优化中学档案管理的建议

赵开灿

【摘要】档案资料见证了中学发展的历程，所以优化中学档案管理，提升中学档案管理水平，能够为中学后续的发展提供借鉴。本文通过具体分析当前中学档案管理中存在的问题，根据实际情况提出优化中学档案管理的策略，为强化中学档案管理的实效性提供可参考的资料。

【关键词】中学;档案管理;优化策略

档案管理是中学校在不断发展过程中非常重要的组成部分。档案资料以文字、图表和影音的形式记载着中学校所发生过的各类事情，信息资源非常丰富，呈现形式多种多样，能够为中学校的教育发展提供详细的资料信息，为中学校的发展提供准确的资源依据。因此，强化中学校的档案管理具有非常重要的意义。然而，在当前中学校的档案管理过程中还存在着一系列的问题，严重影响了档案管理的实效性。

一、中学档案管理存在的问题

（一）档案管理规章制度不健全。1987年，我国出台了《档案法》，但在部分中学档案管理的过程中，尚未构建与中学校实际相结合的档案管理制度，导致中学档案管理工作在开展的过程中常常会出现分类不严谨的现象。同时，由于缺乏完善的档案管理规章制度，所以存在档案丢失和残缺的情况。虽然一些地方提出了《中小学校档案管理暂行办法》，但尚未制定与之相统一的规章制度，从而导致《中小学校档案管理的暂行办法》落实不到位，档案管理缺乏规范性，严重影响了中学档案管理的实效性。

（二）档案管理基础设施不完善。完善的档案管理基础设施是提升档案管理实效性的重要基础条件。然而，当前部分中学校因缺乏资金，且尚未认识到档案管理工作的重要性，所以档案管理的基础设施建设方面存在严重不足的现象，信息化技术的应用较为落后，现代化设备少。因档案管理的基础设施落后，导致很多珍贵和具有较高价值的档案资料只能保存于条件较差的档案室内，并采取传统的手工方式进行记载、整理、编目和检索，这在一定程度上加大了档案管理的难度，不利于档案管理效率的提升。

（三）档案管理理念落后。在现代社会新经济常态的发展背景下，大部分学校逐步认识到档案管理工作的重要性，对档案管理提出了更高的要求。然而，在当前部分中学校的档案管理过程中，因部分档案管理工作者的管理理念较为落后，所以在日常的档案管理过程中，对于档案资料的来源始终处于被动接收和存放的状态，导致档案资源较为匮乏。同时，因为管理理念落后，所以尚未及时对档案资料进行分门别类和科学系统的整理，不利于档案资源利用效率的提升。

（四）档案管理人员素质有待提升。因为中学校对档案管理工作不重视，所以对于档案管理人员的业务培训工作不重视，导致档案管理人员难以及时掌握新型的档案管理技术。同时，档案管理人员素质有待提升，未根据档案管理的实际情况设计清晰的档案管理流程，严重影响了档案管理的实效性。

二、优化中学档案管理的策略

在当前中学档案管理的过程中，虽然取得了一定的成效性，但也存在着一系列的问题，严重影响了中学档案管理效率的提升。因此，为了最大限度提升中学档案管理的水平，需要创新档案管理理念、完善档案管理制度、增强档案管理人员业务素质。只有这样，才能够有效提升中学校的档案管理实效性。

（一）创新档案管理理念，充分认识档案管理的重要性。中学档案管理工作记载了中学在不断发展的过程中每一个阶段的重大事件，为学生的发展提供了有效的数据，能够为学校的建设和发展提供重要的帮助。其中，涉及到某某中学建校，历时多少年，在这些时间段又发生了哪些重要的事件，为国家培养了多少人才等等。重视中学档案管理工作就是重视中学教育的发展。因此，中学校的管理层应该充分认识到档案管理的重要性，为档案管理工作的开展提供更多的支持，创新档案管理理念，为优化档案管理的策略奠定坚实的基础。

（二）创新档案管理制度，健全档案信息开发利用机制。在中学校不断发展的过程中，为了有效提升档案管理的实效性，需要根据实际情况制定科学规范的档案管理制度，明确档案管理的范围，让中学校的档案管理工作有章可循。强化学校初始档案管理资料与教学同步收集的档案资料管理衔接制度，明确档案管理的流程，规范档案管理工作。同时，应该明确各个档案管理人员的工作职责，明确规定中学档案管理的各个环节和每一道工序档案资料的形成，有效保证中学档案资料的完整性、真实性，最大限度提升中学校的档案管理水平。在优化中学档案管理效率的过程中，还需要建立健全档案信息开发利用制度，建立综合档案室，并安排专门的人员进行管理，全面落实档案管理人员的职责，让中学校的档案管理工作有目标、有计划进行。同时，应该将中学校每年的档案管理工作有计划、有目标地列入分管领导的工作议事日程和年度考核目标中，明确各个部门的职责，构建规范化的档案开发制度，真正做到档案资料归档有范围、立卷有规定、保密有条例，从而最大限度提升中学档案管理的实效性。

（三）强化管理人员的岗位培训，提升管理人员业务素质。为了最大限度提升中学档案管理的实效性，需要档案管理人员不断增强自身的业务能力。首先，应该在参与培训的过程中增强自己的计算机应用能力。只有这样，才能保证应用计算机设备进行管理的过程中不出现错误。其次，档案管理者应该掌握先进的档案管理方法，明确档案归档要求，熟悉档案管理的流程，熟练掌握档案自动索引、自动借阅等操作，不断强化中学档案管理的水平。

（四）建立电子档案库，增强档案管理的效率。在现代信息技术快速发展的背景下，为了有效提升中学档案管理的水平，可合理将信息技术应用到中学档案的管理过程中。通过全面依托信息技术档案管理软件，建立可靠的电子档案管理数据库，真正做到电子档案管理库与纸质档案管理同步进行。同时，应该建立完善的电子化档案管理流程，更好地服务电子档案借阅、发布等，开展在线档案检索，为中学档案资料的查阅创造便捷的条件。设计与档案管理相匹配的关联，以便对中学校的档案管理进行综合性评估和诊断，从而为中学档案管理提供便捷的统计报表，综合评估档案管理情况。但是，在中学档案采取数字化管理的过程中，应该强化档案网络风险的防控，避免出现网络故障、电脑病毒等现象，有效防止中学校的档案管理资料出现丢失的现象，真正达到优化中学档案管理实效性的目的。

总之，在现代社会不断发展的新形势下，为了有效提升中学档案管理的实效性，需要优化中学档案管理的策略，制定科学合理的档案管理制度，建立完善的档案管理领导机制，将学校档案管理工作纳入学校发展规划中，创设良好的档案管理环境，切实增强中学档案管理质量，真正强化中学档案资料的利用效率。

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