应用型本科高校教学秘书队伍建设面临的挑战与对策

（闽江学院 数学与数据科学学院，福建 福州 350108）

应用型本科高校，主要面向高校所在区域的经济社会发展，以本科教育为主，以学科为依托，以应用型专业教育为基础，以社会人才需求为导向，为高素质应用型、技能型人才的培养提供硬件环境与软件环境的高等院校。[1]长期以来，大部分应用型本科高校的发展以教学环境的改善与应用型师资及双师型人才的引进[2]为突破口，而对教学管理队伍的科学建设重视不够，尤其是基层教学秘书队伍。教学秘书，作为教务管理部门与师生之间的桥梁，直接服务于教育管理一线，在促进应用型本科高校教学管理质量上起着基础性的作用。

目前，国内应用型本科高校的教学秘书在开展教学管理工作时，尚无完善的、科学的工作体系可循，缺乏学科支撑，而主要依靠老带新式的经验传授与自身的经验积累。同时，随着时代的发展，高校学生也随之呈现出新特点，尤其是自我中心意识强烈、心理承受能力较弱等显著特点，对应用型本科高校的教学管理工作提出了新的要求，也为教学秘书队伍的建设带来新的挑战。

一、以M学院为例分析教学秘书队伍的现状

笔者以M学院为例，调查对象为17个二级学院（部）的31位教学秘书，发放调查问卷31份，回收31份。根据对问卷的统计分析和对一些教学秘书进行的访谈，发现当前教学秘书队伍建设存在不少问题，调查情况统计详见表1。

第一，女性占绝大多数，且年轻教学秘书呈现出了一定的流动性。教学秘书岗位要求从业者严谨细致、善于沟通协调，而女性在这方面具备先天优势，因此，历年来各学院的教学秘书均以女性为主。另外，35岁以下的教学秘书占总人数的58%，且超过一半的教学秘书工作年限在3年以下。据了解，近一年来有6位教学秘书工作一年即辞职或调岗。

第二，教学秘书队伍学历以本科和硕士为主，但是专业相关度较低，且缺乏系统的岗前培训。根据M学院近3年的招聘要求，新入职的在编教学秘书要求硕士以上学历，非在编人员要求本科以上学历。对于专业的要求均设置为不限。另一方面，几乎所有的人员都是“先上岗、再培训”，缺乏系统的岗前培训。即使是专业相关度较低的新入职教学秘书，也只能直接上岗后通过“老带新”的方式熟悉业务流程，并在业务操作中慢慢摸索积累经验。系统性岗前培训的缺失，使得新入职教学秘书无法迅速进入工作状态。

第三，岗位编制有限，职称评定较难，晋升空间受限。M学院的教学秘书队伍中在编仅11人，各二级学院（部）的编制平均人数少于1人。其次，新入职教学秘书在工作一年后，年度考核合格即可获得初级职称。尚无职称的人员是6位工作未满1年的补缺型新入职教学秘书。中级职称重在考察业务能力，大部分教学秘书通过工作经验的积累，可以获得中级职称。但高级职称的评定对科研业绩的要求较高，而教学秘书受工作性质的限制，较难在科研领域有所突破，因此高级职称的比例很少。2位高级职称人员中，有1位是通过之前在中学任教获得的中教高级职称转聘的。非在编人员进行职称晋级后工资绩效涨幅较小，导致动力不足，再加上平时工作繁琐，无暇开展科研或论文撰写，所以大部分人员仍是初级职称。另外，相比辅导员队伍完善的晋升体系，教学秘书队伍很难获得相关岗位的晋升，晋升空间受限。渴望晋升的教学秘书只能转岗，导致队伍的人员流动性大。访谈中，除2位高级职称的人员外，其他在编人员均表示出了调整岗位的意愿。

表1 M学院教学秘书基本情况统计表Tab.1 Information statistics of teaching secretary in M university

二、应用型本科高校教学秘书队伍建设面临的挑战

（一）新形势下大学生思想状况的显著特点给教学管理带来的新问题

大学生在心理上正处于“准成人”阶段，即正逐步成熟而又未完全成熟，受当前经济社会和信息网络高速发展的影响，身上带有明显的时代烙印。上大学前较少离开父母独立生活的当代大学生普遍存在独立自主能力严重不足的情况，无法应付复杂多变的社会环境。受自由主义、消费主义、泛娱主义等各种社会思潮的影响，其思想状况也由此呈现出显著特点，给教学管理工作带来了新的挑战。

一是自我中心意识强烈。随着学生家庭物质条件的逐渐丰裕，从小在家长宠爱及关注下成长起来的大学生常常以自我为中心。[3]在充满竞争的市场经济环境下，当代大学生的竞争意识与功利意识随之加强，也越来越意识到个人权利，却较少注意到自己应尽的义务。在与M学院教学秘书的访谈中，有多位教学秘书提到选课时，即使教学秘书再三强调时间节点，却仍会有若干学生没有按时选课，后又通过各种途径纠缠教学秘书要求选课。这些突发的额外权利诉求，不仅增加了教学秘书的工作量，也让教学管理制度在执行过程中难以为续。

