济利益的生命线，是不能泄漏的。法律上明文规定，任何社会组织和个人都不能无偿利用国企档案，国企有权拒绝或限制他人翻阅本单位档案，除非双方有合同協议或征得了国企的同意。[1]因此，在改制过程中，需要明确此类非公共性档案的所有权。

2.封闭性

国企作为商业类经济组织，它的生存和发展也适用于优胜劣汰竞争法则。国企档案中有一部分档案牵涉企业的经营状况、生产能力与规模、科技创新、财务实力等内容，它们与企业能够占据多大的市场份额、拥有多大的盈利范围息息相关，是企业生存与发展的生命线，是成千上万人的饭碗里是否有米的问题。所以，在国企改制中，需要对具有商业价值以及具有较高机密性的信息采取封闭性保护措施，避免行为不轨者获取此类信息从中渔利，从而给国企本身或国家造成利益侵害。因此，国企档案具有相对的封闭性。

3.时限性

时代在发展，社会在进步。国企档案中，有些档案会因为时代变迁、社会发展、科技创新等因素逐渐失去自身的经济价值，而让历史研究价值陡然上升。这些资料档案将会作为代表我国国企发展、体现我国历史特点的历史资料加以收藏，国企将依照相关法律向我国档案馆移交，以便对社会公众开放或进行历史文化研究。

（二）国企改制给档案管理带来的影响

1.国企改制工作快速推进带来的影响

（1）档案材料移交不全。国企地域分布和经营行业不同，企业规模大小不一，所以档案管理方式千差万别。而国企改制工作又在快速推进，势必造成档案材料整理仓促，许多档案信息无法在短时间内得到有效整理和归类，进而造成档案材料移交过程中材料移交不全的糟糕情况。

（2）档案管理人才短缺。国企改制工作推进时间短，而国企档案资料涉及内容多、范围广，档案材料又过于分散，这种情况加大了档案整理和甄别方面的人员数量需求。而熟悉国企档案资料的相关专业人员有限，人才短缺问题成为影响档案整理和归档工作质量的重要因素。因此，企业在精简非生产人员的同时，为了提高企业的档案管理水平，应该招聘更多的优秀专业人才，补足档案管理中的短板。

2.国企改制工作细化不足带来的影响

（1）档案留存界定标准不清晰。国企在长期的经济活动中积累了大量档案资料，其中包括国企的品牌资料以及国企在国家经济建设发展中取得的业绩，这些材料都具有较高的历史价值。在国企改制中，这些档案信息资料历史价值的界定并不具备清晰的标准，在档案移交中，针对此类材料存在较大争议和顾虑。

（2）管理费用解决困难。国企档案需要进行重新整理和价值鉴定，对不同类型的档案要做好移交工作，整个过程需要由专业人员参与和多个档案相关部门配合。因此，国企改制后，档案管理工作面临着档案管理经费的巨大缺口，国企档案管理经费需要从专款中支出。但在实际工作中，此类费用缺乏明确的制度依据，进而造成管理费用解决难的问题，影响到国企档案管理效率。

3.国企改制人员变动频繁带来的影响

国企档案资料存在非公共性、封闭性和时限性特点，档案信息资料的甄别、整理和归档工作需要专业的档案管理工作人员进行。国企经过改制后，人员变动较为频繁，新老更替情况较为严重，许多拥有工作经验的员工被调离原有工作岗位或退休离岗，而新补充进来的档案管理工作人员在经验和专业技能方面存在严重的不足，需要企业加以培训并在实际工作中锻炼，这种状况影响到了国企改制档案管理工作效率。

二、国企改制档案管理现状

（一）国企改制档案归集与整理工作存在紧迫性

企业发展切忌走重复的弯路、老路，这就需要继承、借鉴和利用前人的经验、知识和技术。前人的经验、知识和技术就装在国企档案信息资料中，这就注定了这些档案材料具有较高的经济价值和历史价值。目前，企业对档案信息的需求不断扩大，对信息的要求越来越多样化，也越来越复杂。然而，受到国企改制工作的影响，许多档案资料整理和归档工作受到影响，档案信息资料无法得到有效管理。一方面，不利于国企档案资料的充分利用，另一方面加大了档案信息管理风险。因此，国企档案管理工作存在紧迫性。[2]

（二）国企改制档案管理效率有待提高

当前，国企档案信息资料甄别和归档等工作受到改制后人员更替因素的影响，工作效率和管理工作的准确性方面存在较大的提升空间。因此，国企改制档案管理中，需要结合当前时代发展，完善档案管理机制，规范管理流程，优化国企档案管理手段，从而提高国企改制档案管理效率。

（三）国企改制档案管理设施投入不足

国企改制档案管理设施不足是普遍存在的问题，档案管理部门属于非营利性服务机构，服务费和管理费所得有限。[3]一方面，需要加大资金投入，增加档案管理硬件设施;另一方面，需要优化管理模式，减少档案管理对硬件设施的依赖。

三、国企改制档案管理改进策略

（一）实现档案统一管理

要提高国企改制档案管理效率，需要加强档案管理基础建设方面的资金投入，优化档案管理硬件设施，包括网络环境、电子文件管理系统以及系统软件建设等，实现档案统一管理和集约式管理，建立企业档案信息管理中心，尽快理清档案管理工作脉络，这样能够使分散的档案管理资源得到统一管理、高效利用。此外，通过统一管理还有助于实现档案管理的社会服务功能，促进档案管理模式创新和升级。[4]

（二）加快档案信息化管理

在加快国企改制档案甄别整理和归档的同时，要利用智能识别技术将纸质档案向数字化电子档案转化，实现档案信息化管理。[4]这样不但能够降低纸质档案对空间资源的占用，还能实现数字化管理的安全性和便捷性，增强档案服务功能，同时还能降低档案管理对专业人才的占用，进而提高档案管理工作效率。

（三）利用先进科技提高管理效率

国企改制档案整理和归档中，要加大对现代科学技术的应用，将智能文字或语言识别技术以及大数据处理技术应用到档案归档管理工作中，优化档案整理和归档流程，改变传统档案管理模式，提高档案管理的规范性和准确性。

四、结语

深化国企改革，增强国企活力是我国经济建设和发展的必然趋势。国企改制后更需加强档案管理以促进管理工作的科学化，这就给档案管理工作提出了更大的挑战，同时也为国企改制档案管理工作带来了新的机遇。大力开发企业档案信息资源，加快国企改制档案管理工作整合，积极推进档案工作信息化管理，将智能技术和大数据处理技术应用到档案管理具体工作中去，不仅能够提高档案管理工作效率，還能提高档案管理服务质量，从而更好地为企业管理服务，推动企业管理走上现代化、科学化的道路。

（作者单位为重庆松藻煤电有限责任公司）

参考文献

[1] 黎广培.国企改制档案管理现状分析与改进策略研究[J].东方企业文化，2015（16）：147-148.

[2] 张璇.国企改制重组中的档案管理现状分析与改进策略[J].经济管理（全文版），2016（4）：89.

[3] 贯媛媛.国企改制现状分析与对策研究[J].财会学习，2016（13）：187.

[4] 韩宇歆.企业档案管理现状分析与对策研究[C].决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会，2016.