档案管理存在的问题及对策研究

李振利

【摘要】档案管理工作在当前社会中已成为各个信息行业应用和探究的关键，更是国家文献信息系统的重要组成部分，在构建和谐社会发展中有着不可替代的作用，本文通过研究，指出在档案管理工作中存在的问题，并提出了解决的策略，对于提升档案管理工作的质量和效率具有积极的意义。

【关键词】档案管理;问题;对策重要性

档案管理是事业单位管理的一项重要基础性工作之一，是事业单位具有保存价值的各种文字、图表，声像等不同形式的历史记录。相关单位和领导应高度重视档案管理工作，并能够认真分析档案管理工作中存在的问题，通过有效途径解决问题。提高档案管理工作的效率和质量，使档案管理工作在服务单位各项事业发展中发挥应有价值。

一、档案工作的构成

（一）档案事业管理。包括对档案事业进行统筹规划、组织协调、业务指导、监督、培训、宣传等工作。

（二）档案实体管理。包括对档案实体进行整理、归档、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。

（三）档案信息管理。对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、提供咨询服务等。

二、档案管理的重要性

档案真实地记录了事业单位的文化以及发展过程中的点点滴滴。事业单位的发展文化从单位创建就开始产生，一直随着单位的发展壮大在延续。档案管理工作就像高楼大厦里的每一根钢筋、每一个螺钉，每一道焊缝，从外面轻易不会被看到，但他却渗透到了大厦的每一个角落、关节和着力点，是大厦的中流砥柱，承载着大厦最为关键的负荷。

档案管理已经成为事业单位管理工作现范性的基础与前提。单位的管理者，必须充分认识到档案管理工作在事业单位生存发展中具有的基础性作用和保护事业单位知识产权的重要作用。

三、档案管理工作中存在的问题分析

（一）档案管理缺乏系统的管理，并且对管理人员不够重视。在档案管理系统当中缺乏对管理方式的系统化，使得在档案管理中数量与质量上的区分差别大，集中统一将国家全部档案分别设立的各级各类保管机构，分级分类进行统一的集中保存，并制定统一的管理制度进行管理。

（二）管理人员的素质较低，导致管理力量薄弱。在档案管理中不光要制定适用于单位档案管理系统和健全的管理制度，还要对各级各类管理人员工作培训进行管理，但涉及一般事业单位档案管理的制度相对较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案，档案管理人员在档案管理工作中的失誤较多。

（三）档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏、尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，这是档案管理的重中之重。因此，应配备配套的档案保管设施设备，确保档案的绝对安全。

四、解决档案管理中存在问题的策略

（一）单位加强对档案管理人员的综合素质的培养。要提高档案管理工作的质量和效率，就要通过有效手段提升档案管理人员的综合素养。单位领导要重视档案管理人员的队建设、能够把一些政治素养高、信念坚定、作风正派、有责任心的人员挑选出来从事档案管理工作。要注重对档案管理人员的继续教育和培养，关心他们的工作、生活，提供足够的职业提升空间。如此，可以有效调动他们的主动性、创造性。

（二）做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平。档案管理人员要树立工作就是服务的观念，增强服务意识，将主动服务作为工作的出发点和归宿点。

（三）加强档案管理制度建设。1.规章制度的建立要遵循合理性和科学性的原则。相关单位要认真研究本单位的特点，研究本单位档案管理的实际情况，在此基础上建立科学完善的档案管理制度。2.档案管理制度要简明而实用。档案管理制度的建立要具有可操作性，能够以方便实用为原则，有效提高制度的可操作性，不至于成为一纸空文。这样，才能发挥制度的指导意义、规范作用，才能促进档案管理工作的有效开展。3.保证制度的约束力和严肃性。档案管理制度要发挥重要的作用、就必须具有约束力，这种约束力既是对领导而言，也是对员工而言。只有领导认真执行规章制度，认真按照制度办事，才能促使其他员工遵守制度。因此，领导要认真按制度办事，做制度的制定者和执行者，又要作制度的被约束者。这样，才能保证制度的约束力。另外，要想使有关的档案管理制度发挥作用、还必须保证制度的严肃性。相关部门要保证在规章制度的执行过程中，能够做到有功必赏，有过必罚，要尊重制度的权威，保证制度执行的力度。

（四）档案管理人员要不断提升信息化现代化管理水平。作为档案管理者要能够掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，尤其是掌握档案管理的数字化、信息化应用技术，这应该成为档案管理工作者的重点研究对象。档案管理者要明白，档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿的起草、修改、到打印、登记、汇集、统计等，各个环节的工作都离不开办公自动化。作为档案工作人员，只有掌握了这一现代技术，才能适应现代档案管理工作的需要，才能有效提高自己的档案管理工作的效率和质量。因此，档案管理者认真学习现代技术手段进行档案管理是必备素质之一。

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