新形势背景下档案管理现代化的有效途径

刘红红

【摘要】为了提高新形势下的档案管理工作效率，必须积极推动档案管理现代化。文章首先对新形势下的档案管理现代化发展趋势进行介绍，分析其中存在的问题。在此基础上，研究加快档案管理现代化发展的有效途径，以期提高档案资源利用价值，确保档案管理工作高效开展。

【关键词】新形势;档案管理;现代化

档案资源属于社会知识资源的一部分，在新的社会经济发展形势下，公众对档案资源的利用需求显著提升，只有坚持档案管理现代化发展，才能满足实际利用需求。但是从现代化技术在档案管理过程中的应用情况来看，还存在许多不足，需要尽快加以改进。

一、新形势下档案管理现代化发展趋势

在新形势下，档案管理的内涵不断丰富，除了要做好档案归档、整理、分类和调用等方面的基本工作外，还要实现资源化管理和规范化管理，在保证档案信息安全的前提下，提高档案利用效率。传统纸质档案以及人工管理方式已经无法满足新形势下的档案管理需求，在此情况下，各档案管理部门积极开展现代化建设工作，利用先进的网络信息技术手段，对档案管理模式进行创新。从现阶段的工作成果来看，已经基本实现了纸质档案向电子档案的转化，可以依靠各类档案信息管理系统，代替大部分人工操作，完成档案管理的基本工作。从目前档案管理现代化发展趋势来看，研究方向主要集中于如何深入挖掘档案资源利用价值，为相关领域的创新发展提供推动力。但是从实际情况来看，由于各单位档案管理现代化发展水平不同，缺乏现代化档案管理人才，在档案管理现代化的创新发展过程中，进程较为缓慢。需要深入分析其中的问题，把握好档案管理现代化发展趋势，真正发挥现代化技术的应用价值。

二、新形势下档案管理现代化存在的问题

新形势下的档案管理现代化发展主要面临以下几方面的问题：1.档案管理技术条件落后。虽然大多数档案管理部门已经建立了档案管理信息系统，但功能不够完善。在多个系统的利用过程中，由于接口标准不统一，信息交换效率较低。此外也有一些部门因资金不足，使用的硬件设备较为落后，容易因硬件故障导致档案资料丢失。2.未建立现代化档案管理体系。在日常工作的开展过程中，仍以传统人工管理方式为主，对信息管理系统的应用有限。或因信息管理系统与实际管理工作不配套，影响了实际工作开展效率。3.目前对档案信息数据的利用率较低。缺乏档案利用意识。由于信息管理系统的连通性较差。存在信息孤岛，难以发挥档案资源对于辅助决策等方面的作用。4.缺乏档案管理服务化理念。在面向社会提供档案管理服务的过程中，设置了过多的流程，没有主动为档案使用者提供服务，难以发挥档案资源的利用价值。5.缺乏现代化档案管理人才。各档案管理部门的档案管理人员年龄偏高，对现代化技术的接受能力较差。而且许多人员非档案管理专业人员，难以将现代化技术与档案管理工作有效结合起来，也在一定程度上阻碍了档案管理的现代化发展进程。

三、加快档案管理现代化发展的有效途径

（一）改善档案管理软硬件条件。为了适应新形势下的档案管理工作开展要求，在档案管理创新过程中，应积极改善软硬件基础条件，为现代化档案管理工作的开展奠定基础。在此方面，档案管理部门应根据工作创新发展需求，合理制定财务规划，加强软硬件设施的投入。同时也需要利用先进的技术手段，节省基础设施建设成本。比如在档案管理信息平台的搭建过程中，可以将服务器部署在云端，包括数据库服务器和应用服务器。这样可以显著降低硬件方面的资源投入成本，同时利用云计算的技术优势，提高档案管理存储安全性以及相关统计计算工作效率。在应用软件的开发过程中，应利用好现有资源，在已有信息管理系统的基础上进行二次开发，通过统一设计接口标准，满足系统间的交互性需求，减少不必要的重复性建设工作。另外，需要对档案信息管理系统功能作出进一步完善，除了传统档案归档、分类等基本功能外，还要应用大数据和数据挖掘技术，对档案信息资源进行深入挖掘，获取更多有利用价值的信息，然后以可视化的形式进行展示，最大化满足档案利用需求。

