浅析企业档案管理工作的创新

马瑞

【摘要】随着信息传播技术高速发展，企业的档案管理工作也进入革新阶段。当代企业档案信息资源对企业的发展具有重要价值，必须加强管理与利用工作。本文从提高相关人员思想认识、建立完善管理机制、结合科技手段进行档案电子化改革、加强档案编研工作等四个方面对当下档案管理工作提出创新建议，以供参考。

【关键词】企业  档案管理  档案电子化  档案编研

引言：企业档案指企业在发展过程中做出决策及开展活动时保留下来的具有高度记录意义的原始性资料，而企业档案管理则是对这些资料资源进行汇总保存及协助调用的工作总称。在新时期，良好的档案管理工作能够为企业所做决策提供高价值的参考例证及预期分析，为企业未来的良好发展保驾护航。

一、提高档案管理工作人员思想认

2019年10月，中煤大同能源有限公司举办中层管理干部管理技能素质提升培训班，进行对企业档案信息管理工作的经验总结与分享，提高相关工作人员的思想认识，引导档案管理人员充分意识到档案信息管理工作对企业发展的重要性，促进整体管理质量提升。

在当下部分企业中仍存在这样一个问题，不论企业领导还是档案管理工作者都对此项工作缺乏本质认识，认为档案管理工作仅局限于对档案信息资源进行收集与汇总的范围内，忽略了档案的实际用途与使用方式，以致不少企业档案库出现繁冗化、落后化等不良现象，导致有需求人员进行查阅的积极性降低，继而更加缺乏来自使用者的改进建议。在这种状况下，档案库的自身不足与外界忽视形成闭环，拖慢档案库发展的速度，使部分企业档案管理部门长期处于发展停滞状态，不利于企业进步与提升。

企业应提高档案管理人员的思想认识，并通过与其他企业或本企业其他下属公司间交流与学习提高工作人员的档案管理技能，鼓励档案管理人员结合先进理论与企业实际情况进行研究探索，开发出与本企業发展实情相匹配的档案管理模式，重视档案实用性与可用性，为企业未来发展提供重要参考。

二、建立完善档案管理机制

2019年5月，中煤集团召开档案工作现场推进会暨交流座谈会.集团公司办公厅副主任曹君于会议上表示：档案管理工作人员在工作中不仅要提高业务技能，还应改善沟通态度，以服务群体为工作要求，推进档案管理制度专业化与规范化，实现档案丰富存量与活跃利用并行，建立完善的企业档案管理机制。

这一创新体现在两个方面：第一，丰富企业档案库储藏量，扩大档案库可利用规模，如增加档案信息收录种类与性质、鼓励有需求员工对缺失信息进行上报并尽快补录、对具有研究价值的稀有信息进行询购等;第二，提高档案查阅与使用的便利程度，加强档案管理工作者的服务意识，促进企业员工对档案资源增加了解与利用，把企业档案从旧有的庞杂混乱印象中解救出来，赋予档案新生意义，增强档案实用性。

2019年11月，中煤集团派代表参加第五届煤炭行业档案馆馆长论坛会议，此前集团曾对企业档案资源管理模式中丰富档案藏量与提高档案实用性表达关注，发表《百年老矿以档案开发推动企业文化传承》一文，该论文在会议上荣获一等奖，获得与会者一致好评。

另外，企业也应对档案管理人员的工作制度作出规范调整，如酌情设立赏罚机制对工作质量进行监督，并对有研究成果者加以奖励等。加强工作规范对档案管理人员的工作态度具有约束与引导作用，为企业档案管理系统的发展建立稳定环境。

三、结合科技推行档案电子化

2016年，中煤能源集团下属的安全装备技术研究分院联合华云数据共同开发“私有云”信息资源管理平台，优化信息存储与查询机制，进一步提高档案信息的保存私密性，为档案信息资源的管理与共享开拓极大发展空间。

随着信息时代来临，当前企业档案管理部门所面临的信息繁杂度和查询紧张度都远非以文书为主要载体的时代可比。结合科技推进档案电子化改革主要从两个方面做出创新：第一，完善档案查询系统，建立结构清晰、重点简洁的档案信息查询目录，增加查询引擎中关键词收录并对其所关联的档案领域进行细化，更换老旧系统，提高新系统利用率，增强档案资料查询与调用的便捷性;第二，电子化档案对可查资料的内容与形式都有所增加，极大程度减少档案堆积对空间的占用，长期发展下能够提升管理人员的整理档案效率，促进企业档案系统良性运转。

值得一提的是，档案电子化改革需要档案管理人员具备相应的科技知识与技术水平，企业可通过对管理人员统一进行培训或吸纳高素质人才就岗等方式提高管理人员对科技产品的应用程度，全面推行档案信息电子化改革。

四、加强档案编研与整理，提高档案利用率

档案编研是指企业档案管理部门根据档案使用过程中的具体需求，对汇总的档案信息进行集中分类与编目，提高档案间层级关联性，增加档案查询便捷度，再在此基础上对分类后的档案做出分析研讨与二次编纂，建立合理结构使档案信息由孤立化走向联结，缩短查询时间，提高覆盖信息量，增加档案利用率。

在当今时代，高度繁杂的信息充斥在查询系统的每个角落，不止带来内容上的重复，还因资料联系不足等问题导致档案呈现的信息资源趋于表层化与片面化，极大影响到查阅者的择用。对此，企业档案信息管理人员应勤于总结与询问，广泛了解使用者对档案的需求，并从中选取具有普遍性的内容进行精研与编纂，增加档案资料的多元性与实用性，提高档案利用率，让档案发挥其原本的记录与参考作用，真正“活”起来。

五、结论

综上所述，在新时期，企业可合理应用提高管理人员思想素质、建立规范档案信息管理制度、推进档案信息电子化改革、加强档案编研与整理工作等手段对档案信息管理工作进行创新与优化，企业档案是该企业发展至今积累的宝贵财富，企业应对此进行继承与开发，为未来进步做好准备。

参考文献：

[1]雷莉.新时期企业档案管理工作创新路径探讨[J].办公室业务，2019（19）：99+103.

[2]何莉.档案信息资源开发利用方法及途径的探讨[J].档案管理，2020（01）：110+112.