试论当前财务档案管理存在的问题及对策

黄海清

摘要：医院加强财务档案管理，能够更加高效、完整、安全的管理财务档案资源，提高财务档案信息利用率，促进档案管理水平提升，并逐步提高医院服务水平。目前财务档案管理过程中，还存在诸多不足，难以充分保障财务档案资源的安全与完整，对医院良性发展也会产生一定影响。因此，文章细化探究当前财务档案管理存在的问题，并针对性的提出解决对策，促进财务档案管理水平有效提升。

关键词：财务档案;管理;问题;对策

财务档案是医院业务活动和经济往来交易的真实记录，为单位制定发展决策和开展各项业务活动提供精准的财务数据。因而对财务档案的管理不可掉以轻心，在新时期形势下，医院的财务档案管理工作也应与时俱进，借鉴先进的管理经验、引进科学的管理模式、完善优化财务管理制度、采取行之有效的管理措施、规范财务行为，从各个方面每一环节来实现财务档案管理水平的提升。在进行财务档案管理的过程中，对于存在和出现的问题，要积极分析原因，针对原因找到真正解决问题的对策，为医院的日常运营和决策制定提供重要的依据，以促进医院长期健康稳定发展和管理质量的全面提升。

一、当前财务档案管理存在的问题

（一）未树立正确的财务档案管理意识

当前，部分医院更侧重于追求经济效益，而对于单位的财务档案管理工作不够重视，觉得档案管理就是简单的收集与整理些财务数据，没什么难度和要紧的，因而抱着无关紧要的态度。由于对财务档案管理缺乏正确的认识和管理意识，造成财务数据等资料收集不及时、不全面，时效性滞后，以致信息失真。加上部分医院领导者觉得财务部门是后勤二线部门，对财务档案管理工作的重要性不认同，没有全局观念，导致岗位人员配备不足，财务档案管理效率低下。

（二）缺乏健全完善的财务档案管理制度

尽管目前绝大多数医院均制定了较为健全的管理制度，明确了各部门、各科室、各岗位人员的工作职责，但涉及到财务档案管理工作的制度和职责较少，更未对相关管理人员进行挂钩考核，以致管理理念老套、管理模式滞后。由于未能健全完善财务档案管理制度，一些具有价值的信息和资料未能得到有效利用，收集也存在一定难度，造成财务档案资料收集和信息管理不一致，完全脱节，财务档案管理工作缺乏整体性、科学性、规范性，信息资源得不到有效整合，无法适应新时期新形势下医院发展的需求。

（三）制度执行力度不足

当前很多医院的财务档案管理工作没有设置专人对财务档案进行管理，通常是由財务人员进行归档、整理的，而财务人员大多没有经过专门的档案管理培训，以致在管理财务档案时缺乏档案管理所必须达到的专业性的要求和标准，造成财务档案经常出现归档不合乎要求、分类不规范等类似问题。同时，在进行财务档案管理的过程中，没有配备完善的档案管理制度的执行规范，没有规范操作的参照标准和依据，导致财务档案管理工作执行力度不够，不能对财务档案及时进行收集、整理、归档，档案管理工作较混乱。另外，目前我国对财务档案管理工作也未制定有针对性的法律法规，造成财务档案管理工作在执行的过程中缺乏法律法规的指导，没有专门的法律法规作为执行规范，财务档案管理工作的质量和水平自然大打折扣。

（四）档案管理信息化程度不高

信息化技术的高速发展，使得这项技术广泛应用于各行各业，给人们的工作带来了很大的便利性。医院的经营活动中涉及到的财务档案包含大量的原始资料，这些财务核算的资料反映的是医院的经济状况，是极为重要不可丢失的。同时，随着医院的发展，财务核算的资料数量日益增多，为保存这些资料不仅需要占用一定的空间，还为档案的查阅带来许多不便，加上财务人员的变动，一些档案在人事变动的过程中流失，都给档案管理工作带来不利影响。目前，医院虽然对财务管理进行了信息化建设，但信息化程度不高，纸质档案积累过多，未能及时更新电子档案，信息滞后。管理人员信息化技术水平有待提升，也未能充分利用互联网的优势，完善医院财务档案数据库的建设。