（二）构建现代化档案管理体系。在档案信息管理的技术创新过程中，需要对档案管理体系作出相应的调整和改进，构建基于档案信息管理云平台的高效工作流程，确保各项档案管理工作有序开展。以档案归档工作为例，在传统技术条件的限制下，由于部门之间的信息管理系统无法顺利对接，仍需要采取人工方式完成档案收集和归档工作。在统一的云管理系统支持下，档案归档工作可以直接在网络环境下完成，应减少不必要的人工操作步骤。同时利用信息管理系统，对档案归档工作流程进行记录，包括操作人员信息以及归档的时间节点等，确保档案管理工作流程的可塑性。在此基础上，落实档案管理工作责任，通过开展相关监督检查工作，确保档案归档的及时性和准确性。此外，如果涉及多部门间的档案管理工作，为避免出现职责交叉和冲突的情况，可以直接通过网络渠道开展沟通，提高各部门之间的工作协调性。

（三）提高档案信息数据利用率。在传统的档案管理工作模式下，档案信息数据的利用率较低。根据我国《档案法》及相关政策的规定，只有科学、经济、文化、技术类型的档案可以随时向社会进行公开，其他档案无论是否涉及到保密问题，都需要在归档后进行申请复核，增加了公众利用档案的难度。针对这种情况，首先应基于现代化档案管理的特点，在保障档案信息安全性的基础上，对相关制度和政策进行改进，除了涉及国家机密、商业机密和个人隐私等档案资料外，应站在提高档案信息利用率的角度，简化中间过程，依靠先进的信息化管理技术手段，为档案安全性提供保障。同时应深入挖掘档案信息利用价值，实现档案管理信息系统与部门管理系统、风险管理系统等的对接，发挥档案资料的辅助决策功能，促进各单位管理水平和内部运转效率的提升。

（四）树立档案管理服务化理念。在现阶段的档案管理工作创新过程中，应树立档案管理服务化理念，将依托于云平台的档案管理部门看作档案服务平台，主动开展相关服务性工作。首先，应通过做好档案利用宣传工作，提高公众的档案利用意识，帮助更多的人认识到档案资源价值。其次，应利用大数据分析手段，开展档案信息推送工作，主动为档案使用者提供服务，帮助其更加高效地获取所需的档案资源。最后，档案部门需要对档案管理服务工作的开展情况进行考核评价，定期统计档案资源利用率的变化趋势，总结档案服务工作经验，从而不断改进工作成效，让档案资源为社会经济发展服务。

（五）培养现代化档案管理人才。在档案管理现代化发展过程中，各档案管理部门应积极培养现代化的档案管理人才，对现有队伍结构进行调整，从而真正提高档案管理工作效率，实现对现代化技术的有效利用。在此方面，档案管理部门应对内部人员组成情况以及工作素质水平进行摸底调查。了解档案管理队伍的年龄结构组成、学历结构组成等情况。根据现阶段的档案管理改革要求，明确队伍建设目标。然后通过开展人才招聘与内部培训工作，提升队伍整体素质水平，确保能够适应现代化模式的档案管理工作环境。在人才引进方面，应明确招聘标准，对应聘者各项能力进行综合考核，补充同时具备档案专业管理能力以及信息化操作能力的复合型人才。在此基础上，通过建立长效化人员培训机制，定期开展相关培训工作，促进档案管理队伍整体素质水平逐步提升。对于长期无法完成培训任务的人员，则应采取末位淘汰制，确保队伍结构的合理性，为实际工作的开展提供支持。

四、结束语

综上所述，为了加快档案管理现代化的发展，档案管理部门应积极改善档案管理的软硬件技术水平，通过引入先进的技术手段，提高日常工作效率，满足档案分析挖掘和輔助决策等方面的利用需求。在此情况下，可以充分发挥档案的自身价值，推动我国社会经济发展，提高各行各业的创新能力。

【参考文献】

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