高职院校档案信息化建设工作的思考

刘骅

摘 要：当前高职院校改革不断深入，职业教育越来越受到重视，这也使高职院校不断扩大办学规模。在高职院校发展过程中，档案作为核心资源，其对高职院校各项工作的有序开展具有极为重要的作用。为了能够更好的发挥出高职院校档案的重要作用，则需要积极推进档案信息化建设，打破档案信息孤岛现象，积极促进档案信息的共享利用。

关键词：高职院校;档案;信息化建设;问题;优化策略

在当前我国教育现代化不断推进的新形势下，高等职业教育取得了较快的发展，这也对高职院校管理工作提出了更高的要求。特别是在档案管理工作中，需要重视信息技术的引入，全面推进档案信息化建设的步伐，这不仅有利于档案的高效利用，同时也有利于高职院校档案服务水平的提升，为高职院校档案管理的现代化发展打下坚实的基础。

1 高职院校档案信息化建设的重要意义

信息技术的发展对档案管理工作带来了较大的冲击，由于传统的档案管理模式越来越无法满足社会发展的需求，这也促使高职院校开始在档案工作中引入信息化技术，并运用高效的采集和检索方法来提升档案服务质量。而且在大数据技术广泛应用的新形势下，电子档案的普及应用及无纸化办公的实现，高职院校也加快了自身信息化建设的步伐，档案信息化建设作为高职院校信息化建设的重要内容，通过强化档案信息化建设，可以实现档案管理的信息化和服务的智能化。而且档案信息化建设也是高职院校信息化和现代化发展的具体行动。通过全面提高档案信息化水平，不仅有利于实现档案信息的高效利用，也能够更好的使档案信息服务于高职院校的发展和建设。特别是档案信息化的实现，档案存储和利用过程中不易出现档案原件遗失和损毁的情况，实现了档案信息的网上查阅，这无论是对于档案利用效率还是档案管理水平的提升都起到了极为重要的作用。

2 高职院校档案信息化建设的现状

2.1 档案数字化相对滞后

档案信息化建设工作的实施离不开档案数字化这一关键环节，但一直以来高职院校在档案管理工作中缺乏对档案数字化的重视，部分高职院校仍采用传统的档案工作模式，档案数字化建设相对滞后，这不仅会对档案管理工作带来诸多的不便，同时也不利于档案共享目标的实现。

2.2 档案信息化管理制度缺失

目前由于档案管理环境变化较大，在档案信息化建设过程中需要以完善的管理制度作为保障，并在实际工作中不断对制度加以改进和完善，特别是要针对档案存储、权限控制及实时归档等方面要制定标准化的管理措施。高职院校在实际发展过程中，对于教学和科研工作的开展给予了充分的重视，对于档案工作较为忽视，而且在实际档案信息化建设工作中没有科学合理的制度作为指导，使档案信息化建设工作的有序开展受到了较大的影响。

2.3 档案信息化建设缺乏全局统筹与规划

目前大部分高职院校档案信息化建设时只考虑到自身的需求，整体工作缺乏全局统筹与规划意识，这就容易在以后档案信息资源利用过程中出现不兼容及数据无法交换等问题，不仅会影响档案信息化建设的进程，同时还会带来物力、人力和财力的损失。

2.4 档案信息化建设的数据安全保护不到位

信息化环境下信息易出现丢失、被盗及篡改等问题，而且成熟的信息技术、完善的软硬件设施也是保证档案信息安全和可靠的重要保障。在當前高职院校档案信息利用过程中，对档案信息保密不重视，这也导致涉密信息易出现泄露问题。特别是对于电子文件而言，数据易被更改和丢失，同时信息与载体之间能够分离，这也导致电子档案信息存在较多的安全隐患。而且在当前电子档案真实性、可靠性和安全性方面还没有完善的法律依据来进行鉴定，这也给档案信息化建设带来了一定的难度。

3 高职院校档案信息化建设的优化策略

3.1 强化重视度

档案作为高职院校发展中的重要信息资源，其对于高职院校的发展具有极为重要的意义。因此在当前高职院校发展过程中，管理层需要明确档案对学校发展的重要性，加大投入力度来推进档案信息化建设的步伐，将其作为数字化校园建设的重要内容，积极采取各种有效措施来提高档案信息化水平，为档案信息化建设工作的开展争取更多的资源支持。

3.2 健全学校档案管理制度

目前档案信息化建设的法律法规还不完善，在完善档案相关法律法规的基础上，对于高职院校而言，在实际工作中需要建立健全档案管理制度，并保证制度能够得到有效的落实和执行，以此来为档案信息化建设提供必要的指导。在实际档案信息化建设工作开展过程中，还需要加大资源整合力度，不断的丰富档案资源，促进档案利用服务水平的提升，为档案信息资源共享目标的实现打下坚实的基础。另外，高职院校还需要加大档案宣传力度，全面提高档案开发利用的水平。

3.3 强化档案信息化基础设施建设

高职院校需要及时对服务器、防火墙和交换器等设备进地更新，并加大资金投入，保证档案信息化建设工作的有序开展。同时还要完善相关软件设施的建设，积极建立档案信息化软件系统，全面提高档案处理效率，并及时对系统软件进行升级。另外，高职院校还需要在扩大档案管理范围的基础上，积极建立档案管理网络系统和档案信息资源共享平台，全面提高档案利用率。

3.4 建立完善的档案信息资源库

4在档案信息化建设过程中，需要依托于先进的技术手段将各种载体的档案信息资源转化为数字资源，并通过构建数据库来进行存储和管理，以此来推进档案信息的网络化发展，促进档案信息资源共享目标的实现。高职院校通过开发与自身适合的档案信息库，可以有效的提高档案开发利用服务水平。另外，高职院校档案信息化管理系统还需要与办公平台进行有效衔接，不断丰富档案信息资源，进一步促进档案管理的电子化和网络化发展。

3.5 确保档案信息的安全

互联网具有较强的开放性和共享性特点，这也使档案信息安全受到较大的威胁，在档案信息化开作开展过程中，档案信息易发性丢失、失密及泄密等问题，并做好档案数据库、信息系统的安全检测和保障工作。通过利用各种先进的网络安全防护技术，以此来提高网络环境的安全。另外，高职院校档案网络安全还要纳入学校建设规划中来，设置严格的权限和身份认证，针对各类信息进行安全分级，并依托于网络安全技术来强化档案网络防火墙建设，避免出现网络漏洞及病毒攻击问题，全面提高档案信息的安全。

4 结束语

高职院校档案信息化建设作为一项系统的工程，在实际开展过程中，需要认识到档案信息化建设的重要性，并加大投入力度，实现档案管理的信息化，全面提高高职院校档案的利用率，使档案能够更好的服务于高职院校的发展和建设。

参考文献

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