解析文书档案收集归档工作存在的问题和对策

张勇

摘 要：市场经济环境下，企事业单位经营管理会产生大量的文书档案，做好这方面的收集归档工作，能够为相关人员与经营决策提供准确的参考。下面文章就对文书档案收集归档存在的问题和改善对策进行研究。

关键词：文书档案;档案收集;收集归档;档案管理

文书档案管理随着科技发展，地位日益突出。文书档案管理是一项政治性、技术性及机密性的服务工作，是事业单位正常运营的前提，是国家可持续发展的保障。在新时代背景下，需要对文书档案管理工作进行创新，以应对新时代的挑战，利用新時代的优势，从不同角度入手，使文书档案管理向规范化、信息化和现代化迈进。

1 文书档案收集与管理的基本特点

首先，较强的政策性。企业文书档案作为企业各个时期行政管理的真实历史记录，是企业生产、经营、管理等各个部门在行使职责活动过程中逐渐积累下来的。其内容更多的是各种类似公文的文件材料，在企业日常管理中具有一定的约束力和权威性，有较强的政策性。例如，重大事项的决定、重要会议的纪要，等等。其次，文体的多样性。企业文书档案能够通过一段时期企业生产经营管理过程的具体内容，将企业特定事项、特定人物以及所发生的机关活动真实记录、反映出来，具有普遍适用性，是一种规范体式与具有内部法定效力的文件材料，在信息文体表现方式上具有多样性，如决定、指示、命令、请示、报告、批复、通知等等。行文的目的在于通过采取合适的办法解决企业日常生产、经营、管理过程中遇到的各种实际问题，在时效性和效用性方面具有直接的联系。另外，内容的丰富性。企业文书档案是在企业管理活动中形成的、由全部文件材料组成的、反映企业全部历史的记录，其内容丰富多样。一方面，是立档企业的建立、部门的设立及概况、部门沿革及生产经营职责与变更、企业大事记，这些都是立档企业历史面貌的真实反映;另一方面，企业文书档案管理是从收集、形成，到后期的整理、鉴定、利用、销毁等全生命周期形成的，具有较强的凭证性、历史记录性的文件材料，内容丰富、门类众多[1]。

2 文书档案管理存在问题

2.1 文书档案硬件设施建设和环境不够完善

目前，诸多地矿勘察设计研究院的文书档案硬件设施建设还不是十分的完善，存储文书档案的环境也需要提升。其中，首当其冲的便是该工作的检索效率过慢的问题。除此之外，有的研究院文书档案数量较多，储存档案的资料室空间窄，空气湿度大，很容易使纸质文书档案受到霉变或者虫蛀等，造成档案内资料的完整性受损，也影响了其资料的美观。另外，在文书档案储存时没有为档案配齐文件夹等必备工具，这也让档案室中存储的档案摆放很难整齐统一，给调取档案工作、收集资料等增添了许多困难。

2.2 领导人员对文书档案管理工作的重视程度不足

在许多单位的文职工作当中，文书档案管理工作的地位普遍比较低，领导部分对其重视程度也远远不足，经常将文书档案管理工作视为次要性工作，对文书档案管理工作的认识程度远远不足。一些领导人员甚至认为文书档案管理工作就是简单的资料收集和整理，对文书档案管理工作的价值依然停留在表面阶段。此外，由于文书档案管理工作无法产生直接的经济效益，因此许多企业为了追求利益最大化，往往不愿意在文书档案管理工作中投入大量的资源，这样一来就导致文书档案管理工作的水平越来越差，最终对企业和组织造成严重的负面影响。

