基于web平台的教育人事档案管理信息化建设的基本策略

徐霞霞

【摘要】加快推进教育人事档案管理信息化建设，能更好地解决当前教师队伍人事档案管理中存在的信息断层、制度不完善、管理不规范、人动档不动等弊端。本文在分析当前教育系统人事档案管理存在问题的基础上，探讨基于web平台的教育人事档案管理信息化建设，推动教师队伍人事档案管理与时俱进和创新发展。

【关键词】信息化建设;规范管理;高效运用

加快推进基于web平台的人事档案管理信息化建设，以管理标准化、服务网络化、资源数字化为目标，是当前教育系统在人事管理方面做到“家底清”的标配，也是促进选人用人更加公正、公开、公平的“首席参谋”。“一人一档”详细记录教师个人身份、学历、任职、晋升、调动等资料，具有法律效用。基于web平台的人事档案管理信息化建设有利于快捷查阅和动态跟踪教师个人信息、实现资源共享、促进档案管理的高效运用和可持续发展。

一、当前教育人事档案管理中普遍存在的问题

近年来，为推进教育系统人事档案管理信息化建设，国家教育部以及各地教育主管部门陆续出台并完善了相关的管理规定，在平台建设、信息录入、安全管理、资源共享等方面取得了明显成效。但结合新形势下的教育发展趋势和人才队伍建设的新要求，教育人事档案管理工作仍然存在一些不相适应的地方，主要表现在：对人事档案管理工作的重要性认识不足、管理模式相对落后、基础设施不完善、信息录入不规范、平台使用率低、管理水平有待提升等。

在思想认识方面，受考核内容和评价目标的影响，认为提升教学质量才是教育主管部门和学校的主业，在人事档案管理方面领导不重視、无专人负责，上面检查时就临时找人打打突击整理一下，经费保障严重不足、信息平台长期得不到有效维护、档案信息录入较长时间无更新，等现象仍然较为普遍。部分单位和学校对上级工作部署持消极跟随的态度，遇到检查就临时抱佛脚，一定程度地存在“剃头匠的挑子——一头冷一头热”的现象。有的单位负责人甚至认为谁好谁不好我说了算，造成对人事档案的管理和评价主观随意性很大，直接或间接影响了教师人事档案中考核记录的客观公正性。

在规范管理方面，部分教育主管单位和学校以简单的记流水账代替档案管理，有的虽然已经建立了相关信息化管理平台，但由于人事档案的记录一直是以被动的方式进行收集，管理人员只是坐等相关职能部门送资料上门，缺乏工作主动性，造成人事资料归档制度不健全，执行不严格。同时还存在涉密人员安全管理规定执行不到位，容易造成人事档案中涉密涉隐私的资料外泄，使得人事档案管理的安全性方面大打折扣。

在制度保障方面，临时兼职、随意调换人事档案管理人员的现象普遍存在，造成管理人员不专业，缺乏必要的业务素质，对相关管理制度的执行随意性较大，档案审核和查阅管理程序走过场等问题的存在，造成部分教育主管单位和学校的人事档案管理工作拖后腿，很大程度上阻碍了教育人事档案管理信息化建设的进程。

二、关于教育人事档案管理信息化建设的几点建议

结合当前教育系统人事档案管理实际，在加快推进信息化建设的过程中，应该注重管理制度、人员配备、经费保障等方面的制度化;平台建设、审阅调用和动态更新等方面的规范化;功能设计、信息录入、管理目标等方面的标准化。

一是完善制度管理。教育系统人事档案管理是一项涉及面广、人员众多、时间和空间跨度长的系统性工作，要结合本系统实际，在目标考核、责任落实、人员配备、经费保障、考核评价等方面形成一系列的管理制度。特别是在责任落实上要严格，明确单位主要负责人的责任范围并通过相关考核加以落实到位，要加强人事档案信息化管理的意识和能力培养，让每一位教师对建立档案信息都形成一种自觉维护和参与的意识。要配备专业人员负责人事档案信息平台的日常管理和维护，并通过业务培训提升管理人员的工作能力和业务水平。要在专用设备、系统维护、办公场所、人员培训等方面设立专项资金，以保障人事档案信息化平台的正常运作。

二是规范运行程序。在人事档案信息化平台建设和功能设置时应充分考虑到所有关联单位的信息链接和共享。在信息录入时应把好审核关，按照“一人一档”的要求，及时、全面、准确地录入信息。要进一步规范信息查询、检索、统计、分析，让相关部门在选拔、考察时查阅资料更加便捷。

三是注重标准化管理。要将教师人事档案信息化建设集中纳入教育主管部门统一管理、统一考核。严格按照相关标准化要求，注重全面、实用、便捷、高效的功能。要细化信息录入目录，做到内容覆盖全面，记录详细准确，让各项目录和内容一目了然，让人事档案管理工作的收集、整理、鉴别及录入等更加规范、标准。要实行信息查阅授权管理和分等级开放，深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用效率。

四是强化信息安全。要加快教育系统人事档案信息共享平台建设，加大在硬件和软件上的人力、物力投入，不断提升档案管理水平。要采取相应保密措施和安全管理措施，建立教师人事档案数据备份和恢复机制。在安全管理方面，应做到档案内部局域网通VLAN与外网连接，以保证安全。访问平台的电子文件采取控制技术，对教师人事档案资源，采用身份认证技术，防止非法访问，确保教师人事档案信息化管理的信息存储安全和利用安全。

三、结束语

总之，教育人事档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要不断探索和创新工作方法和管理机制，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在信息化平台建设和规范化的过程中，应该坚持实事求是、循序渐进、实用有效、高效运作的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现人事档案管理历史性的跨越，确保人事信息的时效性、准确性、安全性，为相关部门在教师队伍管理、人事决策、选拔作用、考核评价等方面提供全方位和及时可靠的人事信息。

参考文献：

[1]申童.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].基层建设，2019（18）.

[2]教育部.办公厅关于做好全国教师管理信息系统部署与启用工作的通知[DB/OL].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A10/s7058/201608/t20160816_275057.html.

[3]中国政府网.中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》[DB/OL].http：//www.gov.cn/xinwen/2018-11/28/content_5344196.htm.