二是心理承受能力较弱。大学生在进入大学校园后，学生们突然开始独立面对生活，家长与老师不再太多参与他们的生活和学习的规划。这种强烈的反差，给他们带来了一定的压力及不适感。加之，信息化时代下，互联网已成为他们获取信息的重要手段。[4]互联网为学生的学习及生活带来便捷的同时，也让部分学生沉迷于虚拟世界。让他们在面临挫折与失败时相对脆弱，无法及时地进行心理调适。每年的“全国大学生心理健康日”即旨在呼吁全社会对大学生心理素质的关注。个别学生在由于自身原因无法按时修完学分时，采取言语骚扰、社交媒体造谣、自残威胁等不恰当的方式表达不合理诉求，给教学管理带来了一定的阻力。

（二）教学管理制度不完善

教育部、国家发改委、财政部等部委于2015年明确提出推动部分本科高校向应用型本科高校转型发展。[5]可见，应用型本科高校的发展尚处于刚刚起步的阶段，教学管理制度的建设还存在诸多掣肘。一方面，教学管理的模式与方法还相对比较滞后，没有整合的管理系统，而是各部门分割管理，在一定程度上造成资源浪费。比如M学院设有教师人事系统、实验实训管理平台、教务管理系统等多个系统，众多的资源无法整合，导致教师的职称、获奖情况或科研成果等信息需要多个部门反复采集。在业务归属上，有的同一业务却分割管理，例如：学生自行修读在线开放课程的学分认定由教学科负责，而该门成绩却由学务科登记。实践类课程的管理既归属于教学科，又由实践科负责。另一方面，原则性的制度内容过多，缺乏操作性的表述，学生面对这些制度时往往无从下手，只能向教学秘书寻求帮助。教学秘书常常忙于大量事务性的工作，无暇进行管理技术的创新。

（三）队伍建设投入不足

传统的思想向来是重视教学科研，而对于管理工作不够重视，认为教学管理无非是一些事务性的工作，性质简单，没有技术含量。[6]因此，高校特别是处于转型时期的应用型本科高校，由于人力财力的限制，往往将大量的精力集中在教学、科研工作上。M学院现有的31位教学秘书中，在编人员仅11人，非在编人员比例达到65%。且教学秘书的工作往往也得不到理解与支持。根据教育部令第43号文件精神，高等学校应按不低于1∶200的比例设置专职辅导员岗位，但未对教学秘书的配比进行明确规定。结合学校教务处对各二级学院教学秘书配备情况进行的统计和其他文献的数据[7-8]，各二级学院根据师生的数量规模一般配备1至2名专职教学秘书，配比约为1∶500。M学院约1.8万名学生，教学秘书有31人，配比约为1∶580。教学秘书的培训通常通过“老带新”的经验传授形式展开，而非系统性的专业化规范化培训。加之教育管理工作任务繁重，教学秘书在日常工作中疲于应付，无暇深入思考并创新以提高工作效率。另一方面，与同样是行政人员的辅导员或机关工作人员相比，教学秘书职称评定困难，晋升空间狭小，加上工作的繁琐容易使其产生倦怠感，导致人员的流动性较大。

三、应用型本科高校教学秘书队伍建设的对策

（一）建立教学秘书与思想政治辅导员之间的常态沟通机制

新时期，大学生具有强烈的自我意识，却缺乏独立自主的能力。同时，由于大部分应用型本科院校的教育管理工作与学生思想政治工作分别由教务处与学工部负责。两个部门的大部分工作相对独立，缺乏相互沟通与配合。在面对选课与学生管理一系列的教学管理工作时，频频发生各种突发状况。有在选课期间无动于衷却在报名截止之后四处奔走的，有在挂科后电话“轰炸”任课老师的，有在大四临毕业时才发现漏选课程的，更有部分学生对自身的毕业学分要求漠不关心影响正常毕业的。遇到各种情况时，他们往往会不知所措，教学秘书需要耗费较多的时间精力去弥补这些学生的失误。