二、加强财务档案管理的对策

（一）树立科学的财务档案管理理念

社会的不断发展和进步，知识的新旧更替，医院领导者和管理者也应紧跟时代的步伐，与时俱进，树立科学的管理理念实施对财务档案的管理，以适应社会发展的需求，推动医院财务档案管理工作质量的提升。在实际管理的过程中，管理人员要明确财务档案管理的职责和目标，认真贯彻落实各项管理制度，严格按管理规范执行，加大对财务档案的审核与鉴定力度，真正发挥自身的职责，提升财务档案管理工作的成效，完成管理目标。同时，医院的领导者也应重视财务档案管理这项工作，设置专人对档案进行管理，积极监督医院财务档案管理工作的执行力度，将档案管理与绩效、奖惩挂钩进行考核，激发档案管理人员的工作积极性。

（二）加强对财务档案管理人员的专业培训

财务档案管理工作的质量与管理人员的专业素质、专业知识、职业道德具有很大关系。因而，医院应加强对财务档案管理人员的培训，培训不仅包含财务档案管理专业知识和内容的培训，还应包含计算机操作等专业技能的培训，有条件的应参加由档案管理局、财政局联合举办的“会计档案管理办法”的相关培训，如对记账凭证的收集整理、财务档案的分类方法、如何装订记账凭证、装订厚度、财务档案的存档、移交、销毁，计算机操作和应用等，使档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，纠正档案管理工作中存在的误区，牢固掌握并灵活应用计算机技术，做好财务档案管理信息化工作，不仅提升了自身的专业能力，还能为医院的经营和发展提供数据信息，发挥财务档案的真正价值。

（三）健全完善财务档案管理制度

财务档案管理制度是实施档案管理工作的基础，只有健全完善了医院的财务档案管理制度，档案管理工作才能做到有章可循、有序进行。健全完善的财务档案管理制度和流程是档案管理人员行使职能的依据，对于财务档案的规范化管理具有重要意义。同时，财务档案管理制度的建立还要具有可操作性，要结合医院实际情况，切勿照搬其他单位，生搬硬套。财务档案管理制度应详尽具有可行性，易于把握和操作，明确档案管理人员的职责，确保档案管理工作的顺利开展和进行。

（四）加强财务档案信息化建设

信息化建设有助于财务档案管理工作更加高效的开展和运行，因而醫院可结合自身实际，建立完善的信息化管理系统，如局域网的建设，使医院各个部门都能通过局域网实施对财务档案信息资源的共享。档案管理人员要及时对信息和数据进行更新，建立电子档案、数据库、网络管理平台等，既能提高工作效率也便于今后的查询，为医院的管理和发展提供数据参考，用数据说话。

（五）做好档案管理的存档和维护工作

医院应该按照相关法律法规和规章制度对企业档案资料进行鉴定、分类、存档，这个工作务必细致，不走过场和形式，事实就是要做好档案管理工作，对于有损坏的档案要及时维修，没有价值的档案定期清理。多媒体的普及为我们的档案管理带来了很多的便利，利用计算机进行电脑管理是当前企业档案管理工作的主要趋势，但是在具体的实施过程中，还存在单位不重视计算机系统的维护和档案管理文件的升级，导致工作效率低下，没有充分发挥计算机管理的价值。所以说，医院还需要聘请专业的计算机维护人员，定期同步资料等信息，定期做好系统升级，确保档案能够被高效管理。同时医院还要重视保护库房、档案柜、档案盒等基础设施，完善好相关基础设施，并做好库房的温湿度检测、登记和调控，安装自动灭火系统，投放防虫防鼠药物，定期巡查，让档案始终维持在安全可控的环境中。

三、结语

医院加强财务档案管理，不仅有利于提升档案管理水平，还能提高财务档案资源利用率，促进医院健康发展。因而，医院在工作实践中，对出现的有关财务档案管理的问题应加以重视，找到问题产生的原因，积极采取有效措施解决问题。医院的良好发展离不开财务档案管理，财务档案管理要想提升管理水平，就要转变传统的管理理念、完善财务档案管理制度和信息化建设工作、提高管理人员信息化技术的水平，从各个方面来提高财务档案管理工作的质量。

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（作者单位：右江民族医学院附属医院）