新时代加强建筑企业办公设备精细化管理的思考

丁钰凤

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）01- 099- 02

摘 要 当前随着市场经济下企业管理模式的转变和社会分工的不断细化，走精细化管理道路已经成为建筑企业提升质量、凸显效益、实现高品质发展的必然所在。企业办公设备精细化管理作为企业管理的重要内容，对成本管控有着至关重要的作用。本文就新时代如何加强建筑企业办公设备精细化管理进行思考。

关键词 建筑企业 办公设备 精细化管理 思考

由于当前建筑企业存在项目工点分散、流动性强等特殊性，造成和项目高效运转息息相关的办公设备耗材多、损耗大、管理难度大，间接造成了资源浪费，影响了项目管理成本。为进一步規范建筑企业办公设备精细化管理，减少浪费，降低成本，笔者结合所在建筑企业办公设备管理的实际情况，试就新时代如何对办公设备进行精细化管理谈点认识和思考。

一、办公设备管理存在的问题

笔者所在的建筑企业办公设备主要包括计算机及网络设备、打印机、复印机、扫描仪、传真机、照相机、摄像机、投影仪、录音笔、碎纸机、音响设备、监控设备、无人航拍机、办公区域空调等。通过实地摸底、座谈交流等方式调研了解到该企业办公设备有效管理过程中主要存在以下问题：

1.企业自身重视不够。众所周知，建筑企业承揽的工程合同额都比较大，动辄几亿元，甚至几十、上百亿元，而几百、几千元的办公设备在管理者眼中就是九牛一毛。大部分建筑企业自上而下都将注意力集中在工程进度、物资设备、标后经营、人力资源等影响较大、成效明显的直接成本上，而忽视了办公设备的成本管控。尤其是建筑企业下属的部分基层项目部甚至认为办公设备越多越好，配置标准越高越好，存在随意采购、超标准采购、粗暴使用办公设备等现象，浪费严重。

2.多址办公管理难。建筑企业多从事土木工程、建筑工程、设备安装工程的新建、扩建、改建等工作，工程项目分散在全国各地，且流动性强。因建筑行业的特殊性，造成办公设备无法集中管理，调整调配难度大。笔者所在的建筑企业2019年就有40多个项目，分布在全国20多个省市，每个项目为满足办公要求，都配备了计算机及网络设备、打印机、复印机等全套办公设备。然而企业本部因为与项目部均属不同城市，根本无法准确掌握基层项目部办公设备使用情况，各基层项目部也因疏于管理导致办公设备管理维护状况参差不齐，公共使用类办公设备共享度较低。

3.基层项目管理混乱。基层项目部在办公设备的使用维护过程中，也存在三个方面的原因：一是由于项目部自主采购办公设备，导致办公设备功能单一、品牌杂乱，不仅难以维护，且使用年限也是五花八门，耗材也难以管理；二是项目部办公设备基础台账不完善，部分办公设备有台账无实物，且部分收尾项目部因人员调离，导致办公设备无人管理，出现破损、提前报废、遗失等问题；三是项目部管理打印机、复印机等共享办公设备的人员责任意识不强，粗放使用办公设备，大部分办公设备全天候待机，不仅影响使用年限，还造成了资源的大量浪费。

二、办公设备精细化管理的主要对策

加强办公设备的精细化管理，对满足办公需要、提高办公效率、节约办公成本有着重要意义。建筑企业必须树立科学管理理念，明确管理层级，明确配备标准，明确采购方式，明确管理职责，明确监督考核，提高办公设备使用效率，杜绝企业资产的浪费和流失。

1.明确管理层级。根据建筑企业项目分散、流动性强、设备采购量大、使用频率高等特点，企业本部难以对基层项目部办公设备进行实地管控，因此必须实行企业本部、区域、基层项目部三级管理。企业本部一般指定办公室作为办公设备管理主责部门，主要负责开展宣传教育工作，解读办公设备管理的规章制度和操作流程，让企业全体职工从思想上意识到办公设备精细化管理的重要性，自觉执行规章制度，共同用好管好办公设备，牢固树立成本意识；负责办公设备年度预算申报、审批、采购、调配、盘查、报废处置、监督考核等一系列管理工作，确保企业办公设备发挥最大效能。企业本部根据生产经营片区分布，在每个片区设立片区负责人。片区负责人一般指定片区综合办公室负责人担任，负责本片区内各项目部办公设备的调配，做好片区内办公设备台账的建立及更新，协助企业本部办公室做好办公设备管理工作。基层项目部根据实际需要申报办公设备配置计划，建立办公设备登记台账，登记台账要做到认真、及时、准确，全面做到账物相符；负责项目部办公设备的管理、保养、维修、报废等日常维护工作，保证办公设备始终处于高效运行状态；负责监督项目部职工正确使用、管理办公设备。

2.明确配备标准。建筑企业本部难以全面掌握企业办公设备基本情况，关键在于基层项目部各行其是，因此制定办公设备配备标准是规范办公设备管理的一个重要环节。一是明确配置类型。建筑企业要针对既有办公设备的现状和需求进行市场调研分析，确定满足需求的办公设备的种类、品牌、规格型号、性能指标、使用年限、耗材量，解决配置标准不统一、不规范，办公设备品牌型号杂乱而导致的维护维修难度增加、费用增高，以及岗位间配置不均衡的问题。二是明确配置数量。建筑企业要根据项目合同额大小分档设定每档最高配置数量，小型项目要尽量减少办公设备配置数量。三是明确最高限价。建筑企业要结合《中央行政单位通用办公设备配置标准》，并综合考虑企业成本问题，对所选的设备设定最高限价。办公设备配置类型、数量和最高限价定期根据企业需要和市场行情进行更新和完善，若因工作需要必须超数量配备和超限价配备办公设备，均需要上报公司领导审核批复后方可配置。