2.3 收集归档力度较小，资料不齐全

文书档案收集方式较为单一。目前很多企事业单位在进行文书档案收集过程中，仍采用传统的、较为单一的方式，这对于少量的文书档案收集来说，不会带来较大影响，但是随着企事业单位业务的不断拓展，文书档案数量已经有了很大的增加，此时再完全沿用传统的收集方式，难免会降低文书档案收集的效率和质量，影响档案管理工作，阻碍企事业单位相关工作的开展。文书档案收集过程中经常遇到断章、缺页的情况，降低原始数据资料的完整性，影响日后查考利用，降低了文书档案管理工作的质量[2]。

3 文书档案管理的有效对策

3.1 借助信息化管理手段，完善文书档案的管理制度

第一，需要普及各地区研究院的电子化文书档案管理方式，增加文书管理的电子化设备，使信息化文书档案管理制度得到有效的普及。尽可能的避免储存纸质档案，以免因为文书档案储存环境过差，造成文书档案的损伤。同时，电子化文书档案管理可以有效降低纸质文书档案存储的仓库费用成本。此外，在管理工作中还需要以发展的眼光对文书档案进行电子归纳整理，使检索文书档案的途径清晰化，并借助信息技术对重要的文书档案实施保密工作;第二，充分的发挥信息技术的多样性和功能性，完善文书档案的信息管理平台。即可以根据研究院的日常工作需求，编制出适合研究院的数据检索工具，整理出符合研究院整理统计的数据库等。另外，编制的检索功能还应当具备打印和下载等功能，以保证承办方提取文书档案时的纸质材料需求。需要特别注意的是，在运用信息技术完善文书档案管理时，文书档案管理的工作人员需要对上传的文书材料进行及时的审核，以避免电子文书档案整理出现错误;第三，为文书档案管理制定新的工作模式或制度，如电子文书档案的格式规范条例，文书档案撤销条例等。在应用创新管理模式时，一定要在传统工作模式的基础上摒弃落后的工作方式，遵从现有的法律法规，借助信息技术完善文书档案的电子管理制度。

3.2 提升对文书档案管理工作的重视程度

企业和组织的领导人员要全面提升文书档案管理工作的地位，转变思想观念，全面提升档案管理人员的综合素质，致力于打造一支优质的文书档案管理工作团队。企业和组织要将文书档案管理工作纳入总体规划和全年工作重点当中，全面提升文书档案设施的投入力度，使文书档案管理工作向规范化、信息化的层次上不断迈进。此外，文书档案管理人员要积极学习并定期更新技术知识，不断确定自身的工作目标，在工作当中全面提升自身的能力，使文书档案管理工作能够为领导和员工提供更加便捷高效的服务[3]。

3.3 进行文书档案管理规范化

为了促进文书档案管理创新，需要对文书档案管理进行规范化。首先，对文书档案进行梳理和检查。档案管理工作人员要对归档的文书档案进行细致检查，了解文书档案的使用时间和期限，对过期档案进行清理。在归档过程中要对卷宗进行检查，以避免重复归档，以提高档案检索的便利性。检查和梳理是规范文书档案的首要步骤。其次，进行文书档案的重组与整合。文书档案种类繁多，在归档和管理时要进行重组，管理人员要凭借自己的工作能力和档案管理要求对文书档案进行整合，使档案一体化、清晰化，以实现档案规范化管理的第二步。再次，做好档案的提名工作。文书档案提名主要是对档案进行编号和分类，以保证档案管理的有序性。对档案收集过程中部门的简称要进行规范，不能随意使用，以免造成混淆，增加档案检索的难度。

4 结语

综上所述，文书档案管理工作是我国企事业单位日常经营和业务管理的重要内容，针对文书档案管理中存在的问题，提出文书档案管理工作的改进对策，在全面系统梳理企业文书档案管理工作问题的基础上，通过科学方法和制度建设，保证企业文书档案管理的规范性、完整性，为企业文化建设、内控管理提供依据。

参考文献

[1]张宁.文书档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].卷宗，2017（15）.

[2]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2015（5）.

[3]沈巧玲.谈如何提高企业文书档案管理水平[J].黑龙江档案，2015（2）：89.