面对新时期的大学生，针对他们思想状况的新特点，教学秘书需主动作为，建立与思想政治辅导员之间的常态沟通机制，加强沟通协调。辅导员是大学生的人生导师，在学生管理工作中具有重要的作用，特别是应用型本科高校。辅导员工作的特殊性，使得他们更容易掌握学生的思想动态，了解班上学生的特点。因此，在展开一些比较重要的教学管理工作时，教学秘书通过与辅导员沟通，如定期向辅导员报送“学务事项周安排表”，列明每周各项学生事务工作的时间节点，从而让辅导员能够关注学生近期是否及时完成相关工作。一方面通过平时的班会或年级大会，辅导员可以跟班委或学生强调相关工作的截止时间，也针对班上个别忘性较大、做事马虎或对学业不甚上心的学生进行有针对性地提醒，最大限度地避免学生遗漏相关事项。另一方面，教学秘书应及时向辅导员更新学生的学习情况，包括每学期的学生不及格率、每学年的学业预警、以及毕业班学生的学分修读情况等，让辅导员可以根据学生的新情况及时进行沟通指导，促进学生自省改进，从而共同营造良好的学风纪律，进一步提升教学质量。以M学院下设的数学院为例，2017—2018学年及之前学年的各项学务工作中总有一些学生忘记报名；而自2018—2019学年第一学期起，辅导员与教学秘书建立了常态沟通机制，学生的事务工作如选课、计算机等级考试报名等完成率达到了100%，有效地避免了因个别学生错过报名时间而带来的一系列恶性循环。

（二）完善应用型本科院校的教学管理制度

应用型本科高校正处于转型的关键时期，构建科学的教学管理制度对提高院校运行的有序性，推动院校的内涵建设具有重要的意义。首先，应用型本科高校应根据教学管理工作中的各主体的职权划分及岗位工作规范作出具体的规定，从而让教学管理工作人员，特别是对实操性要求较高的教学秘书，在面对具体工作时有规可依、有章可循。其次，遵循应用型本科高校注重应用、服务区域经济发展的规律，并根据教学管理中出现的新情况，不断创新管理制度。专业设置、人才培养方案的制定、科研课题立项等应及时根据教学质量国家标准、社会经济发展进行调整。再次，改变教学秘书在常规工作中依靠个人经验等进行管理的落后做法，以信息论、决策论、控制论等科学方法为依托，尤其依靠不断完善的教学管理制度展开工作。通过相关制度保障各项工作的顺利开展，包括违规行为的处理与纠正。

（三）加大应用型本科高校教学秘书队伍建设的投入

教学秘书作为最基层的教学管理人员，同时扮演着管理者与服务者的双重角色，贯穿于教学管理工作的始末。因此，加大对教学秘书队伍建设的投入，有利于更好地发挥其在教学管理中的作用，从而保证教学工作的顺利开展。

1.严把“入口关”，选聘优秀的教学秘书队伍

教学管理的工作特性要求教学秘书具备高度的责任心和主动的服务意识；具备高等教育管理学及心理学相关理论素养，掌握行政管理学、档案管理、应用文写作等基本的秘书专业知识，熟练计算机实用操作；具备较强的心理素质，能够在繁杂的工作事务中学会心理调适；而且能够发挥主观能动性，不断开拓创新。[9]

2.加强培训，优化专业化结构

一是进行系统性的岗前培训。对于新入职的教学秘书，务必针对岗位性质及职责进行集中培训，有助于相关人员尽快熟悉工作环境，更早进入工作状态。二是实现技能培训常态化。通过定期的集中培训及研讨班，让教学秘书解放于繁杂的事务性工作，不断吸收借鉴最新的教育管理理念，适时地总结与调整，提升自身业务素质。三是设置相应的岗位进修计划，鼓励教学秘书等一线教学管理人员通过进修提升自己，从而不断提高教学秘书队伍的专业化水平。在对M学院31位教学秘书进行问卷调查中发现，有24位教学秘书在意见建议中提到，希望学校多提供培训机会，建议学校通过定期开展学习研讨班等方式让教学秘书能够在学习中提升职业素养。

3.完善教学秘书岗位的考核及晋升机制

可以参考教师教学竞赛等活动，定期开展教学秘书业务水平评比活动，通过奖励政策提高教学秘书的工作积极性。同时，深化专业技术职务聘任制度改革，建立科学的职务晋升机制，让教学秘书通过良好的工作表现获得晋升，从而提高工资待遇等。通过更加丰富的激励措施，让教学秘书岗位不再是一潭死水，从而吸引优秀人才投身到教学秘书的岗位中来。M学院的31份问卷调查中，有9份提到，希望能像教师或辅导员队伍那样，每年度举办教学秘书队伍考核，评选出“优秀教学秘书”。另外，21位教学秘书提出希望在职称评定上能考虑教学秘书的工作特点，在学术要求及工作表现考察上进行更合理的设置，完善教学秘书队伍晋升渠道。

应用型本科高校目前正处于高速发展与转型重塑的关键时期，其教学管理队伍中的教学秘书在促进应用型本科高校的建设发展上起着至关重要的作用。因此，应用型本科高校应把教学秘书队伍建设作为一项系统工程。本文结合应用型本科高校教学管理的特殊性，研究教学秘书与思想政治辅导员之间的常态沟通机制，并提出完善教学管理制度以及教学秘书岗位考核与晋升机制的建议，辅助教学秘书有针对性地提高业务素质，从而建设一支高素质、专业化的教学秘书队伍，夯实高校教学管理队伍，为学校向应用型转型发展提供组织保证。