3.明确采购方式。采购是办公设备管理的关键环节，做好办公设备的采购管理，管控好这个入口关，才能从根源上控制办公设备成本。建筑企业进行办公设备采购不是毫无计划，而是根据办公需要统筹考虑。首先，一个工程项目中标后，新成立的基层项目部要根据项目实际需要列出办公设备配置清单，在管理制度规定外的低值易耗品可自行配置，在管理制度规定内的办公设备要向区域负责人申报配置计划，区域负责人要秉着“合理使用、节约成本”的原则，优先从区域既有办公设备中调配，确实无法调配的才上报企业本部进行采购。企业本部接收申请后，查看临近其他区域是否有办公设备调配，若实在无办公设备调配，则作出办公设备采购批复。经审核同意采购的办公设备主要通过两种方式进行采购：一是离企业本部较近、快递运输便利的基层项目部，可由建筑企业本部进行物资集采，统一招标采购，货比三家，选择物美价廉的办公设备，直接由商家发至项目部使用。二是地处偏远山区、快递运输难、维修不方便的基层项目部，可由企业本部授权项目部与所在地商家进行洽谈，然后由项目部进行属地采购。同时，针对体积庞大、耗材费用高昂、使用完调配到下一个项目运输费用较高的大型复印机等办公设备，可以结合市场行情进行采购和属地租赁方案比选，如果属地租赁性价比较高，则可以进行属地租赁。基层项目部直接租赁商家的大型办公设备，可以很好地解决耗材和维修的问题。

4.明确管理职责。建筑企业将采购或调配的办公设备发至基层项目部后，基层项目部应建立责任人制度，每台设备都需要指定相应的责任人，负责设备的日常使用、保养、维护等工作。基层项目部的办公设备主要分为三类，即独享型办公设备、共享型办公设备、办公设备配套耗材。独享型办公设备主要包括台式电脑、笔记本电脑、移动硬盘、照相机、摄像机等，由个人进行操作使用，使用人、领用人、保管责任人三人合一，具有爱护设备、保持设备清洁、严格按照操作规程正确使用的义务。共享型办公设备主要包括打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等，由同一个部门或项目部所有成员共同使用，一般由项目部指定责任人负责办公设备使用的管理维护工作。办公设备配套耗材是指与打印机、复印机相匹配的耗材，由基层项目部综合办公室统一负责购买、统一负责保管，并做好日常使用登记和管理。同时，当基层项目部存在工程未完工、设备使用人和责任人因工作调动需要进行设备移交，或是因工作需要办公设备需要在项目各工点进行调动等情况时，基层项目部办公室主要负责做好设备交接工作，填写移交清单，检查设备状况，做好设备流转登记等，保证下一任责任人明晰责任。建筑企业建立办公设备责任人制度，能使责任明确、措施落实、手续齐全，提高了责任人主动爱惜办公设备意识，避免了粗暴使用、故意破坏等现象，有效延长了办公设备的使用效率，最大限度地节约了企业成本。

5.明确监督考核。“不以规矩，无以成方圆。”为加强办公设备精细化管理，建筑企业往往都出台了《固定资产管理制度》《办公设备管理岗位责任》《办公设备采购审批制度》等系列管理办法，明确了责权利关系。但是在实际管理过程中，出现了职工选择执行、不执行制度，甚至无视制度的现象。因此，为了强化办公设备管理制度的有效执行，建筑企业也必须建立相对应的监督、考核和奖惩机制，约束办公设备使用者和管理者的行为，否则管得好与管得坏一个样，就必然影响其他使用者、管理者的积极性。建筑企业要将办公设备管理纳入基层项目部效能督导和成本考核，对超数量、超限价配备办公设备以及粗放使用导致办公设备提前报废的项目进行责任追究；对未遵照正确使用方法进行操作，因个人主观原因造成办公设备损坏的，由使用者自行负责维修，承担相应的费用；对发生辦公设备损坏、遗失隐瞒不报、推卸责任的管理者，要给予一定的处罚。企业也要对使用、管理办公设备较好，达到使用年限依旧能满足办公需求的使用者、管理者给予奖励。同时，作为肩负建筑企业办公设备管理主责的办公室，也要经常到项目部进行实地检查，对各项目办公设备管理现状进行客观公正地评价，对管理中存在的问题，要认真分析原因，及时指出，并责令限期整改；对在办公设备管理中好的经验和做法，要认真总结，积极推广，全面提升企业办公设备整体管理水平。

综上所述，尽管建筑企业因其特殊性和管理缺失，存在多方面不利于办公设备精细化管理的问题，但是只要企业有健全的管理制度，职工有良好的执行力，完善管理层级，落实责任人制度，构建高效的采购—配置—管理—流转流程，就一定能有效解决办公设备损耗大、成本高的问题，就一定能实现精细化管理目标。